Aperçu
Introduction
Pour gagner du temps lors de la réception de commandes que vous n'avez pas générées dans WISK, vous pouvez télécharger des factures en :
numériser la facture papier à l'aide de l'application iOS
télécharger les fichiers directement sur le portail Web WISK
en les envoyant par e-mail à l'adresse e-mail unique de votre lieu
Les données de la facture numérisée/téléchargée sont extraites à l'aide d'un logiciel de reconnaissance de caractères et placées dans un brouillon de facture sur le portail Web WISK.
Remarque : Cette fonctionnalité a été conçue pour les factures et fonctionne parfaitement avec elles. Si vous téléchargez un reçu, les données seront toujours extraites, mais des ajustements pourront être nécessaires.
Selon votre formule d'abonnement, vous pouvez soit examiner et approuver la facture vous-même, soit demander à l' équipe de facturation WISK de s'en occuper pour vous.
Remarque : L'abonnement Professionnel inclut 100 factures traitées par mois par l'équipe WISK. L'abonnement Élite inclut 300 factures traitées par mois. Le délai de traitement moyen d'une facture est de 3 jours ouvrés (hors week-ends). Pour un résultat optimal, essayez de téléverser vos factures tout au long du mois. Si vous téléversez toutes vos factures en fin de mois, les délais de traitement seront plus longs.
Lorsque la facture est approuvée, les articles qu'elle contient sont ajoutés à votre stock et les coûts de tous les articles sont mis à jour.
Remarque importante concernant les factures
Selon la méthode que vous choisissez pour numériser/télécharger les factures, assurez-vous de lire la section correspondante de cet article pour obtenir des conseils sur la façon de procéder.
Si vous ne suivez pas les étapes, vous risquez de télécharger un certain nombre de fichiers qui devraient être traités comme des factures distinctes ensemble comme une seule, qui ne pourront pas être traités correctement.
Voici quelques liens rapides pour le téléchargement :
Quand utiliser la numérisation/le téléchargement de factures
Cette fonctionnalité est mieux utilisée lorsque :
ajout d'éléments lors de la configuration initiale d'un lieu de restauration
vous recevez une livraison ou un achat de produit et n'avez pas généré la commande dans WISK et vous n'avez pas le temps d' ajouter une facture manuelle .
Si vous avez généré la commande dans WISK, il est plus facile de la convertir en facture dès sa réception. Pour plus d'informations, veuillez consulter :
Numérisation d'une facture
Application WISK
Lorsque vous numérisez des factures dans l'application, assurez-vous de ne soumettre qu'une seule facture à la fois.
Si vous avez plusieurs factures à numériser, soumettez chaque facture séparément.
Ne prenez pas de photos de toutes vos factures et ne les soumettez pas comme une seule.
Remarque : Si plusieurs factures sont soumises en une seule, vous devrez les fractionner pour qu'elles puissent être traitées correctement. Voir :
Pour scanner une facture dans l'application mobile, vous devez d'abord sélectionner le distributeur.
Sélectionner un distributeur
Appuyez sur « Commandes » dans la barre de menu inférieure
Appuyez sur « Scanner la facture »
Remarque : si vous ne voyez pas le bouton « Scanner la facture », veuillez contacter le support WISK et ils activeront la fonctionnalité dans votre compte.
Le nom du lieu/compte actuel s'affiche en haut de l'écran. Assurez-vous d'être connecté au bon compte avant de scanner la facture (et non à un compte Boissons lors du téléchargement de factures Nourriture, ou inversement).
Parcourez vos distributeurs ou utilisez la barre de recherche pour trouver celui dont provient la facture. Appuyez sur le distributeur.
Remarque : si vous devez ajouter le distributeur à votre lieu, appuyez sur les 3 points en haut à droite de l'écran.
Numériser les pages de facture
Après avoir sélectionné le distributeur, vous devrez scanner chaque page de la facture :
Appuyez sur le bouton « Scan » pour ouvrir l’appareil photo sur votre appareil
Remarque : si vous avez déjà pris des photos de la facture sur votre appareil, appuyez plutôt sur « Sélectionner » et passez à l’étape 5.
Suivez les instructions à l'écran pour positionner votre caméra de sorte que la page de facture soit dans le cadre
Un indicateur visuel s'affichera lorsque l'appareil photo détectera une page de facture. Maintenez l'appareil immobile et il prendra automatiquement une photo.
