Contenu de l'article
Introduction
Chaque fois que vous recevez un nouveau stock dans un lieu, vous devez ajouter la facture à votre compte.
Si vous n'avez pas généré le bon de commande dans WISK, vous devez ajouter la facture manuellement.
Dans cet article, nous verrons comment ajouter la facture sur le portail Web WISK.
Créer la facture
Sur le portail Web WISK, cliquez sur « Commandes » puis sur « Factures/Retours »
Cliquez sur « Actions » et sous « Nouveau », cliquez sur Facture
Ajouter les détails de la facture
Avant d'ajouter des articles à la facture, vous saisirez le distributeur, la date et le lieu de réception, le total de la facture et des photos de chaque page de la facture.
Sélectionnez le distributeur dont vous recevez la facture en cliquant sur le menu déroulant
Remarque : si vous ne voyez pas le distributeur dans la liste, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Nouveau distributeur » et renseignez les détails du distributeur.
Sélectionnez la zone où les articles de la facture sont ajoutés. Si les articles sont placés dans plusieurs zones, sélectionnez la plus appropriée. Dans cet exemple, nous sélectionnerons l'entrepôt.
Vous pouvez également saisir le numéro et le total de la facture sur papier. Cette valeur reflète tous les frais, taxes, etc. figurant sur la facture.
Remarque : Si le numéro de facture correspond à un autre numéro de facture existant du même distributeur, la création de la facture sera bloquée. Assurez-vous d'avoir saisi le numéro correctement et de ne pas créer de doublon.
Assurez-vous que la date et l'heure correspondent bien à la date à laquelle les articles de la facture ont été placés dans votre stock. Par défaut, la date et l'heure actuelles sont renseignées, mais si vous devez les modifier, cliquez sur le champ Date. Après avoir effectué vos modifications, cliquez sur « OK ».
Remarque : Vous ne pouvez pas définir une date de facture ultérieure ou antérieure à un stock bloqué. En savoir plus ici .
Si vous disposez d'images ou d'un PDF de la facture, cliquez sur « Ajouter des images/PDF » pour les joindre. Les fichiers joints peuvent être visualisés côte à côte avec la facture lors de l'ajout d'articles.
Une fois les détails de la facture ajoutés, cliquez sur « Enregistrer »
La facture est créée et vous pouvez y ajouter des éléments.
Ajout d'éléments
Maintenant que vous avez ajouté les détails de la facture, il est temps d'ajouter les articles. Pour chaque article, vous ajouterez la quantité et le prix.
Ajout d'un élément existant
Dans le champ « Ajouter un article », saisissez le nom de l’article que vous ajoutez à la facture
Vous verrez toutes les correspondances de votre liste d'éléments existante et vous pouvez cliquer sur un élément pour l'ajouter
Remarque : Si vous trouvez un article correspondant, mais qu'il ne correspond pas au format/à la taille que vous recevez, consultez la section « Ajouter un nouvel article » ci-dessous. Vous devrez ajouter un nouvel article ou une nouvelle variante. Par exemple, si nous avons habituellement une bouteille de Campari de 750 ml, mais que vous recevez une bouteille de 1 L sur cette facture.
Si l'article n'est pas déjà attribué à un distributeur, il sera attribué au distributeur sélectionné.
Ajout d'un nouvel élément
Si l'article ne figure pas déjà sur la liste des articles de votre lieu, cliquez sur « Nouveau » pour l'ajouter
Sélectionnez si vous souhaitez créer un nouvel article ou une nouvelle variante d'article
Article
Cela ouvre une fenêtre permettant d'ajouter un nouvel article. Lorsque vous saisissez le nom de l'article dans le champ « Titre », une recherche est effectuée dans la base de données WISK pour trouver une correspondance. Si elle n'apparaît toujours pas, vous pouvez renseigner les détails de l'article manuellement. En savoir plus ici :
Variation d'article
Cela ouvre une fenêtre vous permettant de rechercher vos articles existants. Trouvez l'article pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle variante et saisissez ses détails. En savoir plus ici :
Quantité
Après avoir ajouté l'article, vous saisirez la quantité sur la facture.
Dans le champ « Mesure », sélectionnez si vous ajoutez des unités individuelles, des caisses (si une taille de caisse a été désignée) ou une valeur manuelle.
Unités / Caisses
Saisissez la quantité d'unités/caisses reçues. Cette valeur peut être saisie en nombre entier ou décimal (si vous ajoutez une unité/caisse partielle).
