Contenu de l'article
Introduction
Chaque fois que vous recevez un nouveau stock, vous devez ajouter la facture à votre compte WISK.
Si vous n'avez pas généré le bon de commande dans WISK, vous devez ajouter la facture manuellement.
Ajout de la facture
Pour ajouter la facture :
Appuyez sur « Commandes » dans la barre de menu inférieure
Appuyez sur « Ajouter des factures »
Appuyez sur « Ajouter une facture manuelle »
Appuyez sur le distributeur d'où
provient
❗ Remarque : Si vous ne voyez pas le distributeur associé à la facture, appuyez sur les trois points en haut de l'écran pour l'ajouter. Si vous n'avez pas encore ajouté de distributeur, vous pouvez en savoir plus ici :
Ajout des détails de la facture
Avant d'ajouter les éléments sur la facture, vous saisirez les détails concernant la date et le lieu de réception, le total de la facture et les photos de chaque page.
Appuyez sur le menu déroulant « Date » pour sélectionner la date et l'heure. La date et l'heure actuelles sont automatiquement renseignées par défaut. L'heure doit correspondre au moment où les articles de la facture ont été déballés et placés dans votre
stock.
Remarque : vous ne pouvez pas définir une date de facture dans le futur ou avant un inventaire verrouillé. En savoir plus ici
Sous « Zone », faites glisser horizontalement et appuyez sur une zone pour sélectionner l'endroit où les éléments de la facture ont été ajoutés
Remarque : si des éléments ont été placés dans plusieurs zones, sélectionnez celle qui s'applique le mieux.
Vous pouvez également saisir le numéro et le total de la facture. Ce total doit inclure tous les frais, taxes, etc.
Appuyez sur « Continuer »
Photos de factures
À ce stade, vous êtes invité à prendre une photo nette de chaque page de la facture. Cela crée un enregistrement numérique que vous pouvez consulter dans votre compte.
Remarque : Dans les paramètres du lieu sur le portail web WISK, vous pouvez rendre l'ajout de photos obligatoire lors de l'ajout de factures. Sinon, vous pouvez ignorer cette étape.
Appuyez sur le bouton « Scan » pour ouvrir l’appareil photo sur votre appareil
Remarque : si vous avez déjà pris des photos de la facture sur votre appareil, appuyez plutôt sur « Sélectionner » et passez à l’étape 6.
Suivez les instructions à l'écran pour positionner votre caméra de sorte que la page de facture soit dans le cadre
Un indicateur visuel s'affichera lorsque l'appareil photo détectera une page de facture. Maintenez l'appareil immobile et il prendra automatiquement une photo.
Remarque : Vous pouvez également appuyer sur le bouton à l'écran pour prendre une photo. Dans ce cas, vous devrez définir manuellement la zone de numérisation.
Une fois la photo prise, elle apparaît sous forme de vignette en bas à gauche. Appuyez dessus pour la visualiser et vérifier qu'elle n'est pas floue.
Si l'image est floue, appuyez sur « Reprendre » en haut à droite pour prendre une autre photo. Si elle est correcte, appuyez sur « Terminé ».
Si la facture comporte plusieurs pages, numérisez-les et sélectionnez-les une par une. Une fois terminé, appuyez sur « Enregistrer ».
Vous verrez un résumé de toutes vos photos. Vous pouvez appuyer sur une photo pour la visualiser ou la supprimer en la faisant glisser vers la gauche et en appuyant sur « Supprimer ». Une fois terminé, appuyez sur « Envoyer ».
Numérisation et ajout d'éléments
Maintenant que vous avez ajouté les détails et les photos de la facture, il est temps d'ajouter les articles. Pour chaque article, vous ajouterez la quantité et le prix.
Ajout d'un élément
Pour ajouter un article à la facture, vous pouvez utiliser :
Barre de recherche/faites défiler votre liste d'articles par catégorie
Scanner de codes-barres (si l'article possède un code-barres)
Bouton Rechercher/Ajouter
Remarque : si l'article n'est pas déjà attribué à un distributeur, il sera attribué au distributeur sélectionné
Nouveaux articles
Si l'article ne figure pas déjà dans la liste des articles de votre lieu, vous pouvez l'ajouter de l'une des manières suivantes :
scanner le code-barres sur l'article (le cas échéant)
en appuyant sur « Rechercher/Ajouter » et en appuyant sur « Ajouter un élément » ou en effectuant une recherche dans la base de données en ligne
Pour en savoir plus, veuillez consulter « Ajouter un article à votre lieu »
Quantité
Unités complètes / Caisses
Qu'il s'agisse d'un article de poids, de volume ou d'unité (voir « Unités de mesure »), le processus d'ajout d'unités complètes et de caisses est le même :
Après avoir trouvé l'article, saisissez le montant sur la facture en appuyant sur le bouton « + » à côté des caisses et/ou
des unités
S'il s'agit d'un nombre plus grand, vous pouvez appuyer sur le nombre sous les caisses ou les unités complètes et saisir un montant, puis appuyer sur « Terminé »
❗ Remarque : si vous n’avez pas défini de taille de boîtier pour l’article, vous pouvez appuyer sur « Définir la taille du boîtier » pour en ajouter une
Une fois le montant ajouté, il s'affiche sur le bouton « Confirmer » en bas de l'écran. Avant d'appuyer sur « Confirmer », vous devrez vérifier le coût (voir « Coût » ci-dessous).
