Contenido del artículo
Introducción
Cuando generas un pedido en WISK, debes añadir la factura cuando el pedido llegue a tu local.
Al agregar la factura, confirmará que recibió los artículos y realizará los ajustes necesarios en la cantidad y el costo de los artículos.
Seleccione una orden de compra abierta
Para agregar una factura de un pedido que generó en WISK:
Haz clic en “Pedidos” > “Órdenes de compra”
Se muestran todos sus pedidos de compra. Para cada pedido de compra, verá lo siguiente:
nombre del distribuidor
valor total
fecha en que se generó
Estado del envío de correo electrónico y SMS (si envió el pedido al distribuidor por correo electrónico o mensaje de texto)
estado de la factura (si se ha recibido o no)
En este caso, nos interesan las órdenes de compra con el estado “No recibidas”.
Para añadir la factura, haga clic en el botón de detalles (los 3 puntos) junto a la orden de compra.
En la ventana de la orden de compra, haga clic en “Acciones” > “Marcar como recibido”.
Haz clic en "Recibir pedido y añadir factura".
Nota: Si envió un pedido a un distribuidor y este no pudo completarlo o lo canceló, haga clic en «No se puede completar» para cerrar el pedido. Una vez cerrado, los artículos que contenía ya no se contabilizarán en «Pedidos de compra pendientes».
Agregar detalles de factura
Antes de recibir el pedido/añadir la factura, deberá agregar detalles sobre cuándo y dónde se agregaron los artículos.
Haz clic en el menú desplegable "Área" para seleccionar dónde se agregaron los artículos de la factura. Si los artículos se colocaron en varias áreas, selecciona la más apropiada.
Si es necesario, puede agregar el número de factura y el "Total de la factura en papel" (el total que incluye todos los cargos, comisiones, créditos, etc.) en los campos opcionales.
Nota: También puede agregar estos datos en cualquier momento después de generar la factura. Si el número de factura coincide con el de otra factura existente del mismo distribuidor, no podrá crearla. Asegúrese de haber ingresado el número correctamente y de no agregar un duplicado.
Haz clic en el campo «Fecha» para seleccionar la fecha y la hora. Por defecto, se rellenará automáticamente con la fecha y hora actuales. La hora debe reflejar el momento en que se desempaquetaron los artículos de la factura y se colocaron en tu inventario. Después de actualizar la fecha y la hora, haz clic en «Aceptar».
Nota: No se puede establecer una fecha de factura futura ni anterior a un inventario bloqueado. Más información aquí.
Cuando termine de añadir los detalles de la factura, haga clic en “Aceptar” para generarla.
Recibirás un mensaje indicando que se ha generado la factura; a continuación, haz clic en “Ver factura”.
Revisión/Ajuste de la factura
Después de convertir la orden de compra en factura, asegúrese de que la información coincida con la factura en papel.
Puedes modificar la cantidad o el precio de los artículos, y añadir o eliminar artículos si es necesario.
Cualquier cambio que realice en la factura se guardará automáticamente.
Nota: Si necesita consultar el pedido de compra original, puede hacerlo haciendo clic en “ver pedido”.
Artículos recibidos
Si recibió un artículo y la cantidad y el costo coinciden con la factura en papel, no se requiere ninguna acción.
Cantidad recibida diferente a la solicitada
Si ha recibido algún artículo en una cantidad diferente a la que pidió (ya sea más o menos):
Coloque el cursor sobre el elemento y haga clic en el icono del lápiz en la columna "Medición de línea".
Haz clic en el campo "Cantidad" y actualiza la cantidad recibida. Dependiendo de la unidad de medida seleccionada, puedes introducir un valor decimal (por ejemplo, añadir 5,5 libras de un artículo).
Nota: Si es necesario, puede cambiar la unidad de medida. Puede introducir unidades, cajas o una medida manual según se trate de un artículo que se mida por peso o por volumen.
Después de realizar los cambios, haga clic en "Guardar".
El importe actualizado ahora aparece en la factura.
Costo de artículos diferentes
Si el costo de un artículo cambió, actualice el valor para que coincida con la factura en papel.
Coloca el cursor sobre el artículo y haz clic en el icono del lápiz en la columna "Coste".
Haz clic en el campo "Coste" y actualiza el importe para que coincida con la factura en papel.
Nota: Si es necesario, puede modificar el costo por unidad de medida. Puede ingresar unidades, cajas o una medida manual según si se trata de un artículo por peso o por volumen.
