Après avoir soumis un inventaire, c'est le meilleur moment pour passer des commandes à vos distributeurs.

Grâce à WISK, vous pouvez rapidement générer des commandes auprès de vos fournisseurs et les envoyer par e-mail, SMS ou exporter une feuille de calcul et les placer comme vous le souhaitez (téléphone, en personne, portail Web du fournisseur, etc.).

WISK analyse également votre consommation et vos données pour vous suggérer quoi commander et en quelle quantité, ainsi que ce qu'il faut éviter.

Pour générer une commande sur le portail web WISK, cliquez sur « Commandes », puis sur « Préparer les commandes » dans le menu latéral. Vous accéderez alors au « Créateur de panier ».

Sur la page du générateur de panier, vous ajoutez des articles à votre panier avant de finaliser/générer la commande.

Remarque : Si vous consultez le générateur de panier pendant un inventaire, un message vous indiquera que vous ne pouvez pas suggérer de quantités à commander. Soumettez l'inventaire avant de préparer la commande. Vous disposerez ainsi d'une valeur de stock précise pour vos articles.

Sur cette page, la vue par défaut affiche tous vos distributeurs et les articles que vous leur avez attribués.

Remarque : Si vous n’avez pas encore créé vos distributeurs et ne les avez pas encore affectés à vos articles, vous devrez le faire avant de générer une commande. Pour en savoir plus, consultez :

Pour voir les articles d'un distributeur, cliquez sur la flèche à côté du nom du distributeur ou sur le bouton « ... » qui apparaît lorsque vous placez votre curseur dessus.

Pour chaque élément, vous verrez ce qui suit par défaut :

Vous pouvez faire défiler vers le bas pour afficher les articles et/ou utiliser la barre de recherche pour trouver rapidement des produits.

Il s'agit de la vue par défaut, et plusieurs préréglages sont disponibles. Vous pouvez également créer la vôtre pour personnaliser la page de commande. Consultez la section ci-dessous pour savoir comment réorganiser et activer différentes colonnes.

Remarque : Si vous avez ajouté des notes concernant le distributeur, elles apparaissent à côté de son nom sous forme d'infobulle. Survolez l'infobulle pour afficher les notes.

Plusieurs vues prédéfinies permettent de regrouper et de filtrer vos éléments. Vous pouvez les sélectionner en cliquant sur la vue actuelle :

Les vues suivantes sont disponibles :

Pour créer vos propres vues, veuillez consulter :

S'il y a des articles que vous commandez régulièrement ou que vous avez des variantes/formats préférés à commander, vous pouvez les ajouter à votre guide de commande.

Vous pouvez ensuite filtrer le générateur de panier pour afficher uniquement les articles du guide de commande. Cela accélère le processus de commande et garantit que vos employés commandent vos produits préférés.

Pour en savoir plus, consultez :

Pour découvrir le Générateur de panier en action, vous pouvez visiter sa page ici . (Vous devez être connecté à web.wisk.ai pour accéder à la visite.)

Lorsque vous ajoutez des articles à votre panier, assurez-vous que le format de commande est correct pour chaque article. Vous pouvez commander des articles à l'unité ou par lot.

Votre distributeur ne vend que certains articles par caisse ; assurez-vous donc que le format de commande est défini ainsi. Le format de commande actuel s'affiche à gauche de la colonne « Quantité à commander ». Vous pouvez le modifier en cliquant sur la colonne « Format de commande ».

Vous pouvez ajouter des articles à votre panier en saisissant une quantité dans la colonne « Quantité à commander » pour chaque article. Une animation vous indiquera l'ajout de l'article à votre panier.

Si vous devez commander un article qui ne figure pas sur la liste de votre lieu, placez votre curseur sur un distributeur et cliquez sur le bouton « Ajouter un article à… » et remplissez les détails de l'article.

Pour plus d'informations sur l'ajout d'un nouvel élément, voir :

Remarque : Pour les utilisateurs au Canada qui commandent auprès de la SAQ ou de la LCBO, vous verrez une option permettant de rechercher leur liste de produits pour ajouter de nouveaux articles.

Bien que vous puissiez ajouter des éléments manuellement, vous pouvez également utiliser des niveaux par pour accélérer le processus.

À côté de la quantité à commander, si vous avez renseigné vos niveaux de parité, vous verrez une quantité recommandée à commander dans la colonne « En fonction de votre parité ».

Ce nombre est exprimé en unités individuelles ou en caisses, et est basé sur votre stock actuel et sur vos besoins pour atteindre ou dépasser le niveau nominal. En savoir plus :

Dans l'exemple ci-dessous, il y a 4,1 unités de Grey Goose, et le niveau par est de 6 unités. Il est recommandé d'en commander 2.

