Sommaire de l'article
Introduction
La page Factures / Retours vous permet de consulter les factures ou les retours des fournisseurs/distributeurs qui ont été ajoutés à votre compte.
Pour y accéder, cliquez sur Commandes > Factures / Retours dans la barre de menu de gauche.
La page Factures/Retours comporte deux onglets principaux :
Onglet Factures/Retours : cet onglet affiche toutes vos factures et tous vos retours pour la période sélectionnée. Vous pouvez les ouvrir pour en consulter les détails.
Onglet « Analyse des factures et des retours » : cet onglet affiche toutes vos données au niveau de l’article pour la période sélectionnée. Il vous permet de visualiser vos dépenses, les quantités reçues de chaque article, etc.
Ajouter des factures/retours à votre compte
Pour rappel, les factures sont ajoutées soit par :
Facture manuelle : vous créez la facture de A à Z, en ajoutant les articles et en mettant à jour les prix. Vous pouvez le faire sur le web ou via l’application iOS . Vous pouvez ajouter une image pour conserver une copie numérique de la facture papier.
À partir d'un bon de commande : si vous avez généré une commande via WISK, vous pouvez créer une facture à partir de ce bon de commande dès sa réception sur le lieu de l'événement. La facture contient déjà les articles ajoutés à la commande et vous pouvez modifier les quantités et les coûts si nécessaire. Vous pouvez effectuer cette opération sur le site web ou via l'application iOS et ajouter une image pour conserver une copie numérique de la facture papier.
Numérisation / Téléchargement / Envoi par courriel - Si votre forfait inclut le traitement des factures par l'équipe WISK, vous pouvez télécharger ou envoyer vos factures par courriel. Les données sont extraites à l'aide d'un logiciel de reconnaissance de caractères. L'équipe WISK vérifie ensuite la facture provisoire et la finalise.
Les retours sont ajoutés soit sur le site web, soit via l'application iOS. Pour en savoir plus, consultez :
Onglet Factures / Retours
Cet onglet affiche toutes vos factures/reçus qui ont été ajoutés à votre compte.
Par défaut, les factures et les retours sont regroupés par Année > Mois > Semaine. À chaque niveau de regroupement, le montant total en dollars est affiché pour faciliter le suivi des dépenses.
En mode d'affichage par défaut, les colonnes suivantes s'affichent :
Date - Date de la facture / du retour
Distributeur - Le distributeur/fournisseur figurant sur la facture ou le retour
Opération – qu’il s’agisse d’une facture ou d’un retour
Description - combine le distributeur et le fonctionnement pour fournir une description de l'action
Envoyé à la comptabilité - Cette option apparaît uniquement si vous avez installé l'extension d'intégration comptable. La case est cochée si la facture a été exportée vers votre logiciel comptable.
Personne - l'utilisateur qui a créé/ajouté la facture ou le retour.
Numéro de facture - le numéro de facture fourni par le distributeur/fournisseur
Photos – Si des photos sont jointes à la facture, une icône en forme d’œil apparaît. Vous pouvez cliquer dessus pour les afficher.
Créé le : - Cette date indique la date de création de la facture ou de la déclaration dans WISK. Elle peut différer de la date de la facture ou de la déclaration papier.
Total - Le montant total de la facture en dollars
Évolution des coûts - Indique le nombre d'articles dont le coût a augmenté ou diminué sur la facture
Pour en savoir plus sur les autres affichages, consultez la section « Personnalisation de votre affichage ».
Consultation d'une facture / d'un retour
Pour consulter une facture ou un retour, cliquez sur le bouton « Détails » situé à côté.
Cela ouvre la facture dans une nouvelle fenêtre, où s'affichent les articles contenus dans la facture ou le retour.
Remarque : Les champs Compte GL et Taux de taxe ne sont disponibles qu'avec le module complémentaire d'intégration comptable
.
Si vous souhaitez modifier la facture/le retour ou consulter les modifications de coûts, vous pouvez le faire ici. Pour en savoir plus, veuillez consulter ces ressources :
Champ de recherche
Vous pouvez utiliser le champ de recherche pour trouver une facture ou un retour spécifique. La recherche peut porter sur n'importe quel critère correspondant aux colonnes ci-dessus.
