Sommaire de l'article
Introduction
Pour garantir l'exactitude de vos données, nous vous recommandons de vérifier périodiquement les éléments de votre compte et vos articles de point de vente.
Au fil du temps, vous risquez de créer des doublons, de commettre des erreurs lors du mappage des articles de point de vente, d'avoir des articles inutilisés, etc.
Tous ces éléments peuvent entraîner des problèmes de consommation et des variations. Autrement dit, vous pourriez constater des chiffres incohérents.
Les conseils présentés dans cet article expliquent comment vérifier vos données pour détecter d'éventuels problèmes et comment les résoudre.
Articles
Trouver les éléments en double
Au fil du temps, votre compte peut contenir des éléments en double. Plusieurs raisons peuvent expliquer ce phénomène :
Il est possible que le code-barres d'un article ait été saisi manuellement et qu'il manque un chiffre. Par conséquent, lors de la lecture, le système ne trouve pas de correspondance parmi les articles de votre établissement et effectue une recherche dans la base de données en ligne.
Il arrive que les articles soient conditionnés en caisses ou en emballages, et que les codes-barres de la caisse et de chaque article soient différents. C'est souvent le cas pour les bouteilles de bière : le code-barres de la bouteille et celui de la caisse peuvent différer, ou les bouteilles peuvent ne pas avoir de code-barres.
Ajouter des articles à une facture en utilisant la fonction de recherche au lieu de scanner le code-barres de l'article
Pour vous aider à trouver les articles en double, vous pouvez utiliser la recherche sur la page « Articles » ou le filtre prédéfini « Codes-barres en double ».
Si vous soupçonnez qu'un élément en double a été ajouté récemment, vous pouvez également activer la colonne « Ajouté le » et trier par date la plus récente (voir Personnalisation de votre affichage Web ).
Si vous trouvez des éléments en double, vous pouvez les fusionner en un seul. Pour en savoir plus, consultez :
Archiver les éléments inutilisés
Si votre établissement propose un grand nombre d'articles que vous ne vendez plus (et que vous ne prévoyez pas de vendre à l'avenir), vous pouvez les archiver. Les articles archivés n'apparaissent pas sur votre page « Articles ».
Après avoir effectué l'inventaire physique, appliquez le filtre « Hors stock ». Cela affichera tous les articles qui n'ont pas été comptabilisés lors du dernier inventaire. Vous pourrez ensuite archiver les produits que vous ne vendez plus.
Vous pouvez tout archiver, effectuer une sélection multiple ou choisir des éléments individuellement.
Remarque : Si vous tentez d’archiver un article actuellement utilisé dans un article ou un lot de point de vente, vous devrez d’abord le supprimer.
Pour en savoir plus sur l'archivage des documents, consultez :
Vérifier les dimensions de l'article
Il arrive parfois qu'on crée/ajoute un article à son établissement et qu'on découvre plus tard qu'il n'a pas la bonne taille ou la mauvaise unité de mesure.
Avant de vous apercevoir de l'erreur, vous avez peut-être inventorié l'article à plusieurs reprises, l'avez reçu sur une facture, etc.
Les erreurs courantes comprennent :
Inscrire la bonne quantité, mais la mauvaise unité de mesure. Par exemple, indiquer 1000 L au lieu de 1000 ml, ou 12 ml au lieu de 12 oz.
L'utilisation de « unité » ou « pièce » comme unité de mesure pour un article dont le poids ou le volume est indiqué ne permet pas de compter les unités partielles ni de réaliser facilement le suivi des recettes ou des lots.
Si vous constatez qu'une mesure d'article est incorrecte, vous pouvez la modifier. Pour en savoir plus, consultez :
Chèque exclu de la variance
La fonction « Exclure de la variance » est destinée aux éléments que vous ne souhaitez pas utiliser dans les calculs de variance.
Il s'agit généralement d'articles que vous stockez mais que vous ne vendez pas, ou d'articles difficiles à suivre avec précision.
Si un élément est exclu du calcul des écarts mais doit en réalité y être inclus, il ne sera pas visible sur la page des écarts.
Vous pouvez voir quels articles sont exclus du calcul de la variance en utilisant le filtre « Exclu de la variance » sur la page Articles.
Si un élément est accidentellement exclu du calcul de la variance, cela peut avoir un impact important sur vos données.