Si hubo algún descuento, puede ingresarlo en el campo "Descuento". Puede seleccionar si el descuento es un monto en dólares o un porcentaje. El descuento se aplica según el Costo por UM seleccionado.
Cuando termine, haga clic en "Guardar".
El coste actualizado (y los descuentos, si los hubiera) aparece en la factura.
Artículos no recibidos
Si usted pidió un artículo pero no lo recibió / no se le entregó:
Pase el cursor sobre el elemento.
Haz clic en la flecha azul que aparece junto al elemento
Haz clic en "Eliminar"
Artículos no incluidos en el pedido inicial
Elementos existentes del lugar
Si recibió un artículo que no estaba en el pedido inicial, haga clic en el campo "Agregar artículo" y escriba el nombre del artículo. Haga clic en el artículo correspondiente, agregue la cantidad y el precio, y luego haga clic en "Agregar".
Nota: Si encuentra una coincidencia, pero no está en el formato o tamaño que recibió, consulte la sección "Nuevo artículo/Variaciones del artículo" a continuación. Deberá agregar un nuevo artículo o una nueva variación del mismo. Por ejemplo, si pidió un artículo en botella de 1 litro, pero recibió una botella de 750 ml.
Nuevos artículos / Variantes de artículos
Si el artículo aún no está en la lista de artículos de tu local, haz clic en “Nuevo” para agregarlo.
Seleccione si desea crear un artículo nuevo o una variante de un artículo nuevo.
Artículo
Esto abre una ventana para añadir un nuevo elemento. Al escribir el nombre del elemento en el campo «Título», se busca en la base de datos de WISK para encontrar una coincidencia. Si aún no aparece, puedes completar los detalles del elemento manualmente. Más información aquí:
Variación del artículo
Esto abre una ventana donde puedes buscar tus artículos existentes. Encuentra el artículo para el que quieres crear una nueva variante e introduce los detalles. Más información aquí:
Finalización de la factura
Antes de que se complete la factura, puede realizar estos pasos opcionales para su registro.
Agregar imágenes/PDF de facturas
Puedes subir cualquier imagen o PDF de la factura haciendo clic en "Añadir imagen/PDF".
Una vez cargadas, las opciones para ver las imágenes/PDF adjuntos se actualizan.
Agregar cargos o créditos adicionales
Si introdujo el total de la factura en papel, es posible que vea un mensaje indicando que el total de la factura y el valor de los artículos no coinciden.
Nota: Puede introducir el total de la factura en cualquier momento si no lo añadió en el paso “Añadir detalles de la factura”.
En este punto, puede agregar cargos o créditos adicionales (impuestos, gastos de envío, etc.) a la factura haciendo clic en las pestañas "Agregar cargo" o "Agregar crédito".
Puedes obtener más información sobre cargos y créditos aquí:
Cuando ambos totales coinciden, el mensaje desaparece:
Funciones de integración contable
Si dispone del complemento de contabilidad, podrá aplicar campos adicionales a cada línea de una factura.
Puedes asignar cuentas contables a tus artículos y configurar cómo se representan los impuestos en los precios de los artículos (incluidos o excluidos). Para obtener más información, consulta:
Factura finalizada
Una vez que todo esté correcto, cierre la ventana de la factura haciendo clic en el botón "X" en la parte superior derecha (cada cambio que realice se guarda automáticamente).
Se le preguntará si desea enviar un correo electrónico de confirmación sobre la adición de la factura.
En la pantalla de Órdenes de Compra, el estado del pedido se muestra como recibido, y la factura aparece en su página de Facturas / Devoluciones.
Correo electrónico de confirmación / Informe de diferencias
El correo electrónico de confirmación proporciona un resumen de todo lo que aparece en la factura.
Debajo del resumen, se indican las diferencias entre la cantidad recibida y la cantidad pedida, así como las variaciones de costes.
El distribuidor no puede completar el pedido
Si envías un pedido a un distribuidor y este no puede completarlo, puedes cerrar el pedido sin añadir una factura marcándolo como "No se puede completar".
Esto también elimina cualquier artículo del pedido del recuento de pedidos pendientes. De esta forma, se garantiza que la cantidad sugerida para pedir siga siendo precisa.
Para marcar un pedido de compra como imposible de cumplir:
Al visualizar el pedido de compra, haga clic en Acciones > No se puede completar
Haz clic en "Marcar como no se puede cumplir" en la ventana de confirmación.
Nota: Utilice esta opción solo si el distribuidor no puede enviarle nada. Si aun así le envían algunos artículos, añada la factura y elimine los artículos que no se hayan incluido. Consulte « Artículos no recibidos ».