Sommaire de l'article
Introduction
Si vous ne souhaitez pas numériser/téléverser vos factures pour constituer votre base de données d'articles, vous pouvez utiliser notre modèle de feuille de calcul pour téléverser des articles sur votre site.
Si vous disposez déjà d'une liste d'inventaire/d'articles pour votre établissement, vous pouvez coller les données correspondantes dans le modèle.
Modèle de téléchargement d'articles
Grâce à notre modèle, vous pouvez télécharger vos articles d'inventaire et saisir leurs dimensions, leur coût, leur niveau de stock, leurs distributeurs et bien plus encore.
Téléchargement du modèle
Pour télécharger le modèle depuis le portail Web WISK :
Cliquez sur « Éléments », puis sur « Éléments dans la barre de menu de gauche ».
Cliquez sur le lien « Importer les éléments à partir d'un fichier Excel ».
Remarque : ce lien est visible si votre établissement compte moins de 25 articles. Ensuite, vous trouverez le bouton d’importation dans le menu « Actions » en haut à droite.
Cliquez sur « Télécharger le modèle » dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.
Remplir le modèle
Utilisez le modèle pour ajouter les articles d'inventaire que vous achetez auprès de distributeurs/fournisseurs.
Tous les articles d'inventaire préparés en interne seront ajoutés ultérieurement à l'aide de la fonction Lots.
Quelques exemples d'éléments sont inclus dans le modèle pour montrer comment le remplir.
Champs obligatoires
Pour ajouter un article, remplissez les 3 champs obligatoires sur une ligne vide :
Nom de l'article
Quantité (la taille de l'article en fonction de son unité de mesure)
Unité de mesure
Pour plus d'informations sur les unités de mesure disponibles, veuillez consulter :
Il vous suffit au minimum de fournir ces informations pour télécharger la liste de vos articles. Vous pouvez toutefois compléter des champs supplémentaires si vous disposez des informations nécessaires (l'ajout des coûts et des distributeurs dès maintenant vous évitera de devoir les saisir ultérieurement).
Famille et catégorie
Bien que cela ne soit pas obligatoire, vous pouvez sélectionner la famille et la catégorie d'un article dans une liste déroulante d'options du modèle, ou vous pouvez saisir vos propres informations en les tapant ou en les collant dans les champs.
Si vous laissez l'un des champs vide pour un article, la valeur par défaut sera « Inconnu » lors du chargement du modèle. Vous pouvez modifier la famille ou la catégorie à tout moment sur la page « Articles » du portail web WISK ou de l'application mobile.
Si vous sélectionnez une catégorie et laissez le champ Famille vide, une famille sera automatiquement attribuée à l'élément en fonction de la catégorie sélectionnée après le téléchargement du fichier.
Remarque : Vous pouvez personnaliser vos familles et catégories et ne pas utiliser les valeurs par défaut. Lorsque vous importez le modèle, les nouvelles familles et catégories apparaîtront dans votre établissement .
Vous pouvez également accéder à l'onglet « Données » du modèle pour modifier les options de la liste déroulante.
Colonnes supplémentaires
Ces colonnes ne sont pas obligatoires pour télécharger et créer de nouveaux éléments, mais les remplir peut vous faire gagner du temps car elles seront téléchargées et mises à jour par lots.
Pour la description de chaque colonne, veuillez consulter le modèle.
ID de l'article WISK (laisser vide)
Alias (Nom sous lequel la quantité et l'unité de mesure seront affichées dans l'interface utilisateur. Par exemple : boîte, paquet, bouteille, etc.)
Taille de l'emballage/de la caisse
Coût
Unité de mesure du coût (si ce champ est laissé vide, la valeur par défaut sera « unité »)
Distributeur
UGS (Code distributeur)
Format de commande
Niveau de parité
codes-barres
Poids total (grammes)
Poids à vide (grammes)
URL de l'image
ID externe
Guide de commande
Remarque : si vous utilisez des champs personnalisés, ils apparaîtront également dans le modèle :
Téléchargement du modèle
Comment télécharger
Après avoir rempli le modèle, cliquez sur « Parcourir » et sélectionnez le fichier.
Cliquez sur « Téléverser »
Remarque : Une case à cocher intitulée « Ne faire correspondre que les identifiants » est disponible. Dans la plupart des cas, vous n’aurez pas besoin de l’utiliser. Consultez cette section pour en savoir plus.
Les éléments nouveaux et/ou mis à jour apparaissent dans votre liste d'éléments avec les données que vous avez saisies dans le modèle.
Remarque : Si vous importez un grand nombre d'articles, le processus peut prendre un certain temps.
Dépannage du téléchargement
Lors du chargement du modèle, vous pourriez rencontrer des messages d'erreur concernant les données de la feuille de calcul.
En effet, des contrôles sont effectués lors du chargement afin d'éviter la création d'éléments en double . Cela concerne principalement les feuilles de calcul contenant à la fois des éléments existants et de nouveaux éléments.
Lors du chargement de votre feuille de calcul, les événements suivants peuvent se produire :
Si deux articles ont le même distributeur et le même code de distributeur, ils sont signalés comme doublons potentiels et le chargement ne peut pas aboutir. Vous devrez soit supprimer le doublon, soit modifier les informations du distributeur.
Si vous ajoutez un nouvel article via la feuille (sans identifiant WISK), le système recherchera d'autres articles portant le même nom, les mêmes dimensions ou possédant le même code-barres. Il mettra alors à jour l'article existant au lieu d'en créer un nouveau.
Si ces éléments ne sont pas des doublons, vous pouvez forcer leur création en cochant la case « Correspondance basée uniquement sur les identifiants ».
Correspondance uniquement basée sur les identifiants
Si cette option est activée, les règles de protection contre les doublons sont ignorées. Les modifications ne s'appliqueront qu'aux éléments ayant le même identifiant WISK.
Si aucun article ne correspond à l'identifiant WISK, un nouvel article sera créé. Cela évite les situations où deux articles pourraient avoir le même distributeur et le même code distributeur. De même, si vous créez un article avec le même titre qu'un article existant, le nouvel article sera créé sans que les modifications ne soient appliquées à l'article existant.
Remarque : Dans la plupart des cas, vous n'aurez probablement pas besoin d'utiliser cette fonctionnalité.