Unités partielles
Il est rare de recevoir des articles basés sur un volume partiel, mais il existe des articles basés sur le poids pour lesquels vous devrez ajouter une quantité partielle.
Par exemple, toute viande ou tout fruit de mer que vous achetez à la livre ou au kilogramme.
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons ajouté du bœuf haché acheté à la livre. La quantité reçue n'est pas un nombre entier ; nous l'avons saisie à 5,56 unités (lb).
Manuel
L'option de mesure manuelle est utilisée lorsque vous devez :
Saisissez le montant reçu d'un article sur la facture dans une unité de mesure différente
Vous ajoutez un élément partiel et connaissez la mesure exacte
Par exemple, vous inventoriez normalement un article en livres, mais il est en kilogrammes sur la facture.
Après avoir sélectionné « manuel » :
Sélectionnez l'unité de mesure
Remarque : il affiche uniquement les unités de mesure qui sont du même type que l'unité de mesure normale de l'article (poids ou volume
)Entrez la quantité
Coût
Après avoir ajouté la quantité de l'article, vérifiez que le prix correspond à celui de la facture. Le prix est automatiquement renseigné avec le prix de la facture la plus récente.
Si le coût est le même, cliquez sur « Ajouter » pour ajouter l’article à la facture.
Mettre à jour / Ajouter un coût
S'il s'agit d'un nouvel article ou si le coût ne correspond pas à la facture, vous devrez le mettre à jour.
Avant d'ajuster le coût, assurez-vous qu'il est réglé sur la bonne unité de mesure (coût par unité de mesure). Il devrait être automatiquement réglé sur la mesure sélectionnée.
Cliquez sur le champ « Coût » et saisissez le coût mis à jour
S'il existe des remises fournisseurs, vous pouvez les saisir dans le champ « Remise ». La remise peut être exprimée en dollars ou en pourcentage. Elle est basée sur l'unité de mesure indiquée dans le champ « Coût par unité de mesure ».
Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ajouter l'article à la facture
L'article est ajouté à la facture et le total est mis à jour. Ajoutez les autres articles sur la facture.
Remarque : la facture est automatiquement enregistrée chaque fois qu'un article est ajouté ou supprimé
Révision et finalisation de la facture
Après avoir ajouté tous les éléments de la facture, vérifiez-la. Vous pouvez ajouter des frais et avoirs supplémentaires si nécessaire.
Modification de la quantité / du coût d'un article
Pour modifier la quantité ou le prix d'un article que vous avez déjà ajouté à la facture, passez votre curseur sur l'article et cliquez sur l'icône en forme de crayon dans le champ que vous souhaitez modifier.
Suppression d'un élément
Si vous devez supprimer un élément de la facture, passez votre curseur sur l’élément et cliquez sur la flèche bleue, puis sur « Supprimer ».
Ajout de frais ou de crédits supplémentaires
Si vous avez saisi un « Total de la facture sur papier », vous pouvez voir un message indiquant que le total de la facture et la valeur des articles ne correspondent pas.
Remarque : vous pouvez saisir le « Total de la facture sur papier » à tout moment si vous ne l’avez pas ajouté à une étape précédente.
À ce stade, vous pouvez ajouter des frais ou avoirs supplémentaires (frais de livraison, acomptes, etc.) à la facture. Lorsque les valeurs « Total de la facture papier » et « Total » correspondent, le message disparaît.
Vous pouvez en savoir plus sur les frais et les crédits ici :
Fonctionnalités d'intégration comptable
Si vous disposez du module complémentaire de comptabilité, vous pouvez appliquer des champs supplémentaires à chaque ligne d'une facture.
Vous pouvez attribuer des comptes GL à vos articles et définir la manière dont les taxes sont représentées dans le coût des articles (inclus ou non). Pour en savoir plus, consultez :
Finalisation de la facture
Une fois que vous avez ajouté tous les articles, vérifié la quantité et les coûts, et ajouté les frais et crédits applicables, la facture est complète.
Cliquez sur le bouton X en haut à droite pour fermer la facture
Vous serez ensuite invité à envoyer un e-mail de confirmation aux destinataires désignés de votre équipe. En savoir plus : Autorisations de rapport par e-mail
Les articles de la facture sont ensuite ajoutés à votre inventaire.
Exemple d'e-mail de confirmation