Dans l'exemple ci-dessous, un numéro de facture spécifique a été saisi dans les résultats de recherche.
Définir une date ou une plage d'inventaire
Par défaut, il affiche toutes les factures et tous les retours ajoutés à votre compte. Vous pouvez affiner l'affichage en sélectionnant une période ou une plage d'articles.
Vous pouvez choisir parmi plusieurs plages de dates prédéfinies ou définir les vôtres.
Vous pouvez également choisir de n'afficher que les factures/retours ajoutés entre deux inventaires.
Filtres prédéfinis
Le menu déroulant des filtres prédéfinis vous permet de voir :
toutes les factures archivées
factures où le total scanné/total sur papier ne correspond pas au total de la facture, ou
Factures provenant du même distributeur avec un numéro de facture en double (vous pouvez ainsi vérifier si une facture a été ajoutée plusieurs fois par erreur).
Personnalisation de votre écran
Lorsque vous consultez vos factures et vos déclarations, vous pouvez personnaliser l'affichage pour voir exactement les informations dont vous avez besoin.
Pour plus d'informations, veuillez consulter :
Points de vue rapportés
De plus, les vues de rapports prédéfinies suivantes sont disponibles :
Vue principale - la vue par défaut affichant toutes vos factures/déclarations regroupées par année > mois > semaine
Par distributeur - Cette vue regroupe les factures et les retours par distributeur, puis par année, mois et semaine. Cela vous permet de visualiser vos dépenses par distributeur.
Ajouter un rapport : vous pouvez créer votre propre vue/rapport prédéfini et le personnaliser.
Exporter la vue actuelle
Pour exporter toutes les données actuellement visibles à l'écran, cliquez sur l'icône XLS ou PDF pour télécharger une copie du tableau.
Onglet Analyse des factures et des retours
Pour obtenir des informations détaillées sur des articles spécifiques, utilisez l'onglet Analyse des factures/retours
.
Cet onglet affiche chaque ligne de facture, y compris les frais et les crédits. L'affichage détaillé permet de regrouper les lignes pour visualiser le total des dépenses par article et plus encore. Par exemple, vous pouvez consulter vos dépenses en Jameson au cours du trimestre précédent grâce à l'un des rapports prédéfinis.
Cliquez sur « Détails » à côté d'un élément de ligne pour ouvrir la facture/le retour spécifique dans lequel l'élément apparaît.
Grâce aux vues de reporting prédéfinies, cet onglet répond à des questions telles que :
La quantité d'un article spécifique que vous avez achetée (quantité ou montant) au cours d'une période donnée.
Quels sont les articles pour lesquels vous avez le plus dépensé au cours d'une période donnée ?
Total des frais supplémentaires payés / crédits reçus sur une période donnée
Après avoir sélectionné une vue, vous pouvez ensuite utiliser la recherche ou la plage d'inventaire/de dates pour affiner vos résultats.
Points de vue rapportés
Pour sélectionner une vue de rapport, cliquez sur « Principal » et tous les rapports disponibles s'affichent :
Principal - affiche chaque ligne des factures triées par date la plus récente
Achats par distributeur : regroupe les articles par distributeur afin d’afficher le total des dépenses pour ce distributeur et le montant dépensé pour chaque article. Cela permet de répondre à des questions telles que : « Combien ai-je dépensé chez ce distributeur le trimestre dernier ? »
Par montant d'achat : ce critère trie vos articles en fonction du montant dépensé le plus élevé sur la période sélectionnée. Ce classement s'applique à tous les distributeurs auprès desquels l'article a été vendu.
Achats par article : cette section regroupe vos articles par famille, puis par catégorie, et affiche ensuite le total des dépenses pour chaque article sur la période sélectionnée.
Achats par compte général - Si vous avez installé le module complémentaire d'intégration comptable et configuré vos comptes généraux, cette section affiche le total des dépenses par compte général.
Achats par facture - Similaire à l'onglet « Factures / Retours », cet onglet affiche le contenu de chaque facture.
Rapport des frais - Si vous utilisez l'option Frais/Crédits, ce rapport affiche tous les frais figurant sur les factures de la période sélectionnée.
Rapport des crédits - Si vous utilisez la fonction Frais/Crédits, ce rapport affiche tous les crédits figurant sur les factures de la période sélectionnée.