Pour inclure à nouveau un élément dans les calculs de variance :
Cochez les cases en regard des éléments exclus du calcul de la variance (utilisez le filtre prédéfini ou cochez la colonne « Exclu du calcul de la variance »).
Cliquez sur le bouton « Inclure dans la variation ».
Pour en savoir plus, consultez :
Restreindre la modification des éléments
Pour préserver la qualité de vos données, vous pouvez attribuer aux utilisateurs des rôles qui ne les autorisent pas à ajouter, modifier ou archiver des éléments.
Les rôles Gestionnaire (sans modification d'articles) et Administrateur (sans modification d'articles) sont fournis par défaut, et vous pouvez créer vos propres rôles personnalisés. Pour en savoir plus, consultez :
Articles de vente / de point de vente
Vérifier le mappage des articles du point de vente
En vérifiant le mappage de vos articles de point de vente, vous pouvez repérer tout problème lié aux coûts ou aux quantités de vos articles qui pourrait avoir un impact sur vos données de variance.
Lors de la vérification, assurez-vous que les articles et les quantités sont correctement associés à vos articles de caisse. Si vous proposez un article sous différents formats, par exemple une bière en canettes, en bouteilles ou en fûts, vérifiez que le bon format est bien associé à l'article de caisse correspondant.
De plus, lorsque vous créez de nouveaux éléments de menu dans votre système de point de vente, vous devez les associer dans WISK. Si certains éléments de votre système de point de vente ne sont pas associés, un message s'affichera en haut de la page des éléments de point de vente :
Pour en savoir plus, consultez :
Vérifier les articles archivés du point de vente
Si un article de point de vente est archivé alors qu'il ne devrait pas l'être, cela a un impact sur vos données de ventes et d'écarts.
Pour cette raison, nous déconseillons de réutiliser les boutons de votre système de point de vente . Si vous ajoutez un nouvel élément de menu, nous vous recommandons de créer un bouton dédié. Il est possible que vous ayez archivé l'élément de point de vente dans WISK, puis réutilisé son bouton.
Cela peut se produire lorsque vous configurez votre établissement et effectuez votre cartographie initiale, puis que, plusieurs mois plus tard, vous ajoutez un nouvel article en réutilisant un bouton dans votre système de caisse. Cet article sera toujours cartographié ; il est donc conseillé de vérifier vos articles archivés.
Pour consulter tous les articles de point de vente archivés avec les données de vente :
Sous « Filtres prédéfinis », sélectionnez « Archivés ».
Cliquez sur le sélecteur de vue et sélectionnez « Les plus vendues ces 30 derniers jours ».
Cette section affiche tous les articles archivés ayant fait l'objet d'une vente au cours des 30 derniers jours. Si un article est archivé par erreur, vous pouvez le restaurer.
Vous pouvez également retrouver les articles de caisse archivés en saisissant leur nom dans la barre de recherche. Si des correspondances sont trouvées, un message s'affichera. Cliquez sur ce message pour consulter les articles archivés.
Pour en savoir plus sur les articles de point de vente archivés et sur la manière de les restaurer, consultez :
Articles de point de vente réutilisés/recyclés
Si vous avez créé un nouvel élément de menu dans votre système de point de vente, mais que vous avez réutilisé un bouton existant, cela peut entraîner des problèmes avec les données de ventes historiques.
Si vous ajoutez de nouveaux éléments à votre menu, il est toujours préférable de créer un nouveau bouton dans votre système de caisse. Ceci pour deux raisons :
Si vous recyclez des boutons provenant de produits que vous ne vendez plus, l'historique est lié au code PLU/code de point de vente dans votre système de caisse. Si vous recyclez un bouton et le remplacez par celui d'un nouvel article, le système considérera que vous avez toujours vendu ce nouvel article pour toutes les ventes précédentes.
Si vous avez archivé l'article dans WISK, puis modifié le bouton associé dans votre système de caisse et commencé à vendre un nouveau produit, l'article restera archivé dans WISK et vous ne verrez pas les ventes.
Remarque : Si vous êtes certain qu’un article a été vendu, mais qu’il n’apparaît pas dans vos articles archivés, il est possible que vous l’ayez supprimé définitivement. Si un article a été supprimé définitivement par erreur, veuillez consulter la section « Restaurer un article supprimé » .
Termes de recherche - nettoyage