Lorsque vous numérisez/téléchargez ou importez une facture à partir d'une intégration distributeur/fournisseur, cela crée un brouillon de facture sur le portail Web WISK.

Cela vous donne la possibilité d'approuver le contenu de la facture avant qu'elle ne soit convertie et ajoutée à votre site.

Ce processus de vérification est important car il préserve la qualité de vos données d'articles. Les articles nouveaux ou non reconnus sur les factures sont signalés pour vérification avant leur création, et vous pouvez les modifier si nécessaire.

Si votre formule d'abonnement inclut le traitement des factures par notre équipe, nous pouvons traiter les projets de factures pour vous.

Remarque : si notre équipe traite vos factures, vous verrez un utilisateur avec une adresse e-mail @wisk.ai et un rôle « Traitement des brouillons de factures » sur votre page d'équipe.

Vous pouvez en savoir plus sur la numérisation / le téléchargement ou l'importation auprès de vos fournisseurs ici :

Pour sélectionner un brouillon de facture à convertir :

Si une facture est indiquée comme « En cours de traitement », cela signifie qu'elle a été importée ou téléversée récemment et qu'elle est en cours de numérisation par reconnaissance de caractères pour en extraire les données. Une fois ce processus terminé, elle est définie comme « Prêt pour vérification ».

Vous ne pouvez pas interagir avec le brouillon de facture lorsque vous êtes dans cet état.

Remarque : Si une facture reste bloquée au statut « En cours de traitement » pendant plus de deux heures, vous pouvez cliquer sur le bouton « Détails » pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre. Cliquez sur « Actions > Retraiter » pour relancer le processus.

Ce statut concerne uniquement les factures envoyées à l' adresse e-mail unique de votre compte . Vous devez sélectionner le distributeur de la facture avant de lancer le logiciel de reconnaissance de caractères.

Avec les autres méthodes de téléchargement, vous sélectionnez le distributeur. Le statut de la facture passe alors à « En cours de traitement » et les lignes de paiement commencent à être renseignées.

Lorsque le statut est « Prêt pour révision », vous verrez les informations suivantes sur le brouillon de facture :

Cliquez sur le bouton « Détails » pour examiner les données extraites et approuver le projet de facture.

Remarque : Selon les données extraites de la facture, les champs « Date de la facture » ​​et « Distributeur » seront mis à jour si ces informations sont trouvées. Si elles ne sont pas détectées, vous les saisirez lors de la vérification.

Ces factures ont déjà été converties en facture et sont conservées pour vos archives. Vous pouvez les consulter en cliquant sur le menu déroulant « Filtres prédéfinis » et en sélectionnant « Terminé ».

Si vous cliquez sur le bouton « Détails » à côté d’une facture complétée, un lien vous permettra d’afficher la facture créée.

À gauche (1), vous pouvez consulter l'image/le PDF de la facture ou accéder au résultat OCR pour visualiser toutes les données extraites de la facture.
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À droite (2), vous verrez les détails de la facture et les éléments correspondant aux données extraites. Le total des éléments détectés s'affiche en bas à droite.

Lorsque vous examinez le projet de facture, votre objectif est de vous assurer que les données du côté droit correspondent à l'image de la facture sur le côté gauche.

Remarque : si la facture a été importée à partir d'une intégration de fournisseur, il n'y aura pas d'image/pdf, mais vous pourrez afficher les données de texte brut envoyées par le fournisseur.

Lorsque vous consultez l'image de la facture, vous pouvez interagir avec elle de plusieurs manières pour vérifier l'exactitude des informations renseignées à droite. Si la qualité de l'image est floue ou médiocre et que certaines données n'ont pas été extraites, vous pouvez les saisir manuellement en vous référant à l'image.

Lorsque vous cliquez sur une ligne d'élément à droite, celle-ci met en évidence sur la facture l'endroit où le logiciel de reconnaissance de caractères a extrait les informations.

Lors de la visualisation de l'image de la facture, vous pouvez choisir entre deux curseurs différents :

Si vous souhaitez télécharger une copie de la facture au format PDF, cliquez sur le bouton « Télécharger le PDF ».

En cliquant sur l'onglet « Résultat texte », les données brutes extraites de la facture s'affichent.

Sur la base de l'image / du PDF (ou des données sources si elles proviennent d'une intégration de fournisseur), les détails de facture suivants sont renseignés :

Si l'une des informations ci-dessus n'a pas été détectée par le processus de numérisation, vous verrez une icône d'information à côté du bouton « Convertir en facture » ​​qui vous indique ce qui manque lorsque vous placez votre curseur dessus.

Ajoutez les informations manquantes avant de continuer.

Si le numéro de facture n'a pas été renseigné, vous pouvez le saisir dans ce champ si applicable.

Remarque : si ce numéro de facture figure déjà sur un autre brouillon ou une facture traitée pour le distributeur sélectionné, vous verrez un message indiquant qu'il s'agit d'un doublon.

Vérifiez vos enregistrements pour vous assurer que vous n’avez pas déjà téléchargé ou converti un brouillon de facture portant le même numéro.

Vous pouvez mettre le numéro de facture dans le champ de recherche sur « Brouillons de factures » et « Factures / Retours » pour trouver le doublon potentiel.

Si la facture s'avère être un doublon d'une facture que vous avez déjà ajoutée précédemment, vous pouvez l'archiver en toute sécurité.

Remarque : vous pouvez également activer le filtre « Numéro de facture en double » pour afficher uniquement les brouillons de factures portant le même numéro de facture.

