Contenu de l'article
Introduction
Lorsque vous générez une commande dans WISK, vous devez ajouter la facture lorsque la commande arrive dans votre établissement.
Lorsque vous ajoutez la facture, vous confirmez que vous avez reçu les articles et effectuez des ajustements à la quantité et au coût de l'article si nécessaire.
Sélection d'un bon de commande ouvert
Pour ajouter la facture d'une commande que vous avez générée dans WISK :
Appuyez sur « Commandes » dans la barre de menu inférieure
Appuyez sur « Ajouter des factures »
Vous verrez la liste de vos commandes ouvertes, indiquant le distributeur et ses détails. Appuyez sur une commande ouverte pour ajouter la facture.
Remarque : si vous n’avez pas généré de commande, vous pouvez ajouter une facture en appuyant sur « Ajouter une facture manuelle ».
Ajout des détails de la facture
Après avoir sélectionné le bon de commande, vous ajouterez les détails de la facture :
Appuyez sur le menu déroulant « Date » pour sélectionner la date et l'heure. La date et l'heure actuelles sont automatiquement renseignées par défaut. L'heure doit correspondre au moment où les articles de la facture ont été déballés et placés dans votre stock.
Remarque : Vous ne pouvez pas définir une date de facture ultérieure ou antérieure à un stock bloqué. En savoir plus ici .
Faites glisser horizontalement et appuyez sur une zone pour sélectionner l'emplacement où les éléments de la facture ont été ajoutés. Si des éléments ont été placés dans plusieurs zones, sélectionnez la plus appropriée.
Vous pouvez également ajouter le numéro de facture et le total (le total comprend tous les frais, commissions, crédits, etc.) dans les champs facultatifs.
Une fois terminé, appuyez sur « Continuer »
Photos de factures
À ce stade, vous êtes invité à prendre une photo nette de chaque page de la facture. Cela crée un enregistrement numérique que vous pouvez consulter dans votre compte.
Remarque : Dans les paramètres du lieu sur le portail web WISK, vous pouvez rendre l'ajout de photos obligatoire lors de l'ajout de factures. Sinon, vous pouvez ignorer cette étape.
Appuyez sur le bouton « Scan » pour ouvrir l’appareil photo sur votre appareil
Remarque : si vous avez déjà pris des photos de la facture sur votre appareil, appuyez plutôt sur « Sélectionner » et passez à l’étape 6.
Suivez les instructions à l'écran pour positionner votre caméra de sorte que la page de facture soit dans le cadre
Un indicateur visuel s'affichera lorsque l'appareil photo détectera une page de facture. Maintenez l'appareil immobile et il prendra automatiquement une photo.
Remarque : Vous pouvez également appuyer sur le bouton à l'écran pour prendre une photo. Dans ce cas, vous devrez définir manuellement la zone de numérisation.
Une fois la photo prise, elle apparaît sous forme de vignette en bas à gauche. Appuyez dessus pour la visualiser et vérifier qu'elle n'est pas floue.
Si l'image est floue, appuyez sur « Reprendre » en haut à droite pour prendre une autre photo. Si elle est correcte, appuyez sur « Terminé ».
Si la facture comporte plusieurs pages, numérisez-les et sélectionnez-les une par une. Une fois terminé, appuyez sur « Enregistrer ».
Vous verrez un résumé de toutes vos photos. Vous pouvez appuyer sur une photo pour la visualiser ou la supprimer en la faisant glisser vers la gauche et en appuyant sur « Supprimer ». Une fois terminé, appuyez sur « Envoyer ».
Révision/ajustement de la facture
Vous êtes maintenant dans l'onglet « Liste ». Vous y trouverez tout ce qui était inclus dans le bon de commande. Vous pourrez ensuite comparer les articles de la commande à votre facture pour vous assurer d'avoir bien reçu tous les articles et apporter les ajustements nécessaires.
Articles reçus
Si vous avez reçu l'article et le montant total placé dans votre commande, vous le faites glisser vers la droite et il est ajouté à la facture.
Articles non reçus
Pour tous les articles que vous n'avez pas reçus / qui n'ont pas été livrés dans votre commande, faites défiler vers le bas et passez au suivant.
Montant reçu différent de celui commandé
S'il y a un article pour lequel vous n'avez pas reçu la quantité commandée (plus ou moins), appuyez simplement sur l'article, ajustez la quantité et appuyez sur confirmer.
Unités complètes / Caisses
Dans l'exemple ci-dessous, 6 unités ont été commandées, mais seulement 2 ont été reçues.
