Descripción general
Introducción
Para ahorrar tiempo al recibir pedidos que no generaste en WISK, puedes cargar facturas mediante:
escanear la factura en papel usando la aplicación iOS
Cargando los archivos directamente en el portal web de WISK
enviándolos por correo electrónico a la dirección de correo electrónico única de su lugar
Los datos de la factura escaneada/cargada se extraen mediante un software de reconocimiento de caracteres y se colocan en un borrador de factura en el portal web WISK.
Nota: Esto se diseñó para facturas y funciona mejor con ellas. Si carga un recibo, se seguirán extrayendo los datos, pero podrían requerirse algunos ajustes.
Dependiendo de su plan de suscripción, puede revisar y aprobar la factura usted mismo o dejar que el equipo de facturación de WISK se encargue de ello por usted.
Nota: El plan Profesional incluye 100 facturas procesadas al mes por el equipo de WISK. El plan Élite incluye 300 facturas procesadas al mes. El tiempo de procesamiento típico es de 3 días hábiles (sin incluir fines de semana). Para obtener los mejores resultados, intente cargar sus facturas a lo largo del mes. Si carga todas sus facturas a fin de mes, experimentará retrasos en el procesamiento.
Cuando se aprueba la factura, los artículos incluidos en ella se agregan a su stock y se actualizan los costos de los artículos.
Nota importante sobre las facturas
Dependiendo del método que elija para escanear/cargar facturas, asegúrese de leer la sección correspondiente de este artículo para obtener consejos sobre cómo hacerlo.
Si no sigue los pasos, puede cargar varios archivos que deberían tratarse como facturas separadas, pero que no se pueden procesar correctamente.
Aquí hay algunos enlaces rápidos para cargar:
Cuándo utilizar el escaneo/carga de facturas
Esta función se utiliza mejor cuando:
Agregar elementos durante la configuración inicial de un local de comida
recibes una entrega o compras un producto y no generaste el pedido en WISK y no tienes tiempo para Agregar una Factura Manual .
Si generó el pedido en WISK, es más fácil convertirlo en una factura al recibirlo. Para más información, consulte:
Escanear una factura
Aplicación WISK
Al escanear facturas en la aplicación, asegúrese de enviar solo una factura a la vez.
Si tiene varias facturas para escanear, envíe cada factura por separado.
No tome fotografías de todas sus facturas y las envíe como una sola.
Nota: Si se envían varias facturas como una sola, deberá dividirlas para que se procesen correctamente. Consulte:
Para escanear una factura en la aplicación móvil, primero deberá seleccionar el distribuidor.
Seleccionar distribuidor
Toque “Pedidos” en la barra de menú inferior
Toca “Escanear factura”
Nota: Si no ve el botón "Escanear factura", comuníquese con el soporte de WISK y ellos activarán la función en su cuenta.
El nombre del establecimiento/cuenta actual se muestra en la parte superior de la pantalla. Asegúrese de estar en la cuenta correcta antes de escanear la factura (que no esté en una cuenta de bebidas al cargar facturas de comida, ni viceversa).
Desplácese por sus distribuidores o use la barra de búsqueda para encontrar el distribuidor del que proviene la factura. Toque el distribuidor.
Nota: Si necesita agregar el distribuidor a su local, toque los 3 puntos en la parte superior derecha de la pantalla.
Escanear páginas de facturas
Después de seleccionar el distribuidor, deberá escanear cada página de la factura:
Toque el botón “Escanear” para abrir la cámara en su dispositivo
Nota: Si ya ha tomado fotografías de la factura en su dispositivo, toque "Seleccionar" y continúe con el Paso 5.
Siga las instrucciones en la pantalla para colocar la cámara de modo que la página de la factura quede en el marco.
Verás un indicador visual cuando la cámara detecte una página de factura. Mantén la cámara quieta y tomará una foto automáticamente.
Al tomar la foto, aparece como una miniatura en la esquina inferior izquierda. Toca la miniatura para revisarla y comprobar que no esté borrosa.
