Sommaire de l'article
Introduction
Si vous gérez plusieurs établissements dans WISK et que vous devez transférer des stocks entre eux, vous devez d'abord les définir comme établissements partenaires. Apprenez comment configurer des établissements partenaires ici :
Remarque : Vous devez disposer du rôle d'administrateur dans tous les établissements que vous souhaitez définir comme établissements partenaires.
Lorsque les sites sont liés, vous pouvez utiliser la fonction « Transférer vers un site partenaire » pour déplacer les stocks entre eux.
Remarque : Vous pouvez également effectuer cette opération lors de la création de votre compte si vous gérez plusieurs établissements avec un entrepôt partagé. En savoir plus ici :
Lors du transfert de stock entre vos différents sites :
Le stock est retiré du lieu d'origine
Une facture provisoire est créée dans le lieu de destination.
La facture provisoire doit être approuvée sur le compte du lieu de destination pour finaliser le transfert.
La facture provisoire vous permet de vérifier les articles destinés au lieu de destination avant leur mise à jour en stock. Vous pouvez créer de nouveaux articles ou lier des articles transférés à des articles existants. Cela réduit le risque de doublons et garantit l'exactitude de vos données.
Remarque : Si vous souhaitez transférer des actions au sein d’un même établissement , veuillez consulter la section Transferts de notre site d’aide.
Création d'un transfert vers un lieu partenaire
Remarque : Actuellement, le transfert de stock entre sites n'est possible que via le portail web WISK.
Pour transférer des stocks entre sites :
Assurez-vous de vous trouver dans le lieu d'où vous souhaitez transférer le stock . Dans cet exemple, nous voulons transférer le stock de notre entrepôt du centre-ville vers celui du quartier nord . Vous pouvez basculer entre les entrepôts en cliquant sur leur nom en haut à gauche.
Cliquez sur Inventaires > Transferts dans le menu latéral
Cliquez sur « Actions » > « Transférer vers un lieu partenaire »
Dans le champ « Sélectionner le distributeur », saisissez « Lié » pour afficher la liste des établissements liés et sélectionnez celui qui recevra les articles transférés.
Remarque : Si vos autres établissements n'apparaissent pas comme « liés à », vous devrez configurer vos établissements partenaires .
Sélectionnez la zone de départ des articles à l' aide du menu déroulant. Cliquez sur « Enregistrer » pour créer le transfert.
Ajouter des articles et envoyer le transfert au lieu partenaire
Ensuite, vous ajouterez les articles transférés de votre site actuel vers le site de destination. Vous pouvez transférer des unités complètes, des caisses et même des valeurs partielles personnalisées.
Remarque : Avant d’ajouter des articles, assurez-vous que la date et l’heure correspondent à l’heure à laquelle les articles ont été retirés des lieux. Si vous devez modifier la date ou l’heure, cliquez dans le champ « Date ».
Cliquez dans le champ « Ajouter un article » et commencez à saisir le nom de l'article que vous souhaitez transférer.
Cliquez sur le résultat de recherche correspondant pour sélectionner un élément.
Après avoir sélectionné l'article, indiquez si vous transférez des unités entières, des caisses ou une quantité personnalisée. Une fois la quantité saisie, cliquez sur le bouton « Ajouter ».
L'article a été ajouté au transfert. Continuez d'ajouter des articles au besoin.
Après avoir ajouté tous les articles, cliquez sur « Envoyer le virement sortant ».
Cliquez sur « Envoyer le virement sortant » dans la fenêtre de confirmation.
Important : Veuillez vérifier l’exactitude de la date, de l’heure et des montants lors de l’envoi du virement. Une fois envoyé, il ne sera plus possible de le modifier.
Les articles transférés sont retirés du stock du site actuel et une facture provisoire est créée dans le site destinataire. Le texte du bouton « Envoyer le transfert » devient « Déjà envoyé ».
Remarque : Assurez-vous d'avoir accès au lieu de réception, ou informez vos collègues que vous transférez des stocks vers leur site.
Consulter le projet de facture au lieu de réception
Pour finaliser le transfert, vous devez vous connecter au service destinataire et approuver la facture provisoire.
Pour consulter la facture provisoire :
Changez de lieu en cliquant sur le nom du lieu actuel en haut à gauche de l'écran.
Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le nom du lieu qui a reçu le transfert. Dans cet exemple, nous passons au lieu « Uptown ».
Cliquez sur « Factures provisoires » dans la barre de menu de gauche.
Vous verrez alors le transfert de l'autre établissement. Cliquez sur le bouton « Détails » pour ouvrir la facture provisoire et la vérifier.
Vérification du projet de facture
Lorsque vous ouvrirez la facture provisoire, vous verrez les détails en haut et les articles transférés sur le lieu de l'événement en dessous.
