Une fois que vous aurez effectué au moins deux inventaires dans une catégorie d'inventaire partiel, vous recevrez un e-mail contenant un rapport d'inventaire, un rapport de consommation et un rapport d'écart (si votre système de point de vente est intégré à WISK ou si vous avez téléchargé manuellement des données de vente).

Le rapport d'inventaire est inclus pour vos archives, mais la consommation et les écarts seront les principaux éléments d'analyse pour identifier tout problème potentiel.

Vous pouvez également consulter l'inventaire, la consommation et les écarts sur le portail Web WISK.

Lorsque vous soumettez votre inventaire partiel, tout utilisateur configuré pour recevoir les courriels relatifs à cet inventaire reçoit une copie des rapports.
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Ce courriel, intitulé « Rapport d'inventaire partiel », contient en pièces jointes les rapports standard d'inventaire, de consommation et d'écart. Des liens permettent également de consulter chaque rapport sur le portail web WISK.

Vous trouverez plus d'informations sur la configuration des destinataires des e-mails d'inventaire partiel ici :

Pour consulter vos rapports sur le portail Web WISK :

Pour consulter le rapport/résumé d'inventaire, cliquez sur l'onglet « Détails ».
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Celui-ci affiche le détail de tout ce qui a été compté lors de l'inventaire partiel, regroupé par famille et par catégorie.

Le fichier xls d'inventaire que vous recevez par e-mail est identique à celui inclus dans un inventaire complet normal.

Pour en savoir plus, consultez :

Pour consulter la consommation, cliquez sur l'onglet « Consommation ».

L'onglet/rapport de consommation permet de comparer vos quantités en stock et de visualiser la valeur des articles consommés entre vos inventaires partiels. La période d'inventaire est affichée au-dessus du tableau.

Si votre système de point de vente n'est pas intégré, vous pouvez toujours comparer manuellement la consommation aux ventes à partir de votre système de point de vente.

Pour plus d'informations sur les rapports de consommation, consultez ici :

Pour consulter les détails de l'écart, cliquez sur l'onglet « Écart ».

Le rapport d'écart s'appuie sur le rapport de consommation en intégrant les données de ventes entre les inventaires partiels. La période d'inventaire est indiquée au-dessus du tableau.

Il s'agit d'une version spéciale du rapport d'écart qui inclut uniquement les ventes des articles de point de vente qui sont associés aux articles comptabilisés dans l'inventaire partiel.

Remarque : Si votre établissement envoie un rapport de ventes quotidien par courriel, veuillez effectuer votre inventaire de clôture après l’envoi des données de vente à WISK afin de recevoir un rapport d’écart. Pour plus d’informations, consultez la section « Rapport de ventes quotidien » de cet article .

Le rapport de variance vous permet de voir la quantité vendue pour chaque article, en fonction des recettes que vous avez ajoutées dans la section Articles du point de vente.

Veuillez vous assurer qu'aucun article de point de vente non associé ne contient d'articles que vous suivez dans l'inventaire partiel , et que votre association est correcte. Dans le cas contraire, vos valeurs de vente seront inexactes.

Ces données de vente sont ensuite comparées à votre consommation, afin de calculer un écart.

Remarque : Les consommations et les ventes concernent l’ensemble de l’établissement. Si votre établissement comprend plusieurs bars, vous ne pourrez pas consulter les consommations et les ventes par bar pour le moment. Seules les ventes et les consommations globales de l’établissement pour la période entre les inventaires partiels seront affichées.

Pour plus d'informations sur les rapports d'écart, consultez ici :

L'onglet Chronologie affiche toutes les actions effectuées lors de l'inventaire partiel. Cela inclut tous les articles ajoutés, modifiés et supprimés.
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Il indique également la date et l'heure d'envoi des rapports d'inventaire par courriel après la soumission du décompte.

Dans cet exemple, notre établissement effectue un inventaire hebdomadaire depuis un mois et a constaté une variation constante de nos stocks de Jameson, d'Absolut Vodka et de Grey Goose Vodka.

