Contenu de l'article
Introduction
Lorsque vous générez une commande dans WISK, vous devez ajouter la facture lorsque la commande arrive dans votre établissement.
Lorsque vous ajoutez la facture, vous confirmez que vous avez reçu les articles et effectuez des ajustements à la quantité et au coût de l'article si nécessaire.
Sélectionnez un bon de commande ouvert
Pour ajouter une facture à partir d'une commande que vous avez générée dans WISK :
Cliquez sur « Commandes » > « Bons de commande »
Tous vos bons de commande s'affichent. Pour chaque bon de commande, vous verrez :
nom du distributeur
valeur totale
date à laquelle il a été généré
statut d'envoi par e-mail et SMS (si vous avez envoyé la commande par e-mail/SMS au distributeur)
statut de la facture (qu'elle ait été reçue ou non)
Dans ce cas, nous nous intéressons aux bons de commande dont le statut est « Non reçu ».
Pour ajouter la facture, cliquez sur le bouton Détails (les 3 points) à côté d'un bon de commande
Dans la fenêtre de commande, cliquez sur « Actions » > « Marquer comme reçu »
Cliquez sur « Recevoir la commande et ajouter la facture »
Remarque : Si vous avez envoyé une commande à un distributeur et qu'il n'a pas pu l'exécuter ou l'annuler, cliquez sur « Impossible d'exécuter » pour clôturer la commande. Une fois la commande clôturée, les articles qu'elle contient ne sont plus comptabilisés dans les « Commandes en attente ».
Ajouter les détails de la facture
Avant de recevoir la commande / d'ajouter la facture, vous ajouterez des détails sur quand et où les articles ont été ajoutés.
Cliquez sur le menu déroulant « Zone » pour sélectionner l'emplacement des éléments de la facture. Si des éléments ont été classés dans plusieurs zones, sélectionnez la plus appropriée.
Vous pouvez ajouter le numéro de facture et le « Total de la facture sur papier » (le total qui comprend tous les frais, commissions, crédits, etc.) dans les champs facultatifs si nécessaire.
Remarque : Vous pouvez également ajouter ces informations à tout moment après avoir généré la facture. Si le numéro de facture correspond à un autre numéro de facture existant du même distributeur, la création de la facture sera bloquée. Assurez-vous d'avoir saisi le numéro correctement et de ne pas ajouter de doublon.
Cliquez sur le champ « Date » pour sélectionner la date et l'heure. Par défaut, la date et l'heure actuelles sont automatiquement renseignées. L'heure doit correspondre au moment où les articles de la facture ont été déballés et placés dans votre stock. Après avoir mis à jour la date et l'heure, cliquez sur « OK ».
Remarque : Vous ne pouvez pas définir une date de facture ultérieure ou antérieure à un stock bloqué. En savoir plus ici .
Une fois les détails de la facture ajoutés, cliquez sur « OK » pour générer la facture.
Vous recevrez un message indiquant que la facture a été générée, puis cliquez sur « Afficher la facture »
Révision/ajustement de la facture
Après avoir converti le bon de commande en facture, assurez-vous que les informations correspondent à la facture papier.
Vous pouvez apporter des modifications à la quantité ou au coût des articles, et supprimer/ajouter des articles si nécessaire.
Toutes les modifications que vous apportez à la facture sont enregistrées automatiquement.
Remarque : vous pouvez consulter le bon de commande d’origine en cliquant sur « Afficher la commande » si vous devez vous y référer.
Articles reçus
Si vous avez reçu un article et que la quantité et le coût correspondent à la facture papier, aucune action n'est requise.
Quantité reçue différente de celle commandée
Si vous avez reçu un article dont la quantité est différente de celle que vous avez commandée (plus ou moins) :
Placez votre curseur sur l'élément et cliquez sur l'icône en forme de crayon dans la colonne « Mesure de ligne »
Cliquez sur le champ « Quantité » et mettez à jour la quantité reçue. Selon l'unité de mesure sélectionnée, vous pouvez saisir une valeur décimale (par exemple, ajouter 2,5 kg d'un article).
Remarque : Si nécessaire, vous pouvez modifier l'unité de mesure. Vous pouvez saisir des unités, des caisses ou une mesure manuelle selon qu'il s'agit d'un article pondéré ou volumétrique.
Après avoir effectué vos modifications, cliquez sur « Enregistrer »
Le montant mis à jour s'affiche désormais sur la facture
Coût d'article différent
Si le coût d’un article a changé, mettez à jour la valeur pour qu’elle corresponde à la facture papier.
Passez votre curseur sur l'élément et cliquez sur l'icône en forme de crayon dans la colonne « Coût »
Cliquez sur le champ « Coût » et mettez à jour le montant pour qu'il corresponde à la facture papier
Remarque : Si nécessaire, vous pouvez modifier le coût par unité de mesure. Vous pouvez saisir des unités, des caisses ou une mesure manuelle selon qu'il s'agit d'un article au poids ou au volume.
