Contenido del artículo
Introducción
Siempre que reciba nuevo stock en un establecimiento, deberá añadir la factura a su cuenta.
Si no generaste la orden de compra en WISK, debes agregar la factura manualmente.
En este artículo, explicaremos cómo agregar la factura en el portal web de WISK.
Crear la factura
En el portal web de WISK, haga clic en “Pedidos” y luego en “Facturas/Devoluciones”.
Haz clic en “Acciones” y, en “Nuevo”, haz clic en Factura.
Agregar detalles de factura
Antes de agregar artículos a la factura, deberá ingresar el distribuidor, cuándo y dónde se recibió, el total de la factura y fotos de cada página de la misma.
Seleccione el distribuidor del que recibe la factura haciendo clic en el menú desplegable.
Nota: Si no ve el distribuidor en la lista, desplácese hacia abajo y haga clic en “Nuevo distribuidor” y complete los datos del distribuidor.
Seleccione el área donde se agregarán los artículos de la factura. Si los artículos se colocarán en varias áreas, seleccione la más apropiada. En este ejemplo, seleccionaremos el Almacén.
Como paso opcional, puede anotar el número de factura y el total en papel. Este valor refleja todos los cargos, impuestos, etc. que figuran en la factura.
Nota: Si el número de factura coincide con el de otra factura existente del mismo distribuidor, no podrá crearla. Asegúrese de haber introducido el número correctamente y de no estar añadiendo un duplicado.
Asegúrese de que la fecha y la hora reflejen el momento en que los artículos de la factura se colocaron junto con el resto de su inventario. Por defecto, se completa con la fecha y hora actuales, pero si necesita cambiarlas, haga clic en el campo Fecha. Después de realizar los cambios, haga clic en "Aceptar".
Nota: No se puede establecer una fecha de factura futura ni anterior a un inventario bloqueado. Más información aquí.
Si tiene imágenes o un PDF de la factura, haga clic en «Añadir imágenes/PDF» para adjuntarlos. Los archivos adjuntos se pueden visualizar junto a la factura al agregar artículos.
Cuando haya terminado de añadir los datos de la factura, haga clic en "Guardar".
La factura se ha creado y puede añadirle artículos.
Agregar elementos
Ahora que has añadido los detalles de la factura, es hora de empezar a añadir los artículos. Para cada artículo, deberás añadir la cantidad y el precio.
Agregar un elemento existente
En el campo “Agregar artículo”, escriba el nombre del artículo que está agregando a la factura.
Verás las coincidencias con tu lista de artículos existente y podrás hacer clic en un artículo para añadirlo.
Nota: Si encuentra una coincidencia, pero no tiene el formato o tamaño que espera, consulte la sección "Agregar un nuevo artículo" a continuación. Deberá agregar un nuevo artículo o una nueva variante. Por ejemplo, si normalmente recibimos una botella de Campari de 750 ml, pero en esta factura recibimos una botella de 1 litro.
Si el artículo no está ya asignado a un distribuidor, se asignará al distribuidor seleccionado.
Agregar un nuevo artículo
Si el artículo aún no está en la lista de artículos de tu local, haz clic en “Nuevo” para agregarlo.
Seleccione si desea crear un artículo nuevo o una variante de un artículo nuevo.
Artículo
Esto abre una ventana para añadir un nuevo elemento. Al escribir el nombre del elemento en el campo «Título», se busca en la base de datos de WISK para encontrar una coincidencia. Si aún no aparece, puedes completar los detalles del elemento manualmente. Más información aquí:
Variación del artículo
Esto abre una ventana donde puedes buscar tus artículos existentes. Encuentra el artículo para el que quieres crear una nueva variante e introduce los detalles. Más información aquí:
Cantidad
Después de agregar el artículo, deberá ingresar la cantidad en la factura.
En el campo “Medida”, seleccione si está agregando unidades individuales, cajas (si se ha designado un tamaño de caja) o un valor manual.
Unidades / Cajas
Introduzca la cantidad de unidades/cajas recibidas. Este valor puede introducirse en números enteros o decimales (si se añade una unidad/caja parcial).
