Si l'équipe WISK traite vos factures, des problèmes peuvent être signalés pour vérification. Ils apparaissent dans la section « Vérification client requise ».

Ce sont des factures que l'équipe est incapable de traiter sans votre aide.

Il s'agit soit de :

L' équipe ne pourra pas traiter ces factures tant que vous n'aurez pas examiné et résolu le problème. Un traitement rapide de ces problèmes permet d'éviter les retards.

Remarque : Si vous traitez vous-même vos factures sans l'équipe WISK, les membres de votre équipe peuvent également appliquer ces statuts aux factures.

Sinon, si vous avez choisi que l'équipe WISK traite vos factures provisoires sans les convertir, elles apparaîtront sous la mention « Approbation client requise » pour que vous puissiez les approuver.

Si des factures sont signalées pour vérification, vous verrez une notification sur le tableau de bord du portail Web WISK :

En cliquant dessus, vous accédez à la section « Avis client requis » qui affiche chaque facture et son statut.

Cliquez sur le bouton « Détails » à côté d’une facture provisoire pour voir le problème et la correction nécessaire.

Les factures signalées pour vérification apparaissent sur l'écran d'accueil. Appuyez sur « Afficher » pour les consulter.

Vous pouvez également les consulter en suivant les étapes suivantes :

Lorsqu'un problème est signalé sur une facture, un courriel est également envoyé aux utilisateurs présents sur le site, contenant :

Pour les problèmes signalés par l'équipe de traitement, les factures provisoires ont les statuts suivants :

Une facture est marquée comme « Pages manquantes » si toutes ses pages n'ont pas été incluses ensemble dans le même fichier PDF.

Par exemple, si un PDF ne contient qu'une seule page et qu'il est indiqué « Page 2 sur 2 » et que des lignes de la facture sont manquantes, le total ne correspondra pas au total affiché.
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Dans cet exemple, la facture :

Sans la première page, il est impossible de connaître la quantité et le prix des deux premiers articles.

Pour résoudre ce problème, vous pouvez soit :

Si vous ne disposez pas d'un PDF de la facture à télécharger, vous pouvez effectuer de nouveaux scans à l'aide de l'application mobile.

Lors du téléchargement d'une facture, toutes les pages de celle-ci doivent figurer dans le même fichier PDF.

Si vous téléchargez ou envoyez par courriel un fichier PDF distinct pour chaque page, ceux-ci seront téléchargés en tant que factures distinctes.

Si vous les téléchargez sur le web, vous aurez la possibilité de combiner les fichiers PDF.

L'équipe fera de son mieux pour fusionner les fichiers PDF s'il s'agit de fichiers séparés, mais les télécharger ensemble dès le départ ne retardera pas le traitement.

Une facture est marquée comme « illisible » si elle est trop floue pour que l'équipe de traitement puisse la lire. Il se peut également qu'un élément masque une partie de la facture.

Cela se produit le plus souvent lorsque vous prenez des photos de la facture avec votre appareil iOS.
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Le processus de reconnaissance de caractères peut extraire certaines données, mais pas suffisamment pour que notre équipe puisse convertir la facture.

Dans ces exemples, vous pouvez constater que les images sont trop floues pour être lues, ou qu'elles sont obstruées par un autre élément (parfois un reçu agrafé à la page, etc.).

Pour résoudre ce problème, vous devrez télécharger à nouveau la facture.

Si vous ne disposez pas d'un PDF de la facture à télécharger, vous pouvez effectuer de nouveaux scans à l'aide de l'application mobile.

Pour éviter que ce problème ne se reproduise, si vous disposez du PDF de la facture du distributeur, téléchargez-le directement sur le web ou envoyez-le par courriel à l'adresse électronique unique de votre établissement.

Cela évite tout problème pouvant survenir lors de la prise de photos avec votre appareil.
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Si vous devez prendre des photos, nous vous recommandons d'utiliser l'application WISK ou une application de numérisation. Celle-ci recadre et éclaircit l'image pour en faciliter la lecture.

Prendre régulièrement des photos permet d'ajouter des éléments de fond et de compliquer la tâche du logiciel de reconnaissance d'images.

Remarque : Dans certains cas, si le fichier PDF est envoyé par courriel et qu'il est corrompu, il passera automatiquement au statut « Illisible ».

Une facture marquée « Informations manquantes » signifie qu'il manque des informations ou du contexte empêchant l'équipe WISK de la convertir.
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Il peut s'agir, par exemple, d'une taille d'article imprécise ou de dimensions de caisse inconnues.

Cela se produit généralement si la facture comporte de nouveaux articles qui ne sont pas encore disponibles sur place.
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Si une facture provisoire affiche le statut « Informations manquantes », des notes demanderont des précisions sur les lignes concernées. Remarque : Vous pouvez uniquement consulter les factures avec ce statut sur le portail web WISK. Si vous les consultez via l'application mobile, vous serez redirigé vers le site web.
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Dans cet exemple de facture, un nouvel article, la bière, figure. La facture ne précise ni la taille/le volume d'une unité individuelle ni la taille du carton
.

Les éléments de ligne comportant des notes sont surlignés en rouge et indiquent le nombre de commentaires :

Vous pouvez utiliser le filtre prédéfini « Nécessite une attention particulière » pour n'afficher que ces éléments.

Remarque : Si plusieurs factures ont le statut « Informations manquantes », lorsque vous cliquez sur la flèche pour passer à la facture suivante, le filtre « À vérifier » reste appliqué.

