Sommaire de l'article
Introduction
Dans certaines configurations multi-sites, un site fait office de fournisseur/distributeur central pour tous les autres sites.
Ce fournisseur central est généralement un entrepôt ou un magasin.
Les établissements passent commande, et le fournisseur central les accepte et commence la préparation, ou les refuse.
Les commandes acceptées sont préparées et les stocks sont transférés du fournisseur au lieu de livraison demandé lorsqu'ils sont prêts.
Découvrez plus d'informations sur les différentes configurations de salles :
La fonction « Transferts de lieu » vous permet d'effectuer et de suivre ces déplacements dans WISK.
Les transferts de lieu se décomposent en les étapes suivantes :
Le lieu demandeur crée et envoie une demande de transfert/commande au distributeur central.
Le distributeur central reçoit la demande et l'accepte ou la refuse.
Le distributeur central examine toutes les demandes de transfert actives et entame la préparation.
Les commandes acceptées sont préparées, soit à partir du stock existant, soit par commande de produits, soit par fabrication sur place. Une fois préparées, les commandes sont expédiées du distributeur central au lieu de livraison (sous forme de « transfert sortant »).
L'établissement demandeur doit traiter une facture provisoire pour ajouter les articles à son inventaire (cette option est uniquement disponible sur le portail web WISK).
Configuration initiale
Avant de pouvoir utiliser les transferts de lieu, vos lieux doivent être configurés à cet effet.
En fonction de vos besoins exprimés lors de votre échange avec WISK, cela sera très probablement fait lors de la création initiale de votre compte.
Il y a 3 composants :
Tous les lieux où des stocks sont transférés entre eux doivent être désignés comme lieux partenaires.
Le site du distributeur principal doit avoir la fonctionnalité « Transferts entre sites » activée. C’est ainsi que vous gérez les demandes/commandes provenant d’autres sites.
Pour toute commande passée par l'établissement demandeur, le distributeur central doit être désigné comme distributeur.
Remarque : L'établissement demandeur ne peut commander que des articles ayant le même identifiant WISK que celui du distributeur central. Cet identifiant WISK confirme qu'il s'agit du même article dans les deux établissements.
Pour en savoir plus, cliquez ici :
Créer et envoyer une demande de transfert
Tout au long du processus, nous utiliserons deux lieux :
Fournisseur central - « Site de test du distributeur »
Demande de lieu - « Lieu du café test »
Le restaurant Test Cafe Venue s'approvisionne en produits de boulangerie auprès du distributeur Test Distributor Venue et a besoin de se réapprovisionner après avoir effectué un inventaire. Pour lancer la procédure, vous devrez générer un bon de commande depuis le compte du restaurant Test Cafe Venue.
Générer un bon de commande
Lors de la génération de votre bon de commande, vous devrez sélectionner le point de vente du fournisseur comme distributeur. S'agissant d'un point de vente partenaire, il apparaîtra sous la mention « Lié à (Nom du point de vente) ». Pour en savoir plus sur la génération des bons de commande, veuillez consulter :
Bons de commande automatiques
Vous pouvez également configurer des bons de commande automatiques qui sont générés à chaque inventaire. La quantité à commander dépend du stock disponible et des niveaux de réapprovisionnement que vous avez définis.
Dans le compte du lieu demandeur (« Test Cafe Venue » dans cet exemple) :
Cliquez sur « Articles » > « Distributeurs » dans le menu latéral.
Cliquez sur la colonne « Détails » à côté du lieu du fournisseur central.
Cochez la case « Commande automatique ».
À chaque génération d'un bon de commande, vous recevez une notification par e-mail.
Envoi de la demande de transfert / du bon de commande
Vous pouvez envoyer la demande de transfert / le bon de commande au distributeur, en utilisant le portail Web WISK ou l'application mobile.
Remarque : Vous pouvez également envoyer le bon de commande au moment de sa génération, si vous l'avez créé manuellement.
Portail Web WISK
Sur la page « Bons de commande », cliquez sur le bouton « Détails » à côté de la commande.