Une fois la photo prise, elle apparaît sous forme de vignette en bas à gauche. Appuyez dessus pour la visualiser et vérifier qu'elle n'est pas floue.
Si l'image est floue, appuyez sur « Reprendre » en haut à droite pour prendre une autre photo. Si elle est correcte, appuyez sur « Terminé ».
Remarque : les téléchargements de mauvaise qualité ont un impact sur la précision de la sortie du logiciel de reconnaissance de caractères.
Si la facture comporte plusieurs pages, numérisez-les toutes. Une fois terminé, appuyez sur « Enregistrer ».
Vous verrez un résumé de toutes les pages de la facture. Vous pouvez appuyer sur une photo pour l'afficher ou la supprimer en la faisant glisser vers la gauche et en appuyant sur « Supprimer ». Une fois terminé, appuyez sur « Envoyer ».
Remarque : Si vous avez plusieurs factures à numériser, soumettez-les séparément. Évitez de prendre des photos de toutes vos factures et de les soumettre en une seule .
Après avoir soumis la facture, vous pouvez sélectionner soit :
Numériser une autre facture pour le même distributeur
Numériser une autre facture pour un autre distributeur
Fermer et quitter la page de numérisation des factures
Numérisation hors ligne
Si votre appareil n'est pas connecté à Internet au moment où vous soumettez la facture, elle sera téléchargée lorsque votre appareil se reconnectera à un réseau (et que l'application WISK sera ouverte).
Pour en savoir plus, consultez :
Appareils Android
Si vous n'avez pas accès à un appareil iOS, il existe un certain nombre d'applications disponibles sur Android que vous pouvez utiliser pour numériser vos factures.
Nous recommandons Genius Scan , mais de nombreuses options s'offrent à vous.
Une fois la facture numérisée, vous pouvez la télécharger sur le portail web WISK ou l'envoyer à l'adresse e-mail unique de votre établissement. Pour en savoir plus, consultez la section « Télécharger une facture » ci-dessous.
Remarque : Si vous utilisez un scanner tiers, assurez-vous que le fichier lui-même est joint lors de l'envoi de la facture par e-mail, et non un lien vers son hébergement. Sinon, le téléchargement ne sera pas possible.
Imprimantes scanner
Alternativement, votre lieu peut avoir accès à un scanner intégré dans une imprimante.
Lors de la numérisation de factures, assurez-vous que la surface vitrée est propre et que rien ne masque ni n'obstrue la facture. Dans le cas contraire, cela pourrait perturber le logiciel de reconnaissance de caractères lors du téléchargement.
Une fois la facture numérisée, vous pouvez la télécharger sur le portail web WISK ou l'envoyer à l'adresse e-mail unique de votre établissement. Pour en savoir plus, consultez la section « Télécharger une facture » ci-dessous.
Téléchargement d'une facture
Vous pouvez télécharger des factures au format PDF ou des images sur le portail web WISK. Vous pouvez également envoyer un e-mail à l'adresse de téléchargement unique de votre établissement.
Conseil : Pour un résultat optimal, assurez-vous que les images ou les PDF sont nets et qu'aucun élément de ligne n'est obstrué. Un téléchargement de mauvaise qualité affectera la précision du rendu du logiciel de reconnaissance de caractères.
Portail Web WISK
Sur le portail Web WISK, vous pouvez télécharger plusieurs images ou PDF en même temps.
Lorsque vous sélectionnez vos fichiers à importer, un aperçu de leur contenu s'affiche. Vous pouvez les faire glisser pour réorganiser l'ordre des pages, les fusionner ou même diviser un fichier volumineux en plusieurs fichiers/factures distincts.
Pour télécharger des images de factures ou des PDF sur le portail Web WISK :
Cliquez sur « Brouillons de factures » sous « Commandes »
Cliquez sur « Télécharger les factures »
Remarque : si vous ne voyez pas le bouton « Télécharger la facture », veuillez contacter l'assistance WISK et ils activeront la fonctionnalité dans votre compte.
Suivez les instructions à l'écran pour importer des PDF ou des images (tout type de fichier). Vous pouvez également importer un fichier depuis une URL en cliquant sur « Charger depuis l'URL ».
Après avoir sélectionné les fichiers, chaque fichier apparaît comme une facture distincte et prévisualise son contenu.