Unidades parciales
Es poco común recibir artículos con importes parciales basados en el volumen, pero existen artículos con importes basados en el peso en los que deberá añadir una cantidad parcial.
Por ejemplo, cualquier carne o marisco que usted compre por libra o kilogramo.
En el ejemplo siguiente, hemos añadido carne picada que se compra por libras. La cantidad que recibimos no es un número entero, por lo que la hemos introducido como 5,56 unidades (libras).
Manual
La opción de medición manual se utiliza cuando necesita:
Introduzca el importe recibido de un artículo en la factura en una unidad de medida diferente.
¿Estás añadiendo un artículo parcial y conoces la medida exacta?
Por ejemplo, normalmente el inventario de un artículo se realiza en libras, pero en la factura aparece en kilogramos.
Tras seleccionar “manual”:
Seleccione la unidad de medida
Nota: Solo se muestran las unidades de medida que son del mismo tipo que la unidad de medida normal del artículo (peso o volumen
).Introduzca la cantidad
Costo
Tras añadir la cantidad del artículo, compruebe que el precio coincide con el de la factura. Se rellenará automáticamente con el precio de la factura más reciente.
Si el costo es el mismo, haga clic en “Agregar” para añadir el artículo a la factura.
Actualizar/Agregar Costo
Si se trata de un artículo nuevo, o si el costo no coincide con la factura, deberá actualizarlo.
Antes de ajustar el costo, asegúrese de que esté configurado en el "Costo por UM" (Unidad de Medida) correcto. Debería configurarse automáticamente según la medida seleccionada.
Haz clic en el campo “Coste” e introduce el coste actualizado.
Si existen descuentos de proveedores, puede introducirlos en el campo de descuento. El descuento puede ser un importe en dólares o un porcentaje. El descuento se basa en la unidad de medida del campo «Coste por UM».
Haz clic en el botón "Añadir" para agregar el artículo a la factura.
El artículo se añade a la factura y el total se actualiza. Añada el resto de los artículos a la factura.
Nota: La factura se guarda automáticamente cada vez que se añade o se elimina un artículo.
Revisión y finalización de la factura
Tras añadir todos los artículos a la factura, revísala. Si es necesario, puedes agregar cargos y créditos adicionales.
Modificar la cantidad/coste de un artículo
Para editar la cantidad o el precio de un artículo que ya ha añadido a la factura, coloque el cursor sobre el artículo y haga clic en el icono del lápiz del campo que desea modificar.
Eliminar un artículo
Si necesita eliminar un artículo de la factura, coloque el cursor sobre el artículo y haga clic en la flecha azul, luego en “Eliminar”.
Agregar cargos o créditos adicionales
Si introdujiste un "Total de factura en papel", es posible que veas un mensaje indicando que el total de la factura y el valor de los artículos no coinciden.
Nota: Puede ingresar el "Total de la factura en papel" en cualquier momento si no lo agregó en un paso anterior.
En este punto, puede agregar cargos o créditos adicionales (gastos de envío, depósitos, etc.) a la factura. Cuando el "Total de la factura en papel" y el "Total" coincidan, el mensaje desaparecerá.
Puedes obtener más información sobre cargos y créditos aquí:
Funciones de integración contable
Si dispone del complemento de contabilidad, podrá aplicar campos adicionales a cada línea de una factura.
Puedes asignar cuentas contables a tus artículos y configurar cómo se representan los impuestos en los precios de los artículos (incluidos o excluidos). Para obtener más información, consulta:
Finalización de la factura
Una vez que hayas añadido todos los artículos, revisado la cantidad y los costes, y agregado los cargos y créditos aplicables, la factura estará completa.
Haz clic en el botón X de la esquina superior derecha para cerrar la factura.
A continuación, se le preguntará si desea enviar un correo electrónico de confirmación a los destinatarios designados de su equipo. Más información: Permisos de informes por correo electrónico.
Los artículos de la factura se añaden entonces a su inventario.
Ejemplo de correo electrónico de confirmación