Si la imagen se ve borrosa, puedes tocar "Retomar" en la esquina superior derecha para tomar otra foto. Si se ve bien, toca "Listo".
Nota: Las cargas de mala calidad afectan la precisión de la salida del software de reconocimiento de caracteres.
Si la factura tiene varias páginas, escanéelas todas. Al terminar, pulse "Guardar".
Verás un resumen de todas las páginas de la factura. Puedes tocar una foto para verla o eliminarla deslizándola hacia la izquierda y tocando "Eliminar". Al terminar, toca "Enviar".
Nota: Como recordatorio, si tiene varias facturas para escanear, envíe cada una por separado. No tome fotos de todas las facturas y las envíe juntas.
Después de enviar la factura, puede seleccionar:
Escanee otra factura para el mismo distribuidor
Escanee otra factura para un distribuidor diferente
Cerrar y salir de la página de escaneo de factura
Escaneo sin conexión
Si su dispositivo no está conectado a Internet en el momento en que envía la factura, se cargará cuando su dispositivo se vuelva a conectar a una red (y la aplicación WISK esté abierta).
Para obtener más información, consulte:
Dispositivos Android
Si no tiene acceso a un dispositivo iOS, hay varias aplicaciones disponibles en Android que puede usar para escanear sus facturas.
Recomendamos Genius Scan , pero hay muchas opciones disponibles.
Una vez escaneada la factura, puede subirla al portal web de WISK o enviarla a la dirección de correo electrónico exclusiva de su establecimiento. Para más información, consulte la sección "Subir una factura" a continuación.
Nota: Si usa un escáner de terceros, asegúrese de que al enviar la factura por correo electrónico se adjunte el archivo original y no un enlace a su ubicación. De lo contrario, no se cargará.
Impresoras escáner
Alternativamente, su local puede tener acceso a un escáner incorporado como parte de una impresora.
Al escanear facturas, asegúrese de que la superficie de cristal esté limpia y que nada obstruya la factura. De lo contrario, esto interferirá con el software de reconocimiento de caracteres al cargarla.
Una vez escaneada la factura, puede subirla al portal web de WISK o enviarla a la dirección de correo electrónico exclusiva de su establecimiento. Para más información, consulte la sección "Subir una factura" a continuación.
Cargar una factura
Puede cargar facturas en formato PDF o imágenes en el portal web de WISK. También puede enviar un correo electrónico a la dirección de correo electrónico exclusiva de su establecimiento.
Consejo: Para obtener los mejores resultados, asegúrese de que las imágenes o los archivos PDF estén enfocados y que ninguna línea de texto esté obstruida. Una carga de baja calidad afectará la precisión del resultado del software de reconocimiento de caracteres.
Portal web de WISK
En el portal web de WISK, puede cargar varias imágenes o archivos PDF al mismo tiempo.
Al seleccionar los archivos para subir, se muestra una vista previa del contenido de cada uno. Puedes arrastrarlos para reorganizar las páginas, fusionar archivos o incluso dividir un archivo grande en archivos o facturas independientes.
Para cargar imágenes de facturas o archivos PDF en el portal web de WISK:
Haga clic en “Borradores de facturas” en “Pedidos”.
Haga clic en “Subir facturas”
Nota: Si no ve el botón "Cargar factura", comuníquese con el soporte de WISK y ellos activarán la función en su cuenta.
Sigue las instrucciones en pantalla para subir archivos PDF o imágenes (de cualquier tipo). También puedes subir un archivo desde una URL haciendo clic en "Cargar desde URL".
Después de seleccionar los archivos, cada archivo aparece como una factura independiente y se muestra una vista previa de su contenido.
Si tiene varios archivos para la misma factura (por ejemplo, un archivo para cada página), debe fusionarlos en una sola factura.
Si un archivo contiene varias facturas, ya sea del mismo distribuidor o de diferentes, deberá dividirlas en facturas separadas antes de enviarlas
.Si una factura tiene varias páginas, puede arrastrarlas y soltarlas para reordenarlas si es necesario.