Remarque : Si vous avez des articles dans la colonne « Commandes en attente », cela modifie la quantité suggérée à commander. Si une unité de Grey Goose était déjà sur une commande en attente, il serait suggéré d'en commander une seule. Vous pouvez survoler les commandes en attente avec la souris pour voir de quelles commandes elles proviennent.

En cliquant sur l'icône « Panier », la quantité recommandée est ajoutée à votre panier. Si votre commande est en caisses, le système la convertit au nombre de caisses requis pour atteindre ou dépasser la valeur nominale.

Pour accélérer le processus de commande, un bouton de pré-remplissage est disponible à côté de chaque distributeur. Vous pouvez ainsi créer votre commande en un seul clic. Les articles ajoutés au panier du distributeur correspondent automatiquement à vos niveaux de parité.

Vous pouvez choisir de pré-remplir votre commande en fonction des niveaux de parité que vous avez définis ou des valeurs WISK Par recommandées. Les valeurs WISK Par sont basées sur vos données de consommation et de ventes des 6 dernières semaines.

Pour en savoir plus sur WISK Pars et Stock par rapport aux stocks en temps réel, veuillez consulter :

Remarque : Le « Stock en temps réel » est basé sur vos ventes depuis votre dernier inventaire et sur la cartographie de vos articles au point de vente. Il ne tient pas compte des débordements, déversements ou vols. Assurez-vous que votre cartographie est à jour avant d'utiliser les options de préremplissage du Stock en temps réel.

Après avoir sélectionné une option de pré-remplissage, un message s'affiche indiquant que la quantité actuelle à commander pour chaque article sera remplacée par la quantité calculée selon le pair. Cliquez sur « OK ».

Vous verrez ensuite les quantités s'afficher dans la colonne « Quantité » à commander pour ce distributeur, et que les articles ont été ajoutés à votre panier.

Si votre lieu utilise des variantes d'articles, vous verrez chaque variante sous son distributeur respectif.

Vous pouvez ajouter n'importe quelle variante d'article à un panier de distributeur, mais la quantité suggérée à commander en fonction des paires est exprimée en unités de la variante d'article par défaut.

Si vous utilisez le pré-remplissage pour un distributeur qui propose des variantes du même article, il ajoutera la variante d'article par défaut.

Pour en savoir plus sur les variantes d'articles, consultez :

Après avoir ajouté tous les articles à commander pour chaque distributeur, cliquez sur « Étape 2 – Votre panier ».

Sur la page « Votre panier », vous pouvez consulter et apporter des modifications avant de générer le bon de commande.

Pour chaque distributeur, vous verrez le montant de votre commande et la valeur totale en dollars basée sur le coût unitaire de chaque article. Ce chiffre est une estimation, car leurs prix évoluent au fil du temps.

Remarque : en cas de modification des prix, vous mettrez à jour le coût lors de l'ajout de la facture après la réception de la commande. Si le coût unitaire actuel de l'article inclut des remises, la valeur dans le panier exclut la remise.

Vous pouvez mettre à jour la quantité à commander ou supprimer des articles en cliquant sur le champ quantité à commander ou sur le X à côté.

Par exemple, pour cette Heineken, le stock actuel est de 42 et le pari est de 72. Pour atteindre ou dépasser le pari, deux caisses ont été ajoutées. Vous pouvez ajuster la quantité pour n'en commander qu'une seule.

Si vous devez ajouter des articles supplémentaires, vous pouvez revenir à la page « Créateur de panier ».

Comme mentionné ci-dessus, les coûts de vos articles sont basés sur la valeur de la facture la plus récente et peuvent ne pas refléter le coût actuel du distributeur.

Si vous ne souhaitez pas que le bon de commande envoyé au distributeur affiche les coûts de vos articles, vous pouvez désactiver cette option :

Pour découvrir la page « Votre panier » en action, vous pouvez effectuer une visite guidée ici . (Vous devez être connecté à web.wisk.ai pour accéder à la visite guidée.)

Lorsque tout est prêt, cliquez sur le bouton « Générer la commande ».

Remarque : vous devrez générer des commandes pour chaque distributeur séparément.

Une fenêtre contextuelle s'affiche pour indiquer que le bon de commande est en cours de génération. Cliquez sur OK.

Avec la commande générée, vous disposez des options suivantes :

Remarque : Quel que soit le mode de commande, il est conseillé de la générer dans WISK. Vous pourrez ainsi ajouter votre facture dès réception du bon de commande. Vous n'aurez plus à ajouter chaque article manuellement, ce qui vous fera gagner un temps précieux.

