Écrit par Nick Neale

Mis à jour il y a plus de 4 mois

Après avoir effectué votre premier inventaire, vous devez ajouter les factures pour tout stock entrant dans votre établissement.

Lors de votre deuxième inventaire, vous constaterez la quantité de chaque article consommée entre les deux comptages. C'est ce qu'on appelle la « consommation ».

L'application mobile conserve également en mémoire vos derniers comptages, dans l'ordre de leur saisie. Vous pouvez ainsi rapidement ajuster les comptages précédents pour refléter le nouveau montant.

Pour commencer votre deuxième inventaire, vous pouvez soit :

Important : Lors de votre deuxième inventaire, vous devez créer un nouvel inventaire comme indiqué ci-dessus. Ne modifiez pas le premier inventaire.
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Chaque inventaire représente un instantané des niveaux de stock à un moment précis. Si vous modifiez systématiquement le même inventaire, vous n’obtiendrez aucune donnée exploitable, faute de point de comparaison.

Si vous n'avez ajouté aucune facture depuis votre premier inventaire, un message vous invitera à le faire. C'est le seul moyen de suivre précisément votre consommation.

Lors de votre deuxième inventaire, vous pouvez utiliser la vue Liste pour gagner du temps pendant le comptage.

Il suffit de toucher une zone pour que la vue Liste s'affiche par défaut :

La vue Liste affiche tous les articles que vous avez enregistrés dans cette zone lors de votre inventaire précédent, dans l'ordre de leur enregistrement. Au lieu de devoir scanner chaque article, vous pouvez ajuster les quantités directement depuis la liste.

C'est particulièrement utile dans les zones où les articles ne bougent pas beaucoup, et vous pouvez toujours revenir au lecteur de codes-barres à tout moment.

Si plusieurs utilisateurs ont été comptabilisés dans cette zone lors de l'inventaire précédent, le système affiche l'utilisateur qui a soumis cet élément.

L'utilisation de cette fonctionnalité est facultative, mais elle peut vous faire gagner un temps précieux lors du comptage. Remarque : Si vous souhaitez limiter l'accès à la vue Liste à certains utilisateurs, vous pouvez créer un rôle personnalisé sans autorisation d'utilisation. Lors de l'inventaire, ils devront scanner les codes-barres ou utiliser la fonction de recherche. Voir :
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Pour les unités complètes, ajustez le nombre avec les boutons + ou -, puis faites glisser vers la droite pour soumettre.

Remarque : Vous devez scanner un article pour qu'il soit comptabilisé dans l'inventaire. Si vous modifiez la quantité sans scanner l'article, il ne sera pas pris en compte.

Si vous ne possédez plus d'unités complètes de cet article, veuillez consulter la section « Articles en quantité égale à 0 » ci-dessous.

Pour les unités partielles pesées à l'aide de la balance, il suffit de les sélectionner et de les placer sur la balance pour enregistrer le nouveau poids, puis d'appuyer sur « Confirmer ».

Remarque : Puisque vous ne scannez pas l’article, vérifiez bien que vous pesez le bon format. Par exemple, si vous avez plusieurs formats de Jameson (750 ml, 1 l, 1,75 l, etc.), assurez-vous de peser celui indiqué dans l’application.

Pour les unités partielles comptabilisées visuellement, touchez simplement l'article ; un repère s'affichera indiquant la dernière valeur enregistrée. Touchez la quantité actuelle, puis Confirmer.

Si certains articles étaient comptabilisés comme des caisses complètes et qu'ils sont maintenant ouverts, il vous suffit de sélectionner l'article et d'ajuster les quantités. Dans l'exemple ci-dessous, nous avions comptabilisé 4 caisses dans l'inventaire précédent, mais nous avons maintenant un mélange de caisses et d'unités individuelles. Indiquez simplement le nombre de caisses et d'unités, puis appuyez sur « Confirmer ».

Si un article est épuisé et que vous ne le possédez plus, vous pouvez soit :

Pour en savoir plus, consultez :

Supposons que vos articles aient changé de place et qu'il y ait maintenant un nouvel article avant la tequila dans l'exemple ci-dessous, qui est l'article suivant sur la liste.

Vous pouvez revenir au lecteur de codes-barres et scanner le code-barres de l'article, ou vous pouvez utiliser le bouton Rechercher/Ajouter.

Remarque : Ceci s’applique également aux nouveaux articles ajoutés à votre liste de lieux. Si vous avez reçu un nouvel article entre deux inventaires, il n’apparaîtra pas dans la liste des commandes d’inventaire car il n’a pas été comptabilisé lors de l’inventaire précédent. Vous devrez l’ajouter en scannant son code-barres ou en utilisant la fonction de recherche.

Vous pouvez également ajouter un article en appuyant sur le menu déroulant « Afficher par ordre d'inventaire », puis en sélectionnant « Afficher par catégorie d'article ». Il vous suffit ensuite de trouver l'article dans la liste, d'indiquer la quantité et de le faire glisser.

Après avoir compté tous les articles d'une zone, appuyez sur « Passer aux scans en cours », puis sur « Vérifier l'inventaire de la zone ».

Vous verrez le nombre total de chaque article dans la zone, ainsi que le nombre d'articles de l'inventaire précédent.

Une fois la révision terminée, appuyez sur « Terminé ».

Remarque : Comme pour votre premier inventaire, vous devez sauvegarder chaque zone pour soumettre l'inventaire.

Une fois toutes vos zones enregistrées, il vous sera demandé de vérifier et de soumettre l'inventaire.

L'écran « Révision des stocks » affiche pour chaque article : le décompte de l'inventaire précédent, les factures ajoutées pendant cette période, le décompte actuel, puis la consommation ou une erreur de stock.

La consommation correspond à votre utilisation des produits entre deux stocks quelconques.

Consommation = Stock initial + Factures - Stock final

Pour en savoir plus sur la consommation, consultez :

Une erreur de stock, également appelée consommation négative, signifie que votre inventaire a augmenté sans raison valable.

Cela est généralement dû à une erreur de comptage dans l'inventaire précédent ou actuel, ou à une facture manquante ou mal datée.

Par exemple, vous avez compté 6 unités d'un article lors de votre inventaire précédent, sans ajouter de factures, mais vous en avez compté 12 lors de cet inventaire. D'où proviennent les unités supplémentaires ?

Avant de soumettre l'inventaire, essayez de corriger toute erreur de stock en revérifiant vos comptages pour l'inventaire actuel et assurez-vous d'avoir ajouté toutes vos factures.

Remarque : Pour consulter rapidement toutes les erreurs de stock, vous pouvez activer le filtre « Afficher les erreurs de stock ».

Pour obtenir plus d'informations, vous pouvez appuyer sur un élément pour voir le détail complet de son comptage.

Apprendre encore plus:

Lorsque vous serez prêt à soumettre, appuyez sur « Soumettre l’inventaire ».

Vous serez averti(e) de toute erreur de stock restante. Si vous ne pouvez pas les corriger immédiatement, notez-les afin de pouvoir les résoudre ultérieurement, puis appuyez sur « Soumettre l’inventaire ».

Après avoir soumis l'inventaire, vous recevrez un rapport de consommation en plus du rapport d'inventaire. En savoir plus :

Si vous vous rendez compte d'une erreur après avoir soumis l'inventaire, vous pouvez le modifier dans l'application :