Si des remises ont été accordées, vous pouvez les saisir dans le champ « Remise ». Vous pouvez choisir une valeur en dollars ou un pourcentage. La remise s'applique en fonction du coût par UM sélectionné.
Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer »
Le coût mis à jour (et les remises, le cas échéant) s'affichent sur la facture
Articles non reçus
Si vous avez commandé un article mais que vous ne l'avez pas reçu/il n'a pas été livré :
Passez votre curseur sur l'élément
Cliquez sur la flèche bleue qui apparaît à côté de l'élément
Cliquez sur « Supprimer »
Articles non inclus dans la commande initiale
Articles de lieu existants
Si vous avez reçu un article qui ne figurait pas dans votre commande initiale, cliquez sur le champ « Ajouter un article » et saisissez son nom. Cliquez sur l'article correspondant, indiquez la quantité et le prix, puis cliquez sur « Ajouter ».
Remarque : Si vous trouvez un article correspondant, mais qu'il ne correspond pas au format/à la taille que vous recevez, consultez la section « Nouvel article/Variantes d'article » ci-dessous. Vous devrez ajouter un nouvel article ou une nouvelle variante. Par exemple, si vous avez commandé une bouteille de 1 L et que vous avez reçu une bouteille de 750 ml,
Nouveaux articles / Variantes d'articles
Si l'article ne figure pas déjà sur la liste des articles de votre lieu, cliquez sur « Nouveau » pour l'ajouter
Sélectionnez si vous souhaitez créer un nouvel article ou une nouvelle variante d'article
Article
Cela ouvre une fenêtre permettant d'ajouter un nouvel article. Lorsque vous saisissez le nom de l'article dans le champ « Titre », une recherche est effectuée dans la base de données WISK pour trouver une correspondance. Si elle n'apparaît toujours pas, vous pouvez renseigner les détails de l'article manuellement. En savoir plus ici :
Variation d'article
Cela ouvre une fenêtre vous permettant de rechercher vos articles existants. Trouvez l'article pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle variante et saisissez ses détails. En savoir plus ici :
Finalisation de la facture
Avant que la facture ne soit complétée, vous pouvez suivre ces étapes facultatives pour la tenue de vos dossiers.
Ajout d'images/PDF de factures
Vous pouvez télécharger n'importe quelle image / PDF de la facture en cliquant sur « Ajouter une image / un PDF »
Une fois téléchargé, le bouton met à jour les moyens de visualiser les images/PDF joints
Ajout de frais ou de crédits supplémentaires
Si vous avez saisi le total d'une facture sur papier, vous verrez peut-être un message indiquant que le total de la facture et la valeur des articles ne correspondent pas.
Remarque : vous pouvez saisir le total de la facture à tout moment si vous ne l’avez pas ajouté à l’étape « Ajouter les détails de la facture ».
À ce stade, vous pouvez ajouter des frais ou des crédits supplémentaires (taxes, frais de livraison, etc.) à la facture en cliquant sur les onglets « Ajouter des frais » ou « Ajouter un crédit ».
Vous pouvez en savoir plus sur les frais et les crédits ici :
Lorsque les deux totaux correspondent, le message disparaît :
Fonctionnalités d'intégration comptable
Si vous disposez du module complémentaire de comptabilité, vous pouvez appliquer des champs supplémentaires à chaque ligne d'une facture.
Vous pouvez attribuer des comptes GL à vos articles et définir la manière dont les taxes sont représentées dans le coût des articles (inclus ou non). Pour en savoir plus, consultez :
Facture finalisée
Une fois que tout est correct, fermez la fenêtre de facture en cliquant sur le bouton « X » en haut à droite (chaque modification que vous effectuez est enregistrée automatiquement).
Vous êtes invité à indiquer si vous souhaitez envoyer un e-mail de confirmation concernant l'ajout de la facture.
Sur l'écran Bons de commande, le statut de la commande s'affiche comme reçu et la facture apparaît sur votre page Factures / Retours.
E-mail de confirmation / Rapport de différence
L'e-mail de confirmation fournit un résumé de tout ce qui figure sur la facture.
Sous le résumé, il note toutes les différences entre la quantité reçue et la quantité commandée ainsi que les changements de coût.
Le distributeur ne peut pas honorer la commande
Si vous envoyez une commande à un distributeur et qu'il n'est pas en mesure de l'exécuter, vous pouvez clôturer la commande sans ajouter de facture en la marquant comme « Impossible à exécuter ».
Cela supprime également tous les articles de la commande de vos commandes en attente. Cela garantit que la quantité suggérée à commander reste exacte.
Pour marquer une commande d’achat comme ne pouvant être honorée :
Lors de la visualisation du bon de commande, cliquez sur Actions > Impossible à exécuter
Cliquez sur « Marquer comme impossible à exécuter » dans la fenêtre de confirmation.
Remarque : À utiliser uniquement si le distributeur ne peut rien vous envoyer. S'il envoie néanmoins certains articles, ajoutez la facture et supprimez les articles non inclus. Voir « Articles non reçus ».