Contenu de l'article
Introduction
Après avoir effectué votre premier inventaire, vous devez ajouter les factures de tout stock entrant dans votre établissement.
Lors de votre deuxième inventaire, vous verrez la quantité de chaque article utilisée entre ces deux inventaires. C'est ce qu'on appelle la « consommation ».
Remarque : si vous n'avez ajouté aucune facture et que vous démarrez un nouvel inventaire, l'application vous rappelle de les ajouter.
L'application mobile mémorise vos derniers comptages, dans l'ordre de leur soumission. Vous pouvez rapidement ajuster les comptages précédents pour refléter le nouveau montant.
Pour démarrer votre deuxième inventaire, vous pouvez soit :
Appuyez sur « Terminer le deuxième inventaire » dans la liste des tâches
ou appuyez sur « Démarrer l'inventaire » sur l'écran « Inventaires »
Important : Lors de votre deuxième inventaire, vous devez commencer un nouvel inventaire comme indiqué ci-dessus. Ne modifiez pas votre premier inventaire.
Chaque inventaire est un instantané des niveaux de stock le jour de l'inventaire. Si vous modifiez le même inventaire à chaque inventaire, vous n'obtiendrez aucune donnée exploitable, car il n'y aura aucun point de comparaison.
Vue de liste
Lors de votre deuxième inventaire, vous pouvez utiliser la vue Liste pour gagner du temps lors du comptage.
Appuyez simplement sur une zone et vous verrez la vue Liste par défaut.
La vue Liste affiche tout ce que vous avez soumis dans cette zone à partir de votre inventaire précédent, dans l'ordre dans lequel il a été soumis.
Au lieu de devoir scanner chaque élément, vous ajustez les comptes à partir de la liste.
Ceci est particulièrement utile dans les zones où les articles ne bougent pas beaucoup, et vous pouvez toujours revenir au lecteur de codes-barres ou utiliser la recherche à tout moment.
Vous n’êtes pas obligé d’utiliser cette fonctionnalité, mais elle peut vous faire gagner beaucoup de temps lors du comptage.
Remarque : Si vous ne souhaitez pas que certains utilisateurs aient accès à la vue Liste, vous pouvez créer un rôle personnalisé sans autorisation. Lors de l'inventaire, ils devront scanner les codes-barres ou utiliser la recherche. Voir :
Compter les objets
Cette section explique comment compter vos éléments si vous utilisez la liste précédente.
Unités complètes
Ajustez le compte avec les boutons + ou -, ou laissez-le tel quel si le compte reste inchangé
Balayez vers la droite pour soumettre le décompte
Remarque : Vous devez glisser un objet pour qu'il soit comptabilisé dans l'inventaire actuel. Si vous modifiez la quantité sans le glisser, il ne sera pas comptabilisé. Lorsqu'un objet est compté, son nombre augmente dans la barre « Procéder aux scans actuels ».
Si vous ne possédez plus d'unités complètes de l'article, veuillez consulter « Articles avec un nombre de 0 » ci-dessous.
Cas
Si vous comptiez certains articles comme des caisses complètes et qu'ils sont maintenant ouverts, appuyez sur l'article et ajustez les quantités. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons compté deux caisses de citrons verts dans l'inventaire précédent, mais nous avons maintenant un mélange de caisses et d'unités individuelles.
Saisissez le nombre de caisses et d’unités, puis appuyez sur Confirmer.
Unités partielles / En poids
Pour tous les éléments de l'inventaire précédent qui étaient des unités partielles ou pesées, appuyez dessus et utilisez l'une des méthodes suivantes pour les compter :
Utilisez le mode visuel et estimez le montant restant
Saisir un poids manuellement
Placer sur la balance Bluetooth prise en charge
Si l'article n'est plus en stock, veuillez consulter « Articles avec un nombre de 0 » ci-dessous.
Visuel
Pour toutes les unités/poids partiels qui ont été précédemment comptés à l'aide du mode visuel, vous verrez une ligne directrice indiquant ce qui a été soumis la dernière fois.
Appuyez sur le montant actuel en % et appuyez sur « Confirmer ».
Saisir un poids manuellement
Pour toutes les unités/poids partiels qui ont été précédemment comptés en saisissant un poids manuellement, saisissez le nouveau poids et appuyez sur « Confirmer »
Balance Bluetooth prise en charge
Pour les unités/poids partiels qui ont été précédemment comptés à l'aide de la balance, placez-les sur la balance pour enregistrer le nouveau poids, puis appuyez sur « Confirmer »
Si l'article que vous avez placé sur la balance se trouve dans un conteneur, apprenez-en plus ici :
Articles avec un compte de 0
Si un article de la liste précédente a été utilisé et que vous ne l'avez plus, vous pouvez soit :
Soumettez l'élément avec un compte de 0. Utilisez cette option si vous souhaitez conserver la place de l'élément dans la liste précédente pour la prochaine fois.