En effectuant des inventaires partiels de ces articles avant l'ouverture du bar deux soirs de suite, nous pouvons identifier l'origine de l'écart.

Une fois ces inventaires terminés, nous recevrons un rapport d'écart.

Sur la page récapitulative, vous verrez votre variance globale, la variance par famille et la variance par catégorie.

La capture d'écran ci-dessus montre :

Coût de l'écart - La somme des coûts de l'écart pour chaque article.

Coût de l'écart = Coût unitaire * Écart. Un coût de l'écart négatif indique une perte. Ici, il est de -26,81 $. Cela signifie que nous avons utilisé plus de produit que nécessaire selon les recettes ajoutées. L'idéal est que le coût de l'écart soit le plus proche possible de 0 $.

Ventes - Total des ventes des articles pendant la période (d'après la correspondance des articles en point de vente). Dans ce cas précis, les ventes des articles suivis s'élèvent à 350,00 $.

Coût – Le coût des marchandises consommées. Il s'agit de la valeur des quantités consommées au prix coûtant, calculée à partir des stocks d'ouverture et de clôture. Dans ce cas, il est de 97,43 $.

Prix ​​de détail - Valeur théorique du produit dont le coût d'écart aurait été vendu selon les recettes de votre système de point de vente. Autrement dit, un produit d'une valeur de -26,81 $ aurait généré 132,87 $ de ventes. Cette valeur est négative car il s'agit d'une perte théorique.

Coût des boissons : coût des marchandises consommées divisé par le chiffre d’affaires. Dans ce cas, il est de 97,43 $ / 350 $ = 27,84 %.

Qu'est-ce que tout cela signifie ? En résumé, nous perdons des profits car nous consommons plus de produits que nécessaire, compte tenu des recettes que nous avons saisies dans le système.

En consultant le résumé par catégorie, nous pouvons commencer à analyser plus en détail et voir d'où proviennent ces pertes :

Pour le Scotch, le Whisky et la Vodka, le coût de variance est négatif, ce qui indique une perte.

Cela signifie que la consommation a été supérieure à la quantité qui aurait dû être vendue.

Si l'on considère le scotch et le whisky, le coût des boissons est très élevé, à 38,49 %. Le coût « idéal » des boissons peut varier selon le marché, mais pour les spiritueux, un taux entre 15 et 20 % est généralement acceptable.

Plus bas dans le rapport, vous trouverez un détail par article : stock initial, stock final, quantité consommée, quantité vendue, etc.

Pour Jameson, cela indique que durant la période entre deux inventaires partiels, nous avons consommé 0,8 unité, mais n'en avons vendu que 0,4. Cela suggère un possible surdosage ou un déversement durant cette période, ou encore des quantités versées non enregistrées dans le système de caisse. L'écart est donc de 10,29 oz.

Pour l'Absolut, on constate que 1,2 unité a été vendue, mais seulement 0,6 unité a été consommée. Cela indique en réalité un écart positif : la consommation a été inférieure aux ventes.

Cependant, si l'on examine les données relatives à la Grey Goose, on constate que 0,6 unité a été vendue, alors que 1,2 a été consommée. Il est donc possible que, dans certains cas, l'Absolut ait été enregistrée dans le terminal de point de vente, mais que de la Grey Goose ait été servie par erreur.

Comme mentionné précédemment, vous devez vous assurer que le mappage de vos articles/recettes dans votre système de point de vente est correct et que vous ne manquez aucune donnée de vente pour confirmer l'exactitude de ces chiffres.

Remarque : Pour vérifier les données de vente, vous pouvez accéder à Ventes > Ventes sur le portail Web WISK et saisir la période de l'inventaire indépendant en utilisant « Période personnalisée ».

Si les données sont correctes, il est possible qu'il s'agisse d'un problème lié au personnel et que la direction de votre établissement puisse le résoudre.

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