Si nécessaire, vous pouvez modifier la quantité demandée en cliquant dans la colonne « Quantité » à côté d'un article.
Cliquez sur le menu « Actions ».
Cliquez sur « Envoyer la commande par e-mail/SMS au distributeur »
Il est facultatif de renseigner les informations de contact et les notes. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Envoyer ».
Remarque : Vous pouvez ajouter une adresse e-mail et un numéro de téléphone pour ce distributeur sur la page « Distributeurs » afin qu’ils soient automatiquement renseignés.
Le bon de commande et l'e-mail sont envoyés au distributeur et le statut « E-mail envoyé » passe à « envoyé ».
Application mobile
Appuyez sur « Commandes » dans la barre de menu du bas, puis sur « Historique des commandes ».
Sélectionnez une commande dont le statut est « Non envoyée ».
Vous pouvez modifier la quantité demandée en appuyant sur les icônes - ou +. Lorsque vous êtes prêt à envoyer, appuyez sur l'icône « … ».
Appuyez sur « Envoyer la commande par e-mail/SMS au distributeur »
Appuyez sur « Envoyer un e-mail / SMS »
Le bon de commande est envoyé au distributeur et marqué comme expédié.
Annulation d'une commande
Si vous envoyez une commande au fournisseur central mais que vous devez ensuite l'annuler, vous pouvez le faire tant que le statut reste « Demandée ».
Pour annuler une commande :
Sur le portail web WISK, ouvrez le bon de commande.
Cliquez sur Actions > Annuler
Cliquez sur « OK » dans le message de confirmation.
La commande est marquée comme « Annulée » à la fois chez le demandeur et chez le fournisseur principal, et un courriel est envoyé pour informer du changement de statut.
Le distributeur approuve ou refuse la demande de transfert
Une fois la commande envoyée, elle apparaît dans le compte WISK du distributeur. Ce dernier peut alors l'approuver, la modifier ou la refuser via le portail web ou l'application mobile WISK.
Portail Web WISK
Cliquez sur « Multi-lieux », puis sur « Transferts de lieux » dans la barre d'outils de gauche.
Sur cette page, vous trouverez toutes les commandes passées auprès d'autres établissements. Les commandes dont le statut est « Demandé » nécessitent votre attention. Cliquez sur le bouton « Détails » à côté d'une commande.
Remarque : pour consulter les commandes terminées ou annulées, cliquez sur le menu déroulant « Filtres prédéfinis » sur cet écran.
Dans la commande, vous verrez tous les articles demandés, ainsi que la quantité.
Pour modifier la quantité d'un article, cliquez dans la colonne « Mesure de la ligne » et saisissez la nouvelle quantité. Vous pouvez également supprimer un article en cliquant sur la flèche bleue située à l'extrême gauche.
Remarque : Vous pouvez modifier la quantité à tout moment avant de renvoyer la commande au demandeur. Si un imprévu survient lors de la préparation et que vous devez modifier la quantité, c’est possible.
Après avoir examiné la commande, cliquez sur « Actions » pour l’accepter ou la refuser.
Accepter la commande
Lorsque vous acceptez la commande, son statut passe à « En préparation » et elle apparaît sous « Demandes de transfert actives » sur le portail Web WISK.
Rejeter la commande
Lorsque vous refusez une commande, une fenêtre de confirmation s'affiche pour vous permettre de saisir le motif du refus. Cliquez sur « OK » après avoir saisi le motif.
Le statut de la commande passe à « Rejetée ».
Remarque : Le fournisseur principal peut refuser une commande à n’importe quelle étape du processus, même si la préparation a déjà commencé. Si, pour une raison quelconque, la commande ne peut être honorée, elle doit être refusée afin de la clôturer dans les deux systèmes.
Application mobile
Dans le menu « Plus », appuyez sur « Multi-lieux ».
Appuyez sur « Transferts de lieu »
Sur la page « Transferts de salles », vous verrez toutes les commandes provenant d'autres salles. Les commandes dont le statut est « Demandé » nécessitent votre attention. Appuyez sur une commande.