Si le distributeur ne figure pas déjà sur la liste des distributeurs de votre lieu, ou si aucun nom de distributeur n'est détecté sur la facture, vous pouvez créer un nouveau distributeur en cliquant sur le bouton « + » ou en en sélectionnant un dans la liste déroulante. Remarque : ceci doit être défini avant de pouvoir modifier l'un des éléments de la facture.
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Ceci indique la date de la facture. Si aucune date n'est détectée, cliquez dans le champ pour définir la date et l'heure.

Si la date sur la facture ne reflète pas l'heure à laquelle les articles sur la facture ont été ajoutés au reste de votre stock, vous pouvez cliquer sur le « X » et mettre une nouvelle date et heure.

Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner une date future. La plupart des factures doivent être récentes. Vérifiez le format de date de la facture pour confirmer s'il s'agit du jj/mm/aaaa ou du jj/mm/aaaa .

Assurez-vous d'ajouter également des factures avant le verrouillage de la période d'inventaire. Vous ne pouvez pas sélectionner une date qui tombe dans une période d'inventaire verrouillée. Pour en savoir plus, consultez :

Ceci sélectionne votre zone de stock par défaut. Cliquez sur la flèche déroulante pour sélectionner une autre zone si nécessaire. Si des articles ont été placés dans plusieurs zones, sélectionnez la plus appropriée.

Le total général de la facture, incluant tous les postes, frais, commissions et/ou crédits. Ce montant peut être modifié si nécessaire.

La somme des différents postes de la facture. Vous pouvez additionner les frais et les avoirs pour obtenir les deux montants totaux correspondants. Cette valeur apparaît en bas à droite de l'écran.

Une fois que vous avez ajouté toutes les informations manquantes, vous pouvez commencer à examiner les éléments de la facture.

Sous les détails de la facture, vous verrez chaque élément de ligne détecté sur la facture.

Pour chaque ligne budgétaire, le logiciel de reconnaissance de caractères recherche les informations suivantes :

Sur la base des résultats du logiciel de reconnaissance de caractères, chaque élément de ligne est soit :

Remarque : en haut de la page, vous verrez que le bouton « Convertir en facture » ​​est grisé jusqu'à ce que tous les éléments nécessitant une action soient traités.

La numérisation des factures vérifie le code distributeur de l'article afin de trouver une correspondance dans la liste d'articles de votre établissement. Si un article est reconnu et qu'il ne manque aucune information, il est surligné en vert.

Remarque : pour obtenir les meilleurs résultats, assurez-vous d'avoir ajouté des codes de distributeur à tous vos articles.

Cliquer sur un élément reconnu le développe pour voir des détails supplémentaires.

Même si un article est reconnu, vous devez vérifier le montant avec la facture pour vous assurer que tout est correct.

Vous pouvez cliquer sur n'importe quel champ pour modifier la valeur si des modifications sont nécessaires.

Remarque : après avoir effectué toutes vos modifications, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour les valider et mettre à jour les totaux.

Les éléments surlignés en rouge sont soit :

Un article peut ne pas être reconnu car le code de l'article est manquant ou la qualité de l'image est médiocre/obstruée.

Remarque : sous « Afficher les éléments », vous pouvez filtrer les éléments pour afficher uniquement les éléments qui doivent être traités.

Vous devrez effectuer les actions suivantes pour chaque élément nécessitant une attention particulière avant de pouvoir convertir/approuver la facture. Soit :

Dans certains cas, un article est reconnu, mais un détail tel que le coût ou le nombre d'unités a été manqué par le logiciel de reconnaissance de caractères.

Si l'article est déjà dans votre établissement, mais que le scan n'a pas pu le détecter :

Si un article figure dans la liste de votre établissement, mais qu'il n'est associé à aucun code distributeur, il ne trouvera aucune correspondance lors du scan. Pour associer le code distributeur détecté à un article existant :

Si l'article ne fait pas déjà partie de la liste d'articles de votre lieu, vous devrez créer un nouvel article.

Parfois, vous pouvez recevoir un article qui est une variante d'un article déjà présent dans votre établissement.

Par exemple, vous commandez un sac de 9 kg de farine tout usage et recevez deux sacs de 4,5 kg à la place. Ces sacs auront des prix et des codes différents, mais resteront de la farine tout usage.

Un autre exemple serait que vous commandez normalement une bouteille de 750 ml d’alcool, mais le fournisseur n’a actuellement que des bouteilles de 1 L en stock.

Pour en savoir plus sur les variantes d'articles, veuillez consulter :

Pour ajouter une nouvelle variante d’article sur une ligne d’article :

Dans certains cas, le processus de numérisation peut ne pas détecter un élément de ligne sur la facture.

Vous pouvez ajouter une nouvelle ligne à la facture en cliquant soit :

Cela crée une ligne vide dans laquelle vous pouvez rechercher un élément existant ou en ajouter un nouveau :

Si un élément de ligne a été ajouté par erreur ou n'est pas pertinent pour la facture, vous pouvez le supprimer en cliquant sur le bouton « Supprimer » lorsque vous passez votre curseur dessus.

Vous pouvez également cliquer sur les cases à cocher en regard des éléments de ligne et cliquer sur le bouton « Supprimer les lignes sélectionnées ».

Avant d’approuver la facture, vous pouvez ajouter des frais et des crédits, le cas échéant.

Cela peut inclure, sans toutefois s'y limiter :

Pour rappel, le « Total numérisé » correspond à la valeur totale de la facture, incluant les frais et les crédits. Le « Total » correspond à la valeur totale des lignes détectées sur la facture. Pour que ces valeurs correspondent, vous devrez ajouter les frais et/ou les crédits.

Une fois que vous avez terminé de vérifier le brouillon de facture et que le total numérisé correspond au total, vous êtes prêt à le convertir.

Pour convertir la facture :

S'il y a plusieurs factures à traiter, vous pouvez cliquer sur les boutons fléchés sur les côtés de la fenêtre pour accéder à la facture précédente ou suivante.