Cuando escanea/carga o importa una factura desde una integración de distribuidor/proveedor, se crea un borrador de factura en el portal web de WISK.

Esto le brinda la oportunidad de aprobar el contenido de la factura antes de convertirla y agregarla a su establecimiento.

Este proceso de revisión es importante porque mantiene la calidad de los datos de sus artículos. Los artículos nuevos o no reconocidos en las facturas se marcan para su revisión antes de su creación, y usted puede realizar modificaciones según sea necesario.

Si su plan de suscripción incluye el procesamiento de facturas por parte de nuestro equipo, podemos procesar borradores de facturas para usted.

Nota: Si nuestro equipo procesa sus facturas, verá un usuario con una dirección de correo electrónico @wisk.ai y un rol de "Procesamiento de borradores de facturas" en la página de su equipo.

Puede obtener más información sobre cómo escanear, cargar o importar desde sus proveedores aquí:

Para seleccionar un borrador de factura para convertir:

Si una factura aparece como "En proceso", significa que se importó o cargó recientemente y se encuentra en proceso de escaneo de reconocimiento de caracteres para extraer los datos. Una vez finalizado el proceso, se configura como "Lista para revisión".

No puedes interactuar con el borrador de la factura mientras esté en este estado.

Nota: Si una factura permanece bloqueada en el estado "Procesando" durante más de un par de horas, puede hacer clic en el botón de detalles para abrirla en una nueva ventana. Haga clic en Acciones > Reprocesar para reiniciar el proceso.

Este estado solo aplica a las facturas enviadas a la dirección de correo electrónico única de su cuenta . Debe seleccionar el distribuidor del que proviene la factura antes de que se ejecute el software de reconocimiento de caracteres.

En los demás métodos de carga, se selecciona al distribuidor como parte del proceso. El estado de la factura cambia a "En proceso" y las partidas comienzan a completarse.

Cuando el estado sea “Listo para revisión”, verá la siguiente información sobre el borrador de la factura:

Haga clic en el botón “Detalles” para revisar los datos extraídos y aprobar el borrador de la factura.

Nota: Según los datos extraídos de la factura, los campos "Fecha de factura" y "Distribuidor" se actualizarán si se encuentra dicha información. Si no se detecta, la ingresará durante el proceso de revisión.

Estos ya se han convertido en una factura y se guardan para sus registros. Puede verlos haciendo clic en el menú desplegable "Filtros predefinidos" y seleccionando "Completado".

Si hace clic en el botón “Detalles” junto a una factura completada, hay un enlace para ver la factura creada.

En el lado izquierdo (1), puede ver la imagen/PDF de la factura o acceder al resultado del texto OCR para ver todos los datos extraídos.
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En el lado derecho (2), verá los detalles de la factura y los artículos según los datos extraídos. El total de artículos detectados se muestra en la esquina inferior derecha.

Al revisar el borrador de la factura, su objetivo es asegurarse de que los datos del lado derecho coincidan con la imagen de la factura de la izquierda.

Nota: Si la factura se importó desde una integración de proveedor, no habrá una imagen/pdf, pero podrá ver los datos de texto sin procesar enviados por el proveedor.

Al visualizar la imagen de la factura, existen varias maneras de interactuar con ella para verificar que la información del lado derecho sea correcta. Si la calidad de la imagen era borrosa o deficiente y no se extrajeron algunos datos, puede ingresarlos manualmente consultando la imagen.

Al hacer clic en una línea de artículo a la derecha, se resalta en la factura dónde el software de reconocimiento de caracteres extrajo la información.

Al visualizar la imagen de la factura, puede elegir entre dos cursores diferentes:

Si desea descargar una copia de la factura en PDF, haga clic en el botón " Descargar PDF ".

Al hacer clic en la pestaña "Resultado del texto" se muestran los datos sin procesar que se extrajeron de la factura.

En función de la imagen/pdf (o de los datos de origen si provienen de una integración de proveedores), se completan los siguientes detalles de la factura:

Si el proceso de escaneo no detectó alguno de los datos anteriores, verá un ícono de información junto al botón "Convertir a factura" que le indicará lo que falta cuando coloque el cursor sobre él.

Agregue la información que falta antes de continuar.

Si no se completó el número de factura, puede ingresarlo en este campo si corresponde.

Nota: Si este número de factura ya está en otro borrador o factura procesada para el distribuidor seleccionado, verá un mensaje que indica que se trata de un duplicado.

Revise sus registros para asegurarse de que no haya cargado o convertido un borrador de factura con el mismo número.

Puede colocar el número de factura en el campo de búsqueda en "Borradores de facturas" y "Facturas / Devoluciones" para encontrar el posible duplicado.

Si se confirma que la factura es un duplicado de una que ya has agregado anteriormente, puedes archivarla de forma segura.

Nota: También puede activar el filtro "Número de factura duplicado" para mostrar solo los borradores de facturas que tengan el mismo número de factura.

Si el distribuidor aún no está en la lista de distribuidores de su establecimiento, o no se detecta ningún nombre de distribuidor en la factura, puede crear un nuevo distribuidor haciendo clic en el botón "+" o seleccionando uno de la lista desplegable. Nota : Esto debe configurarse antes de poder modificar cualquiera de los elementos de la factura.
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Este campo se rellena con la fecha de la factura. Si no se detecta ninguna fecha, haga clic en el campo para configurar la fecha y la hora.