Dans votre commande, vous verrez tous les articles demandés, ainsi que leur quantité. Pour modifier une quantité, utilisez les boutons - et +. Pour supprimer un article, faites-le glisser vers la gauche et appuyez sur Supprimer.
Remarque : Vous pouvez modifier la quantité à tout moment avant de renvoyer la commande au demandeur. Si un imprévu survient lors de la préparation et que vous devez modifier la quantité, c’est possible.
Après avoir examiné la demande de commande, appuyez sur « Accepter » pour préparer la commande, ou sur « Refuser » si elle ne peut pas être honorée.
Accepter la commande
Après avoir appuyé sur « Accepter », appuyez sur « Accepter la demande » dans la fenêtre de confirmation.
Le statut de la commande passe à « En préparation », et le lieu demandeur reçoit une notification par courriel.
Rejeter la commande
Après avoir appuyé sur « Refuser », saisissez la raison de votre refus et appuyez de nouveau sur « Refuser » dans la fenêtre de confirmation.
Le statut de la commande passe à « Rejetée » et l'établissement demandeur reçoit une notification par courriel.
Méthode alternative : le distributeur ajoute une demande de transfert
Si le lieu demandeur est incapable de générer le bon de commande, le lieu fournisseur central peut l'ajouter manuellement.
Le fournisseur central peut alors accepter ou refuser la commande pour l'intégrer au flux standard.
Pour créer une nouvelle demande de transfert :
Cliquez sur le bouton « Transfert vers le nouveau lieu ».
Sélectionnez le lieu de la demande dans le menu déroulant.
Remarque : Seuls les établissements partenaires de l’établissement fournisseur central sont affichés. Si vous traitez des commandes pour des établissements externes à WISK, veuillez contacter votre responsable de compte pour ajouter un établissement partenaire fictif.
Cliquez sur « OK »
La demande de changement de lieu a été ajoutée et son statut est « Brouillon ». Ajoutez les éléments requis à l'aide du champ « Ajouter un élément WISK », puis cliquez sur « Actions » pour l'envoyer à la phase de préparation.
Notifications par e-mail concernant le statut du transfert de lieu
Notification par e-mail de confirmation de commande acceptée
Lorsqu'une commande est acceptée, l'établissement demandeur reçoit une notification par courriel indiquant que sa commande est en cours de préparation :
Notification par e-mail de commande refusée
Lorsqu'une commande est refusée, l'établissement demandeur reçoit une notification par courriel indiquant la raison pour laquelle elle n'a pas pu être honorée (si elle a été fournie).
Demandes de transfert actives
Afficher toutes les demandes actives
Dès réception et acceptation des commandes, celles-ci doivent être préparées. Pour consulter toutes les demandes de transfert en cours sur le portail web WISK :
Cliquez sur le bouton « Afficher les demandes de transfert actives » en haut à droite
Les demandes de transfert actives sont regroupées par lieu par défaut. Le système affiche le lieu demandeur, le numéro de la demande, l'article et la quantité.
Vous pouvez utiliser les vues prédéfinies pour modifier le regroupement des éléments, par exemple par élément ou par numéro de requête. Vous pouvez également créer vos propres vues.
Dans l'exemple ci-dessous, l'affichage « Par article » a été activé et il affiche le montant total requis par article pour toutes les demandes.
Pour plus d'informations sur la création de vos propres vues, consultez :
Remarque : Les demandes de transfert en cours ne peuvent être consultées que sur le portail Web WISK pour le moment.
Demande de transfert active (PDF)
En haut à droite, vous trouverez des boutons permettant de télécharger les fichiers PDF des demandes de transfert en cours.
Télécharger les transferts de salle - par article
Ce PDF contient un détail par article, indiquant la quantité totale demandée
Télécharger les détails du transfert - par lieu
Ce PDF présente chaque lieu en colonne, avec la quantité demandée de chaque article en ligne.