Si vous avez plusieurs fichiers pour la même facture (par exemple, un fichier pour chaque page), vous devez les fusionner en une seule facture.
Si un fichier contient plusieurs factures, provenant du même distributeur ou de distributeurs différents, vous devrez les diviser en factures distinctes avant de les soumettre.
Si une facture comporte plusieurs pages, vous pouvez les glisser-déposer pour les réorganiser si nécessaire.
Pour plus d'informations, consultez la section Modification des factures ci-dessousAprès avoir configuré chaque facture, indiquez son distributeur. Dans cet exemple, nous avons fusionné deux factures, divisé la facture de cinq pages en trois factures distinctes et laissé une facture inchangée. Cela nous donne un total de cinq factures à télécharger.
Après avoir défini le distributeur pour chaque facture, cliquez sur « Soumettre »
Les factures sont téléchargées et apparaissent sur votre compte pour être traitées
Modification des factures
Fusion
Pour fusionner deux factures, cliquez et faites glisser l'une vers l'autre et vous les verrez se combiner.
Scission
Pour fractionner une facture, placez votre curseur entre deux pages et des lignes de séparation apparaîtront. Cliquez dessus pour fractionner la facture. Vous pouvez fractionner autant de fois que nécessaire.
Remarque : Les chiffres rouges en bas à gauche indiquent le numéro de page de la facture non modifiée. Lorsque vous apportez des modifications, le chiffre vert indique le nouveau numéro de page de la facture.
Réorganiser l'ordre des pages
Si une facture contient plusieurs pages, vous pouvez les réorganiser par glisser-déposer. Lorsque vous placez votre curseur sur une page, cliquez sur l'icône en forme de loupe pour afficher un aperçu et déterminer l'ordre correct. Vous pouvez faire défiler l'aperçu pour zoomer et dézoomer.
Suppression
Si vous devez supprimer une page, placez votre curseur dessus et cliquez sur l'icône de suppression dans le coin supérieur droit.
Vous pouvez également envoyer par courrier électronique des images de factures ou des PDF à l'adresse e-mail unique de votre lieu (fournie par WISK) et elles seront téléchargées automatiquement.
Cette adresse est visible sur la page « Brouillons de factures ». À côté de l'adresse, un bouton permet de la copier dans le presse-papiers.
Important : Cet e-mail est basé sur le nom actuel du lieu . Si le nom du lieu change, cet e-mail sera également modifié. Gardez cela à l'esprit si vous transférez automatiquement des messages basés sur cet e-mail.
Si vous saisissez une adresse e-mail incorrecte, vous recevrez un e-mail indiquant qu'une erreur s'est produite.
Remarque : Cet e-mail est uniquement destiné à l'envoi de factures. Il n'est pas surveillé. Pour toute question, veuillez contacter [email protected] ou votre conseiller clientèle.
Conseils pour l'envoi de factures par courrier électronique :
L'envoi de factures par e-mail fonctionne différemment de leur téléchargement sur le portail web WISK. Veuillez suivre ces conseils pour garantir le bon traitement des factures envoyées par e-mail :
Vous pouvez joindre plusieurs images à un e-mail, mais elles seront toutes considérées comme faisant partie de la même facture . Si vous possédez des images de plusieurs factures, envoyez un e-mail distinct pour chacune d'elles, avec les images correspondantes en pièce jointe
.Si vous envoyez des PDF, vous pouvez joindre chaque facture séparément dans le même e-mail. Chaque PDF crée un brouillon de facture distinct dans votre compte. Cependant, évitez de regrouper plusieurs factures dans un même PDF , car cela ne créera qu'un seul brouillon. Si vous regroupez plusieurs factures dans un seul PDF, vous devrez les scinder :
Si vous joignez une image et un PDF dans le même e-mail, ils sont traités comme des factures distinctes .
Les fichiers doivent être des pièces jointes.
Si vous créez un lien vers un autre site où les fichiers sont hébergés, ils ne seront pas téléchargés (Google Drive, etc.)
Si vous transférez un e-mail contenant les détails de la facture dans le corps du message, ils ne seront pas téléchargés.
Les factures brouillons créées par e-mail ne sont pas associées à un distributeur . Vous devez vous rendre sur le web et sélectionner le distributeur pour que le logiciel de reconnaissance de caractères puisse fonctionner.