Apprenez-en plus sur l'ajout de factures à partir de bons de commande ici :

À mesure que des articles sont ajoutés ou retirés du panier, chaque action est enregistrée dans la chronologie du lieu.
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Cette chronologie est un onglet distinct sur la page « Préparer les commandes ». Elle présente toutes les activités liées au panier et aux commandes.

Remarque : vous pouvez consulter le calendrier complet du lieu sur la page Tableau de bord.

Les informations suivantes s'affichent sur la chronologie :

Pour plus d'informations sur WISK Par et la chronologie, voir :

Cela permet d'avoir une vue d'ensemble de la manière dont les articles sont ajoutés et modifiés avant d'être ajoutés à une commande. Par exemple, si vous souhaitez que les commandes soient passées uniquement avec des numéros WISK Par, cela peut être un moyen de vérifier la conformité.

Dans l'exemple ci-dessous, la recherche montre qu'une unité de Grey Goose a été ajoutée au panier via « Votre stock », mais que l'utilisateur en a ensuite ajouté deux autres manuellement. Le bon de commande généré portait sur trois unités de Grey Goose.

Pour envoyer la commande au distributeur, cliquez sur « Envoyer la commande par e-mail ».

Avant l'envoi, vous pourrez modifier l'objet, ajouter des destinataires supplémentaires et inclure des notes.

Si vous avez ajouté des notes concernant le distributeur, elles s'affichent dans une infobulle à côté de son nom. Ces informations peuvent inclure des informations telles que les jours de commande, les quantités minimales pour bénéficier de la gratuité des frais de livraison, etc.

Si vous avez ajouté vos contacts distributeurs, les champs e-mail et numéro de portable se remplissent automatiquement. Pour en savoir plus sur l'ajout de contacts, consultez :

Vous pouvez ajouter d'autres destinataires en cliquant sur les champs E-mail et Numéro de téléphone portable.

Remarque : Outre les destinataires indiqués dans le champ « E-mail », tout utilisateur configuré pour recevoir les notifications par e-mail de « Bon de commande » est mis en copie. Pour en savoir plus, consultez :

Vous pouvez également inclure des notes ou des instructions pour le distributeur dans la section « Notes ». Celles-ci apparaîtront dans l'e-mail, ainsi que dans le bon de commande une fois envoyé.

Remarque : si vous ne souhaitez pas envoyer de SMS, vous pouvez laisser le champ Numéro de téléphone vide ou supprimer le numéro.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Envoyer ».

Vous recevrez ensuite un message indiquant que l'e-mail a été envoyé au distributeur.

Vous devriez également recevoir une copie de l'e-mail sur votre compte. Si vous ne l'avez pas reçu, vérifiez vos spams.

❗ Important : Si c'est la première fois que vous envoyez un e-mail ou un SMS à ce distributeur via WISK, veuillez le contacter pour vous assurer de sa bonne réception. Si le numéro de téléphone saisi est invalide, un message d'erreur s'affichera. Aucun envoi ne sera effectué tant que vous n'aurez pas corrigé ou supprimé le numéro invalide.

Comme mentionné ci-dessus, si vous entrez un numéro de téléphone invalide pour le distributeur, un message d'erreur s'affiche après avoir cliqué sur « Envoyer ».

Lorsque ce message d'erreur s'affiche, aucun e-mail ou SMS n'est envoyé
.

À ce stade, la fenêtre de commande reste ouverte. Vous pouvez :

Pour garantir que votre commande a été reçue par le distributeur, WISK suit le moment où un e-mail/SMS de commande a été ouvert par le destinataire.

Pour vérifier cela :

Si l'e-mail de commande ne parvient pas au destinataire, vous recevrez une notification par e-mail.
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Cela peut se produire pour plusieurs raisons, mais voici quelques possibilités :

La notification par courrier électronique inclura également la raison pour laquelle elle a pu obtenir ces informations.

Si cela se produit, la meilleure chose à faire est de faire un suivi directement auprès du distributeur pour vous assurer que la commande est passée et de vérifier son e-mail. ​​Remarque : si le destinataire s'est désabonné et souhaite recevoir les e-mails WISK après avoir communiqué avec lui, contactez [email protected] et notre équipe pourra le réabonner.
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Voici quelques exemples d'e-mails et de SMS de commande. Les articles sont affichés par ordre alphabétique.

Voici à quoi ressemble l'e-mail si vous avez coché la case « Exclure les prix des bons de commande ».

Le message SMS comprend un lien vers une page Web où la commande peut être consultée :

Puisque vous avez généré la commande via WISK, vous pouvez rapidement ajouter la facture à sa réception. Pour en savoir plus, consultez :