Transfert préparé et prêt à être envoyé
Une fois le transfert/la commande préparé(e), vous pouvez l'envoyer au demandeur via le portail web WISK ou l'application mobile.
Portail Web WISK
Cliquez sur le bouton « Détails » à côté de la demande sur la page « Transferts de lieu ».
Vérifiez que vous envoyez la quantité demandée pour chaque article. Si vous ne pouvez pas fournir la quantité totale, cliquez dans la colonne « Mesure de la ligne » et saisissez la nouvelle valeur. Vous pouvez également supprimer un article en cliquant sur la flèche bleue située à l'extrême gauche.
Cliquez sur « Envoyer les éléments » lorsque vous êtes prêt.
Le statut de la requête passe à « Envoyée ».
L'établissement qui a passé la commande reçoit une notification par e-mail confirmant l'envoi de sa commande, et une facture provisoire apparaît dans son compte.
Application mobile
Sur la page « Transferts de salles », appuyez sur une commande dont le statut est « En préparation ».
Vérifiez que vous envoyez la quantité demandée pour chaque article. Pour modifier une quantité, utilisez les boutons - et +. Pour supprimer un article, faites-le glisser vers la gauche et appuyez sur Supprimer. Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur « Envoyer les articles ».
Appuyez sur « Envoyer les articles » dans l'invite de confirmation.
Le statut de la requête passe à « Envoyée ».
L'établissement qui a passé la commande reçoit une notification par e-mail confirmant l'envoi de sa commande, et une facture provisoire apparaît dans son compte.
Notification par e-mail de commande envoyée
Transfert sortant créé
Après l'envoi du virement/de la commande, un « Virement sortant » est créé dans l'espace fournisseur central (dans ce cas, espace distributeur de test ).
L'horodatage de cette action correspond au moment où le bouton « Envoyer les éléments » est enfoncé.
À ce moment-là, les articles du transfert/de la commande sont soustraits du stock du fournisseur central.
Pour consulter le transfert sortant :
Dans l'espace Fournisseur central, cliquez sur Stocks > Transferts dans le menu latéral.
Dans la colonne « Description », vous verrez les actions marquées « Transférer vers… ». Cliquez sur la colonne « Détails » pour afficher les éléments du transfert.
Conversion de la facture provisoire
Une fois la demande de transfert satisfaite, la dernière étape consiste à convertir la facture provisoire lorsque les articles arrivent au lieu de livraison.
Remarque : cette étape est uniquement disponible sur le portail Web WISK. Il est impossible de convertir une facture provisoire depuis l’application mobile.
Pour convertir la facture provisoire :
Dans le compte de l'établissement demandeur, cliquez sur « Commandes » > « Factures provisoires ». Le nombre affiché à côté de chaque facture provisoire indique le nombre de factures à vérifier et à convertir.
Cliquez sur la colonne « Détails » à côté du brouillon de facture.
La date figurant sur la facture provisoire correspond à l'horodatage du transfert effectué par le fournisseur central. En cas de retard de réception de la commande, cliquez sur le champ « Date » et ajustez la date et l'heure pour qu'elles correspondent à la date d'arrivée des articles.
Vérifiez le projet de facture et corrigez les points qui nécessitent votre attention, puis cliquez sur « Convertir en facture ».
Remarque : La facture provisoire vous permet de vérifier les articles destinés à l’établissement avant la mise à jour des stocks. Veuillez consulter l’article ci-dessous concernant le traitement des factures provisoires :
Cliquez sur « OK » dans la fenêtre de confirmation.
La commande a bien été reçue et le produit a été ajouté au stock. Si vous retournez sur la page « Commandes », le statut affiché est « Reçu ».
Résumé chronologique du mouvement
Pour les besoins de la production de rapports, chaque étape du processus génère un mouvement/une action dans WISK, horodaté(e). À l'aide de nos deux exemples de lieux, nous allons résumer chaque étape et son affichage dans le système :
Demande de lieu - « Lieu du café test »
Fournisseur central - « Site de test du distributeur »
Mesures
La demande de lieu génère un bon de commande horodaté au 17 août 2022 à 16h30.