Unités partielles
Parfois, vous devrez peut-être ajouter des unités partielles à une facture.
Il est rare de recevoir des articles dont le volume est partiel, mais certains articles dont le poids est inférieur nécessitent une quantité partielle. Par exemple, les fruits et légumes ou les protéines que vous achetez à la livre ou au kilogramme.
Remarque : si l’unité de mesure de l’article est « unité » ou « chacun », vous ne pouvez pas soumettre d’unités partielles.
Pour ajouter une unité partielle pour un article basé sur le poids :
Appuyez sur « Ajouter une partie »
Vous pouvez saisir la quantité en mode « Visuel » ou le poids (manuellement ou en le plaçant sur la balance). Si vous sélectionnez le poids, vous devrez sélectionner l'unité de mesure, puis placer l'article sur la balance Bluetooth compatible ou appuyer sur « 0 » pour saisir la valeur manuellement.
Si vous saisissez le montant manuellement, appuyez sur « Terminé » après avoir saisi la valeur
Après avoir saisi le montant, appuyez sur « Confirmer »
La valeur partielle s'affiche sous les caisses et les unités, et le bouton « Confirmer » affiche la quantité totale de l'article
Remarque : Si vous avez sélectionné une unité de mesure différente de celle attribuée à l'article, celle-ci est convertie. Par exemple, si l'unité de mesure de l'article est la livre, mais que vous ajoutez une quantité partielle en grammes, elle est convertie en livre.
Coût
Après avoir ajouté l'article et le montant, avant d'appuyer sur « Confirmer », vérifiez que le prix de l'article correspond à la facture. Si c'est le cas, appuyez sur « Confirmer ».
❗ Remarque : dans la plupart des cas, le coût affiché pour un article sera la valeur de la facture précédente.
Coût de mise à jour
Si le coût ne correspond pas à la facture, vous devrez la mettre à jour.
Avant d'ajuster le coût, assurez-vous qu'il est au bon format : coût unitaire ou coût par caisse.
Remarque : Assurez-vous d'avoir sélectionné la bonne méthode de calcul. Si vous avez accidentellement défini le coût par caisse comme coût unitaire, la valeur de vos stocks augmentera considérablement.
Appuyez sur le champ « Coût » et saisissez la valeur mise à jour, puis appuyez sur « Terminé »
❗ Remarque : Cette valeur doit correspondre au prix catalogue du distributeur avant taxes.
Si l'article bénéficie d'une réduction, appuyez sur le champ « Remise ». La réduction s'appliquera à l'unité ou à la caisse, selon le format sélectionné. Appuyez sur « Terminé » après avoir saisi le montant de la réduction.
Après avoir mis à jour le coût et ajouté les remises applicables, appuyez sur « Confirmer »
Examen et soumission de la facture
Après avoir ajouté tous les éléments sur la facture, vous aurez la possibilité de tout vérifier avant de la soumettre.
Appuyez sur « Passer aux analyses en cours »
Sur l'écran « Récapitulatif de la facture », vous verrez tous les éléments ajoutés à la facture. Si vous souhaitez apporter des modifications, vous pouvez
:Ajustez le nombre d’articles en appuyant sur les boutons « + » ou « - ».
Appuyez sur un élément pour mettre à jour le coût
Supprimez un élément en le faisant glisser vers la gauche et en appuyant sur « Supprimer
»
Au bas de l'écran, il affiche le nombre d'articles uniques dans la facture, le nombre total d'unités et la valeur totale en dollars.
❗ Remarque : Il s'agit du montant hors taxes et hors frais supplémentaires. Vous pouvez ajouter des frais ou crédits supplémentaires en appuyant sur l'onglet « Frais et crédits » pour obtenir le total de la facture correspondant. En savoir plus :
Après avoir terminé votre vérification et ajouté les frais/crédits nécessaires, appuyez sur « Soumettre la facture »
Appuyez sur « Confirmer ». Vous serez invité à envoyer un e-mail de confirmation aux destinataires désignés de votre équipe. En savoir plus :
Autorisations de rapport par e-mail
Les articles de la facture sont ensuite ajoutés à votre stock actuel (si la facture a été antidatée à une date antérieure à votre inventaire le plus récent, vos données historiques sont mises à jour)