Si la fecha de la factura no refleja el momento en que se agregaron los artículos de la factura con el resto de su stock, puede hacer clic en la "X" y colocar una nueva fecha y hora.

Nota : No puede seleccionar una fecha futura. La mayoría de las facturas deben ser de una fecha reciente. Verifique el formato de fecha de la factura para confirmar si está en dd/mm/aaaa o mm/dd/aaaa .

Asegúrese de agregar facturas antes de que se bloquee el periodo de inventario. No puede seleccionar una fecha que coincida con un periodo de inventario bloqueado. Para obtener más información, consulte:

Esto selecciona su área de inventario predeterminada. Haga clic en la flecha desplegable para seleccionar otra área si es necesario. Si los artículos se colocaron en varias áreas, seleccione la que mejor se adapte a sus necesidades.

El total general de la factura, que incluye todas las partidas, cargos, comisiones y/o créditos. Este importe se puede editar si es necesario.

La suma de las partidas individuales de la factura. Puede agregar cargos y créditos para que los dos importes totales coincidan. Este valor aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Una vez que haya agregado toda la información faltante, puede comenzar a revisar los artículos en la factura.

Debajo de los detalles de la factura, verá cada línea de artículo que se detectó en la factura.

Para cada línea de artículo, el software de reconocimiento de caracteres busca la siguiente información:

Según los resultados del software de reconocimiento de caracteres, cada elemento de línea es:

Nota: En la parte superior de la página, verá que el botón “Convertir a factura” estará desactivado hasta que se procesen todos los elementos que requieren acción.

El proceso de escaneo de facturas verifica el código de distribuidor del artículo para encontrar una coincidencia en la lista de artículos de su establecimiento. Si se reconoce un artículo y no falta información, se resalta en verde.

Nota: Para obtener los mejores resultados, asegúrese de haber agregado códigos de distribuidor a todos sus artículos.

Al hacer clic en un elemento reconocido, se expande para ver detalles adicionales.

Incluso aunque un artículo sea reconocido, debes verificar nuevamente el monto con la factura para asegurarte de que todo esté correcto.

Puede hacer clic en cualquier campo para editar el valor si se requieren cambios.

Nota: Después de realizar todos los cambios, haga clic en el botón "Guardar" para confirmarlos y actualizar los totales.

Los elementos resaltados en rojo son:

Es posible que un artículo no se reconozca porque falta el código del artículo o la calidad de la imagen es deficiente o está obstruida.

Nota: En "Ver elementos", puede filtrar los elementos para mostrar solo aquellos que necesitan atención.

Deberá realizar las siguientes acciones para cada elemento que requiera atención antes de poder convertir/aprobar la factura. Puede ser:

En algunos casos, se reconoce un artículo, pero el software de reconocimiento de caracteres no detecta algún detalle, como el coste o la cantidad de unidades.

Si el artículo ya está en el establecimiento, pero el escaneo no pudo detectarlo:

Si un artículo está en la lista de tu establecimiento, pero no tiene un código de distribuidor asociado, no se encontrará ninguna coincidencia durante el proceso de escaneo. Para vincular el código de distribuidor detectado a un artículo existente:

Si el artículo aún no forma parte de la lista de artículos de tu establecimiento, deberás crear un artículo nuevo.

A veces, es posible que recibas un artículo que sea una variación de un artículo que ya se encuentra en tu establecimiento.

Por ejemplo, pides una bolsa de 9 kg de harina común y recibes dos bolsas de 4,5 kg. Estas bolsas de 4,5 kg tendrán diferentes precios y códigos, pero siguen siendo harina común.

Otro ejemplo sería que normalmente pides una botella de alcohol de 750 ml, pero el proveedor solo tiene botellas de 1 litro en stock en ese momento.

Para obtener más información sobre las variaciones de artículos, consulte:

Para agregar una nueva variación de artículo en una línea de artículo:

En algunos casos, es posible que el proceso de escaneo no detecte una línea de artículo en la factura.

Puede agregar una nueva línea de artículo a la factura haciendo clic en:

Esto crea una línea en blanco donde puedes buscar un elemento existente o agregar uno nuevo:

Si una línea de artículo se agregó por error o no es relevante para la factura, puede eliminarla haciendo clic en el botón "Eliminar" cuando pase el cursor sobre ella.

También puede hacer clic en las casillas de verificación junto a los elementos de línea y hacer clic en el botón "Eliminar líneas seleccionadas".

Antes de aprobar la factura, puede agregar cargos y créditos si corresponde.

Esto puede incluir, entre otras cosas:

Como recordatorio, el "Total Escaneado" es el valor total de la factura, incluyendo cargos y créditos. El "Total" es el valor total de las partidas detectadas en la factura. Para que estos valores coincidan, deberá agregar cargos y/o créditos.

Una vez que haya terminado de revisar el borrador de la factura y el total escaneado coincida con el total, estará listo para convertirlo.

Para convertir la factura:

Si hay más facturas para procesar, puede hacer clic en los botones de flecha a los lados de la ventana para ir a la factura anterior o siguiente.

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