Le lieu demandeur envoie le bon de commande au fournisseur central le 17 août 2022 à 16h37 (Remarque : l’heure de génération du bon de commande et l’heure de son envoi ne sont pas toujours identiques).
Une demande de transfert de lieu apparaît dans la plateforme du fournisseur central, datée du 17 août 2022 à 16h37. La demande est soit rejetée, soit approuvée, et les préparatifs commencent. Dans cet exemple, nous supposerons qu'elle est approuvée, avec l'objectif d'être prêt tôt le lendemain matin.
Le fournisseur central prépare la demande puis l'envoie au fournisseur demandeur. Cela génère un transfert sortant dans le système du fournisseur central, horodaté au 18 août à 5 h 00 ( cette date et heure correspondent au moment où le bouton « Envoyer les articles » est cliqué).
Au moment même où le transfert sortant est généré dans l'entité du fournisseur central, une facture provisoire est créée dans l'entité requérante avec le même horodatage, soit le 18 août à 5 h 00 (ceci suppose que l'article arrivera à l'entité requérante peu de temps après son envoi).
Le lieu demandeur traite la facture provisoire . En cas de retard, le champ « Date » peut être modifié pour indiquer la date de réception des articles. Dans cet exemple, nous supposerons qu'il n'y a eu aucun problème et conserverons l'horodatage au 18 août à 5 h 00.
La facture provisoire est convertie en une facture qui apparaît dans le système demandeur avec un horodatage du 18 août à 5h00.
Actions / Mouvements par lieu
Demande de lieu | Fournisseur central |
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|
Dépannage
L'article n'existe pas dans le centre de distribution.
Comme indiqué précédemment, un établissement demandeur ne peut commander que des articles ayant le même identifiant WISK que celui de l'établissement distributeur central. Cet identifiant WISK confirme qu'il s'agit du même article dans les deux établissements.
Si vous essayez de commander un article dans un lieu de demande qui n'existe pas dans le lieu de distribution central, un message d'erreur s'affiche.
Cela
se produit généralement si l'article a été créé manuellement dans le lieu de demande et n'a pas été ajouté en recherchant les articles du lieu de distribution central.
Remarque : Dans la plupart des cas, si certains de vos établissements passent des commandes auprès d’un autre établissement, l’équipe WISK vous aidera à configurer ces établissements afin de s’assurer qu’ils possèdent les mêmes identifiants WISK.
Le message d'erreur s'affiche dans les scénarios suivants :
Attribution du distributeur : Si vous tentez de définir le distributeur de l’article comme point de distribution, le système vérifie si un article portant cet identifiant WISK existe déjà dans ce point de distribution. Si l’article n’existe pas, un message d’erreur s’affiche et l’attribution du distributeur est impossible.
Ajout d'un article au panier du distributeur : Ceci concerne principalement les points de vente existants qui avaient déjà ajouté des articles et les avaient associés au point de vente du distributeur avant l'ajout de la logique de validation des articles. Si vous tentez d'ajouter un article au panier du distributeur et que celui-ci n'existe pas dans son point de vente, l'article est supprimé du panier et le distributeur est déconnecté de l'article.
Ajout direct d'un article à une commande : Si vous n'utilisez pas le panier et tentez d'ajouter directement à une commande un article attribué au distributeur central, une erreur se produit si l'article n'existe pas chez le distributeur central et supprime le distributeur de l'article.
Pour résoudre ce problème, vous devrez consulter la liste des articles du distributeur, trouver l'article souhaité et l'ajouter à la liste. Vous pourrez ensuite l'ajouter à votre panier pour passer commande.
Il est également possible que vous ayez plusieurs exemplaires de l'article et que vous ayez commandé la mauvaise version, introuvable chez le distributeur. Dans ce cas, vous devrez vérifier l'identifiant WISK de l'article correct, puis fusionner les articles en veillant à conserver cet identifiant pour l'article résultant.