La date et l'heure sont automatiquement définies sur la date et l'heure d'envoi du virement, mais vous pouvez les modifier en cliquant dans le champ « Date ».
Remarque : Un numéro de facture/référence est automatiquement attribué au virement.
Pour chaque article de la facture provisoire, il s'agit soit de :
reconnu comme correspondant à un élément de la liste des articles du lieu de réception, ou
Surligné en rouge et nécessitant une action avant la conversion de la facture
Éléments reconnus
Si un élément transféré correspond à un élément existant dans le lieu de réception, aucune action n'est requise.
Remarque : Si les établissements entre lesquels vous effectuez le transfert disposent d’une liste d’articles partagés, les articles correspondront toujours. Dans ce cas, veuillez passer à la section « Conversion de la facture provisoire ».
Pour en savoir plus sur les éléments partagés, veuillez consulter :
Articles non reconnus
Il arrive parfois qu'un article transféré soit introuvable sur le lieu de réception et qu'il faille régler ce problème avant que le transfert puisse être finalisé.
Vous devrez soit :
créer un nouvel élément
créer une nouvelle variante d'article, ou
Associer/lier l'élément transféré à un élément existant dans le lieu de réception
L'objectif est de réduire le risque de créer un article en double et de maintenir la qualité de vos données.
Remarque : Vous pouvez filtrer les éléments pour n'afficher que ceux qui nécessitent une attention particulière.
En haut de la page, vous constaterez que le bouton « Convertir en facture » est grisé tant que tous les éléments nécessitant une action n'ont pas été traités.
Créer un nouvel élément
Si un article transféré ne figure pas déjà dans la liste des articles du lieu de réception (il n'apparaît pas lorsque vous saisissez son nom dans le champ « Titre / Recherche »), vous devrez l'ajouter :
Cliquez sur le bouton « coller » à côté du nom de l’élément
Cliquez sur « Rechercher / Ajouter »
Cliquez sur « Créer un nouvel élément »
Vérifiez les détails de l'article et cliquez sur « Enregistrer ».
L'article est ajouté à la liste des articles du lieu et n'est plus surligné en rouge.
Nouvelle variante d'article
Il peut arriver que vous transfériez un même article d'un lieu à un autre, mais dans un format différent. Par exemple, vous transférez une bouteille de 1 L dans un lieu qui utilise habituellement une bouteille de 750 ml du même article, ou un sac de 2 lb au lieu d'un sac de 5 lb.
Ces articles sont interchangeables (utilisés dans tous les mêmes plats du menu). Au lieu de créer un nouvel article, vous créerez donc une nouvelle variante. Ainsi, vous ajoutez la taille différente à l'article existant sans affecter les recettes de votre système de caisse ni les recettes par lots.
Pour plus d'informations sur les variantes d'articles, veuillez consulter :
Nous allons prendre l'exemple d'un transfert d'une bouteille d'un litre d'un produit, alors que le lieu de réception ne dispose normalement que de bouteilles de 750 ml.
Pour créer une nouvelle variante d'article :
Cliquez sur le bouton « Rechercher/Ajouter ».
Saisissez le nom de l'article pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle variante dans la barre de recherche. Cliquez sur « Nouvelle variante » à côté du résultat correspondant. Dans cet exemple, nous allons rechercher la bouteille de 750 ml de Bombay Sapphire.
Dans la fenêtre « Variante d’article », donnez à l’article un titre approprié décrivant la variante et vérifiez que sa taille est correcte. Si nécessaire, modifiez la valeur ou le type de mesure. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
La variante de l'article a été ajoutée et l'article n'est plus surligné en rouge.
Lien avec un élément existant
Il arrive parfois qu'un élément transféré soit présent dans les deux systèmes, mais ne soit pas reconnu comme correspondant. Cela est probablement dû à une différence d'identifiant WISK, une valeur interne attribuée aux éléments.
Dans ce cas, il vous suffit de lier ou de « mapper » l'élément à son équivalent dans le lieu de réception.
Pour lier un élément :
Vérifiez le nom de l'article non reconnu. Dans cet exemple, une bouteille de 750 ml de Grey Goose n'a pas été reconnue au point de réception.
Saisissez le nom de l'article dans le champ « Titre de l'article » et cliquez sur le résultat correspondant.
L'élément est désormais lié à l'élément existant et n'est plus surligné en rouge.
Conversion de la facture provisoire
Lorsqu'il n'y a plus d'éléments nécessitant votre attention, vous pouvez finaliser le transfert en le convertissant en facture.
Pour convertir la facture :
Cliquez sur « Convertir en facture »
Remarque : ce bouton sera grisé s’il reste des éléments nécessitant votre attention.
Cliquez sur « OK » dans la fenêtre de confirmation.
Le virement apparaît dans la section Factures de l'établissement. Pour plus d'informations, cliquez sur le bouton Détails.