Para obtener más información, consulte la sección Modificación de facturas a continuación.Después de configurar cada factura, indique el distribuidor al que pertenecen. En este ejemplo, fusionamos dos facturas, dividimos la factura de 5 páginas en 3 facturas independientes y dejamos una sin cambios. Esto nos da un total de 5 facturas para cargar.
Después de configurar el distribuidor para cada factura, haga clic en "Enviar".
Las facturas se cargan y aparecen en tu cuenta para ser procesadas
Modificación de facturas
Fusión
Para fusionar dos facturas, haga clic y arrastre una hacia la otra y verá que se combinan.
Terrible
Para dividir una factura, coloca el cursor entre dos páginas y verás que aparecen líneas de corte. Haz clic en ellas y la factura se dividirá en ese punto. Puedes dividirla tantas veces como necesites.
Nota: Los números rojos en la esquina inferior izquierda indican el número de página de la factura sin modificar. Al realizar cambios, el número verde indica el nuevo número de página en la factura resultante.
Reorganizar el orden de las páginas
Si una factura contiene varias páginas, puede arrastrarlas y soltarlas para reordenarlas. Al colocar el cursor sobre una página, al hacer clic en el icono de la lupa se muestra una vista previa para ayudarle a determinar el orden correcto. Puede desplazarse para ampliar o reducir la vista previa.
Eliminando
Si necesita eliminar una página, coloque el cursor sobre ella y haga clic en el ícono de eliminar en la esquina superior derecha.
Correo electrónico
También puede enviar imágenes o archivos PDF de facturas por correo electrónico a la dirección de correo electrónico exclusiva de su establecimiento (proporcionada por WISK) y se cargarán automáticamente.
Esta dirección está visible en la página Borradores de Facturas. Junto a ella, hay un botón para copiarla al portapapeles.
Importante : Este correo electrónico se basa en el nombre actual del recinto . Si el nombre del recinto cambia, este correo también cambiará. Tenga esto en cuenta si reenvía automáticamente información basada en este correo.
Si ingresa la dirección de correo electrónico incorrectamente, recibirá un mensaje de correo electrónico indicando que hubo un error.
Nota: Este correo electrónico es solo para enviar archivos de facturas. No se supervisa. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con [email protected] o con su representante de cuenta.
Consejos para enviar facturas por correo electrónico:
Enviar facturas por correo electrónico funciona de forma diferente a subirlas al portal web de WISK. Consulte estos consejos para asegurarse de que las facturas enviadas por correo electrónico se procesen correctamente:
Puedes adjuntar varias imágenes en un correo electrónico, pero todas se considerarán parte de la misma factura . Si tienes imágenes de más de una factura, envía un correo electrónico por separado para cada una con las imágenes correspondientes adjuntas
.Si envía archivos PDF, puede adjuntar cada factura como un PDF independiente en el mismo correo electrónico. Cada PDF crea un borrador de factura independiente en su cuenta. Sin embargo, no incluya varias facturas en el mismo PDF , ya que solo se creará un borrador. Si incluye varias facturas en un PDF, deberá dividirlas:
Cómo dividir una factura
en PDF
Si adjunta una imagen y un PDF en el mismo correo electrónico, se procesan como facturas separadas .
Los archivos deben ser adjuntos.
Si se vincula a otro sitio donde están alojados los archivos, no se cargarán (Google Drive, etc.)
Si reenvía un correo electrónico que tiene los detalles de la factura en el cuerpo del mensaje, no se cargarán.
Las facturas preliminares generadas por correo electrónico no tienen un distribuidor asociado . Debe acceder a la web y seleccionar el distribuidor para que se ejecute el software de reconocimiento de caracteres.
Mensaje "No se detectaron archivos adjuntos"
Si envía un mensaje que no contiene un archivo adjunto o que tiene un archivo adjunto con un tipo de archivo no compatible (cualquier cosa que no sea una imagen o un PDF), recibirá una respuesta automática por correo electrónico.