Message sans pièces jointes détectées
Si vous envoyez un message qui ne contient pas de pièce jointe ou qui comporte une pièce jointe avec un type de fichier non pris en charge (tout ce qui n'est pas une image ou un PDF), vous recevrez une réponse automatique par e-mail.
La réponse indique l'objet de l'e-mail d'origine. Vérifiez cet e-mail et assurez-vous d'avoir suivi les instructions ci-dessus.
Si vous rencontrez toujours des difficultés pour envoyer une facture par e-mail, veuillez contacter [email protected] .
Message d'adresse e-mail incorrect
Si vous faites une erreur lors de la saisie de l'adresse e-mail du lieu, ou si le nom du lieu a changé et que vous utilisez l'ancienne adresse e-mail, vous recevrez un message automatique après avoir envoyé la facture par e-mail.
Consultez la page « Brouillons de factures » pour confirmer que vous utilisez la bonne adresse e-mail . Vous pouvez cliquer sur le bouton Presse-papiers pour copier l'adresse.
Fichier PDF corrompu
Si vous envoyez par e-mail un PDF impossible à ouvrir, il est automatiquement signalé comme « illisible ». Suivez les étapes décrites dans l'e-mail pour télécharger à nouveau une version valide du PDF afin qu'il puisse être traité.
Affichage des projets de factures
Après avoir numérisé ou téléchargé une facture, une version brouillon de celle-ci apparaît sur le compte de votre établissement.
Vous pouvez consulter vos projets de factures sur :
le portail Web WISK en allant dans Commandes > Factures provisoires
l'application mobile en appuyant sur « Commandes » > « Historique des brouillons de factures »
Sur le portail Web WISK, il affiche la source du projet de facture, si elle a été ajoutée via :
e-mail
application mobile
le web
intégration des distributeurs
Remarque : Si la source est « e-mail », le statut de la facture est « Sélectionner un distributeur ». Vous devrez sélectionner le distributeur avant que le logiciel de reconnaissance de caractères ne s'exécute.
Révision et conversion du projet de facture
Le projet doit être vérifié et converti en facture avant l'ajout de stock à votre établissement et la mise à jour des coûts des articles. Pour le moment, vous ne pouvez le vérifier et le convertir que sur le portail web WISK .
Si vous avez souscrit au forfait Professionnel ou Élite , l'équipe de facturation WISK peut s'en occuper pour vous.
Vous pouvez en apprendre davantage à ce sujet dans l'article « Révision et conversion d'un brouillon de facture ».
Autres problèmes de téléchargement
Factures téléchargées vers le mauvais lieu
Si vous avez téléchargé une ou plusieurs factures vers le mauvais lieu/compte, vous pouvez les déplacer sur le portail Web WISK. Remarque : votre compte utilisateur doit avoir accès au(x) lieu(x) vers lequel(s) vous souhaitez déplacer les factures.
Déplacer les factures vers un autre lieu
Pendant que vous êtes dans le lieu où se trouvent les factures à déplacer :
Cliquez sur Commandes > Factures provisoires
Cochez les cases à côté des factures que vous souhaitez déplacer
Cliquez sur le menu déroulant « Déplacer vers un autre lieu »
Remarque : vous ne pouvez transférer des factures que vers un seul lieu à la fois.
Tous les comptes/lieux auxquels vous avez accès s'affichent dans le menu déroulant. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez déplacer les factures.
Avant de finaliser le transfert, vous devez confirmer l'opération. Lorsque vous transférez des factures, elles sont archivées dans le lieu actuel, puis importées dans le lieu sélectionné. Cliquez sur « OK ».
Les factures sélectionnées sont importées vers le lieu choisi.
Pour confirmer le transfert, vous pouvez passer au lieu sélectionné et ils apparaîtront sur la page « Brouillon de facture » avec le statut « Sélectionner un distributeur ».
Remarque : vous devez sélectionner le bon distributeur dans le lieu de destination pour que le processus de reconnaissance de caractères s'exécute, ce qui définira le statut sur « Prêt pour révision ».
Aucune ligne de facture détectée
Si vous téléchargez une facture et que le logiciel de reconnaissance de caractères ne parvient pas à détecter d'informations, vous recevrez ce message électronique :
Veuillez suivre le lien pour consulter la facture et télécharger à nouveau une image de meilleure qualité. L'image peut être trop floue pour être détectable, ou le texte peut être illisible.
La facture aura le statut « Aucune ligne de facture détectée ».