Pour consulter les commentaires et y répondre :

Lorsque vous téléchargez une facture, elle est validée afin de garantir qu'elle puisse être traitée correctement par l'équipe. Les principaux statuts sont :

Remarque : D’autres règles de validation relatives à l’envoi de factures par courriel empêchent leur téléchargement sur une plateforme. C’est notamment le cas si le courriel ne contient aucune pièce jointe valide ou s’il est envoyé à une adresse courriel inexistante. Pour en savoir plus, consultez :

Une facture marquée « Vérifier les factures multiples » contient plus de 5 pages.
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En règle générale, une facture ne devrait pas dépasser 5 pages. Si une facture contient plus de 5 pages, il est possible que le fichier contienne plusieurs factures.

Pour résoudre ce problème, vous devrez soit :

Remarque : Vous pouvez uniquement consulter les factures ayant ce statut sur le portail web WISK. Si vous les consultez dans l’application mobile, vous serez redirigé vers le site web.

Si le PDF contient plusieurs factures, vous pouvez utiliser l'outil de fractionnement pour les diviser et attribuer chacune d'elles au distributeur approprié.

Dans cet exemple, on peut voir que la facture comporte 6 pages, et lorsqu'on les examine, on constate qu'elles présentent des styles différents, ce qui indique qu'elles proviennent de distributeurs différents.

Pour diviser la facture :

Pour plus d'informations sur la division et la fusion des factures, consultez :

Si le PDF contient une seule facture de plus de 5 pages, vous devez effectuer le traitement de reconnaissance de caractères manuellement.

Si vous envoyez par courriel une facture de plus de 5 pages, lorsque vous ouvrirez la facture, vous verrez un message contenant les instructions décrites ci-dessus.

Vous ne pouvez pas non plus désigner un distributeur lors de la consultation normale de la facture, car cette opération utilise le logiciel de reconnaissance de caractères.

Lorsque vous fractionnez ou retraitez la facture, vous définissez le distributeur à ce moment-là et le logiciel de reconnaissance de caractères s'exécute.

Une facture marquée « Aucune ligne détectée » signifie que le logiciel de reconnaissance de caractères n'a rien détecté.
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Cela peut être dû au fait que l'image est :

Les factures ayant ce statut ne sont pas automatiquement marquées comme « Vérification client requise », mais vous recevez un e-mail d'avertissement.
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Notre équipe tentera de traiter la facture manuellement et modifiera son statut si votre intervention est nécessaire. Remarque : en fonction de la longueur de la facture, le traitement par notre équipe sera plus long, car les éléments de la facture ne seront pas renseignés automatiquement.
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Si vous souhaitez anticiper le problème, vous pouvez télécharger une image de meilleure qualité ou archiver la facture, mais ce n'est pas obligatoire :

Il arrive aussi que l'équipe WISK ait fait tout son possible avec la facture provisoire, mais ait besoin de votre intervention pour la finaliser.
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Ces factures apparaissent avec le statut « Approbation finale requise » dans l'onglet « Révision client ».

Il s'agit soit de :

Lorsque l'équipe WISK traite les factures que vous numérisez/téléchargez, elle convertit généralement la facture provisoire en une facture « définitive » qui met à jour le stock et les coûts de votre article.

Si vous préférez que l'équipe WISK n'effectue pas cette opération, vous pouvez demander à votre responsable de la réussite client d'approuver les factures provisoires. L'équipe WISK traitera alors vous serez responsable de leur conversion . Le stock et les coûts de vos articles ne seront pas affectés tant que vous ne les aurez pas approuvées. Si cette fonctionnalité est activée, un nouveau statut « Approbation finale requise » apparaîtra sur les factures provisoires. Toute facture provisoire avec ce statut figure dans l'onglet « Vérification client requise ».
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Cliquez sur la facture et vérifiez les détails. Si tout est correct, cliquez sur « Convertir en facture ». En cas d'erreur, veuillez la corriger avant de la soumettre.

Important : Cette option vous donne un contrôle total sur tous les articles entrant dans votre établissement et sur les variations de coûts, mais nécessite un entretien constant.

Si vous téléchargez une facture provisoire correspondant à une période d'inventaire verrouillée, l'équipe WISK vérifiera l'exactitude des informations, mais ne la convertira pas.
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En effet, il est impossible d'ajouter des factures à des périodes d'inventaire verrouillées. Pour ce faire, la période d'inventaire doit être déverrouillée. Le déverrouillage des inventaires peut modifier vos données historiques et l'équipe WISK ne peut pas effectuer cette opération pour vous.

Pour en savoir plus, consultez :

Une fois la facture examinée par l'équipe WISK, elle apparaîtra dans l'onglet « Vérification client requise » avec le statut « Approbation finale requise ».
Lorsque
vous ouvrirez la facture, le message suivant s'affichera :
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« Cette facture se trouve dans une période d'inventaire verrouillée et ne peut être convertie tant qu'un administrateur du lieu n'aura pas déverrouillé l'inventaire correspondant. »

Après avoir déverrouillé l'inventaire, le message disparaît et vous devez convertir la facture.

Important : Pour éviter ce problème, nous vous recommandons de télécharger les factures dès réception des commandes dans votre établissement. Ainsi, vous les aurez enregistrées bien avant le verrouillage de l’inventaire. Vous pouvez également prolonger la période pendant laquelle les inventaires restent déverrouillés si vous n’êtes pas en mesure d’ajouter les factures à l’avance. Ajouter vos factures tôt est avantageux car cela permet de maintenir vos informations à jour et exactes
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