Appuyez sur l'élément
Ajustez la quantité sous unités ou caisses à l'aide des boutons + ou -
Appuyez sur « Confirmer »
Après avoir effectué le changement, il apparaît que 2 unités ont été ajoutées à la facture et 4 sont restées sans avoir été reçues.
Articles basés sur le poids
Pour les articles que vous achetez selon un poids spécifique plutôt qu'à l'unité, vous devrez peut-être ajuster la quantité reçue. Par exemple, si vous avez commandé 4,5 kg de bœuf haché, mais que vous en avez reçu un peu moins (4,2 kg).
Après avoir sélectionné l'article, appuyez sur le montant
Saisissez la valeur (vous pouvez utiliser des décimales) et appuyez sur « Terminé »
Appuyez sur « Confirmer » pour soumettre le montant mis à jour
Articles non inclus dans la commande initiale
Si votre facture comprend un article qui ne faisait pas partie de la commande initiale, vous pouvez l'ajouter en utilisant les fonctions de numérisation ou de recherche.
Résumé de la facture
Après avoir fait glisser tous vos éléments à ajouter, appuyez sur « Passer aux analyses en cours ».
Cela vous amène à l'écran Récapitulatif de la facture où vous pouvez :
Ajustez le nombre d’articles en appuyant sur les boutons « + » ou « - ».
Appuyez sur un élément pour mettre à jour le coût
Supprimez un élément en le faisant glisser vers la gauche et en appuyant sur « Supprimer »
Les articles affichés sur cet écran seront ajoutés à votre établissement lors de la soumission de la facture. Assurez-vous que les coûts et les quantités indiqués dans WISK correspondent à ceux indiqués sur la facture.
Ajustement des coûts
Si le coût d'un article ne correspond pas à la facture, vous devrez la mettre à jour.
Appuyez sur l'élément
Avant d'ajuster le coût, assurez-vous qu'il est au bon format : coût unitaire ou coût par caisse. Assurez-vous d'avoir sélectionné la bonne option pour que votre prix soit précis.
Appuyez sur le champ « Coût » et saisissez la valeur mise à jour, puis appuyez sur « Terminé »
Remarque : lors de la mise à jour du coût, assurez-vous de saisir le coût unitaire avant taxes de l'article.
Si l'article bénéficie d'une réduction, appuyez sur le champ « Remise ». La réduction s'appliquera à l'unité ou à la caisse, selon le format sélectionné. Appuyez sur « Terminé » après avoir saisi le montant de la réduction.
Après avoir mis à jour le coût et ajouté les remises applicables, appuyez sur « Confirmer »
Total de la facture
Au bas de l'écran, vous voyez la valeur totale et le nombre d'articles que vous recevez.
Remarque : Il s’agit du montant hors taxes et hors frais supplémentaires. Vous pouvez ajouter des frais ou crédits supplémentaires en appuyant sur l’onglet « Frais et crédits » pour obtenir le total de la facture correspondant au montant saisi dans les détails de la facture. En savoir plus :
Soumission de la facture
Une fois la vérification de la facture terminée :
Appuyez sur Soumettre la facture
Appuyez sur Confirmer
Vous serez ensuite invité à confirmer l'ajout de la facture par e-mail à votre équipe. Si oui, appuyez sur « Oui ».
E-mail de confirmation / Rapport de différence
L'e-mail de confirmation fournit un résumé de tout ce qui figure sur la facture :
Sous le résumé, il note toutes les différences entre la quantité reçue et la quantité commandée ainsi que les changements de coût des articles :
Le distributeur n'est pas en mesure d'exécuter la commande
Si vous envoyez une commande à un distributeur et qu'il n'est pas en mesure de l'exécuter, vous pouvez clôturer la commande sans ajouter de facture en la marquant comme « Impossible à exécuter ».
Cela supprime également tous les articles de la commande de vos commandes en attente. Cela garantit que la quantité suggérée à commander reste exacte.
Pour marquer une commande d’achat comme ne pouvant être honorée :
Appuyez sur le bon de commande sur la page « Historique des commandes »
Appuyez sur le bouton « … » puis sur « Impossible de réaliser »
Appuyez sur « Oui » dans la fenêtre de confirmation
Le statut du bon de commande passe à « Impossible à exécuter »
Remarque : À utiliser uniquement si le distributeur ne peut rien vous envoyer. S'il envoie néanmoins certains articles, ajoutez la facture et supprimez les articles non inclus. Voir « Articles non reçus ».