Masquer l'élément de la liste précédente ou l'ignorer
Pour plus d'informations, voir :
Soumettre comme 0
Sur « Afficher par inventaire précédent », faites glisser l'élément vers la gauche
Appuyez sur « Soumettre en tant que 0 »
Appuyez sur « Oui, soumettre » dans la fenêtre de confirmation
Remarque : ce message s'affiche chaque fois que vous soumettez un élément avec la valeur 0, sauf si vous appuyez sur « Ne plus afficher »
Pour vérifier que l'élément a été soumis comme 0, appuyez sur « Vérifier le nombre d'éléments »
L'élément avec un compte de 0 apparaît sur le résumé de la zone
Masquer / Ignorer
Il existe plusieurs façons de masquer/ignorer des éléments de la liste précédente lors du comptage :
Ignorez-le et passez à l'élément suivant de la liste
Faites-le glisser vers la gauche et appuyez sur Masquer
Appuyez plusieurs fois sur le bouton « - » jusqu'à ce qu'une icône de masquage apparaisse. Appuyez sur « Masquer » dans la fenêtre de confirmation.
Articles ne figurant pas sur la liste précédente / Nouveaux articles
Disons que vos articles ont été déplacés et qu'il y a maintenant un nouvel article avant la Pizza Mozzarella dans l'exemple ci-dessous.
Tu peux:
Revenez au lecteur de codes-barres et scannez le code-barres de l'article ou
Appuyez sur le bouton Rechercher/Ajouter
Remarque : Ceci s'applique également à tous les nouveaux articles ajoutés à votre établissement. Si vous avez reçu un nouvel article entre deux inventaires, il n'apparaîtra pas dans l'inventaire précédent, car il n'y était pas comptabilisé. Vous devrez l'ajouter en scannant son code-barres ou en utilisant la recherche.
Révision d'une zone
Après avoir compté tous vos objets dans une zone, appuyez sur « Passer aux analyses en cours ».
Comme dans votre premier inventaire, vous verrez tout ce que vous avez compté dans la zone, dans l'ordre dans lequel il a été soumis.
Vous pouvez ajuster le nombre d'articles ou les supprimer en les faisant glisser vers la gauche. Après avoir effectué les modifications nécessaires, appuyez sur « Consulter l'inventaire de la zone ».
Pour chaque article compté dans cette zone, le comptage précédent et actuel est affiché, ce qui permet d'identifier d'éventuelles erreurs de comptage.
En cas de différence importante entre les nombres, appuyez sur l'élément pour afficher le détail du nombre actuel. Vous pouvez ensuite revenir en arrière et apporter les modifications nécessaires.
Une fois la zone examinée, appuyez sur « Terminé »
Révision de l'inventaire
Une fois toutes vos zones enregistrées, il vous sera demandé de vérifier et de soumettre l'inventaire.
L'écran de révision de l'inventaire affiche pour chaque article :
le décompte de l'inventaire précédent
toutes les factures ajoutées pendant cette période
le décompte actuel
alors il affiche soit la consommation soit une erreur de stock
Consommation
La consommation est l'utilisation de l'article entre les deux inventaires.
Consommation = Stock initial + Factures - Stock final
Erreurs de stock
Une erreur de stock, également appelée consommation négative, signifie que vos stocks ont augmenté sans raison apparente. Cela est généralement dû à :
Une erreur de comptage sur l'inventaire précédent ou actuel
Une facture manquante ou mal datée
Avant de soumettre l'inventaire, essayez de corriger les erreurs de stock en vérifiant vos décomptes pour l'inventaire actuel et assurez-vous d'avoir ajouté toutes vos factures.
Remarque : pour voir rapidement toutes les erreurs de stock, vous pouvez activer le filtre « Afficher les erreurs de stock »
Pour obtenir plus d'informations, vous pouvez appuyer sur un élément pour voir une répartition complète de l'endroit où il a été compté.
Dans cet exemple, il existe une différence importante entre le nombre précédent (50) et le nombre actuel (125) dans la zone Stock. De plus, aucune facture ne contenait cet article pendant cette période. Vérifiez que le nombre actuel est correct, puis ajoutez les factures manquantes.
Remarque : Certaines zones peuvent présenter une erreur de stock pour l'article, ce qui est normal. Ce problème ne se pose que si l'article est globalement en rupture de stock.
Apprendre encore plus:
Soumission de l'inventaire
Lorsque vous êtes prêt à soumettre, appuyez sur « Soumettre l’inventaire ».
Appuyez ensuite sur « Approuver » pour confirmer que l’inventaire est terminé.
Remarque : Si vous soumettez l'inventaire alors qu'il présente des erreurs de stock, vous recevrez une notification. Si vous ne pouvez pas les corriger immédiatement, notez-les pour pouvoir les résoudre ultérieurement, puis appuyez sur « Soumettre l'inventaire ».
Après avoir soumis l'inventaire, vous recevrez un rapport de consommation en plus du rapport d'inventaire. En savoir plus :
Si vous vous rendez compte que vous avez fait une erreur après avoir soumis l'inventaire, vous pouvez modifier l'inventaire dans l'application.