En la respuesta, se indica el asunto del correo electrónico original. Revise el correo electrónico y asegúrese de haber seguido las instrucciones anteriores.
Si sigue teniendo problemas para enviar una factura por correo electrónico, póngase en contacto con [email protected] .
Mensaje de dirección de correo electrónico incorrecta
Si comete un error al ingresar la dirección de correo electrónico del lugar, o si el nombre del lugar cambió y está usando la dirección de correo electrónico anterior, recibirá un mensaje automático después de enviar la factura por correo electrónico.
Consulta la página "Borradores de facturas" para confirmar que estás usando el correo electrónico correcto . Puedes hacer clic en el botón del portapapeles para copiar la dirección.
Archivo PDF dañado
Si envía por correo electrónico un PDF que no se puede abrir, se marcará automáticamente como "Ilegible". Siga los pasos del correo electrónico para volver a cargar una versión válida del PDF y poder procesarlo.
Visualización de borradores de facturas
Después de escanear o cargar una factura, aparecerá una versión borrador de la misma en la cuenta de su establecimiento.
Puede ver sus borradores de facturas en:
el portal web de WISK yendo a Pedidos > Borradores de facturas
La aplicación móvil tocando "Pedidos" > "Historial de borradores de facturas"
En el portal web de WISK, se muestra la fuente del borrador de factura, si se agregó mediante:
correo electrónico
aplicación móvil
web
integración de distribuidores
Nota: Si la fuente es "correo electrónico", la factura tendrá el estado "Seleccionar distribuidor". Deberá seleccionar el distribuidor antes de que se ejecute el software de reconocimiento de caracteres.
Revisión y conversión del borrador de factura
El borrador debe revisarse y convertirse en factura antes de añadir el inventario a su establecimiento y actualizar los costos de los artículos. Actualmente, solo puede revisarlo y convertirlo en el portal web de WISK .
Si tiene el plan Profesional o Elite , el equipo de facturación de WISK puede encargarse de esto por usted.
Puede obtener más información sobre esto en el artículo " Cómo revisar y convertir un borrador de factura ".
Otros problemas de carga
Facturas cargadas en un lugar incorrecto
Si ha cargado una o más facturas en el lugar o cuenta incorrectos, puede moverlas en el portal web de WISK. Nota : Su cuenta de usuario debe tener acceso a los lugares a los que desea mover las facturas.
Trasladar facturas a otro lugar
Estando en el recinto que tiene las facturas que se necesitan trasladar:
Haga clic en Pedidos > Borradores de facturas
Haga clic en las casillas de verificación junto a las facturas que desea mover
Haga clic en el menú desplegable "Mover a otro lugar".
Nota: Solo puedes transferir facturas a un lugar a la vez.
Todas las cuentas/locales a las que tiene acceso se muestran en el menú desplegable. Seleccione dónde desea mover las facturas.
Antes de completar la transferencia, debe confirmarla. Al transferir facturas, estas se archivan en la sede actual y luego se importan a la sede seleccionada. Haga clic en "Aceptar".
Las facturas seleccionadas se importan al lugar elegido.
Para confirmar la transferencia puedes cambiar al local seleccionado y aparecerá en la página “Borrador de Factura” con el estado de “Seleccionar distribuidor”.
Nota: Debe seleccionar el distribuidor correcto en el lugar de destino para que se ejecute el proceso de reconocimiento de caracteres, lo que establecerá el estado en "Listo para revisión".
No se detectaron líneas de factura
Si carga una factura y el software de reconocimiento de caracteres no puede detectar ninguna información, recibirá este mensaje de correo electrónico:
Sigue el enlace para ver la factura y volver a subir una imagen de mejor calidad. Es posible que la imagen esté demasiado borrosa para que se pueda ver algo, o que no haya texto reconocible.
La factura tendrá el estado de "No se detectaron líneas de factura".
