Sommaire de l'article
Introduction
Si votre établissement propose des articles distincts et interchangeables , vous pouvez les regrouper en tant que variantes d'articles.
Ces articles peuvent être utilisés dans tous les mêmes plats du menu, mais il peut y avoir de petites différences entre eux (fournisseur différent, taille de l'emballage, taille des mesures).
Pour plus d'informations sur les variantes d'articles, veuillez consulter :
Lorsque les éléments sont regroupés :
Chaque élément devient une variante d'élément, et vous désignerez celle qui est par défaut (généralement le format le plus courant dans votre établissement).
Il apparaîtra comme un article unique dans la liste des articles de votre établissement (avec les détails par défaut), mais vous pourrez inventorier et commander/recevoir chaque variante de l'article.
Pour les rapports de consommation et d'écart, la variation par défaut s'affichera. Ceci ne concerne que les périodes d'inventaire non verrouillées. Les données des inventaires verrouillés resteront inchangées.
Remarque : Cette fonction est différente de la fonction « Fusionner », qui permet de combiner les éléments identiques pour nettoyer votre compte. Pour en savoir plus, consultez :
Sélectionnez les éléments à regrouper
Dans cet exemple, nous allons regrouper un article disponible en 3 formats différents : 750 ml, 1 l et 1,75 l. Chaque version de cet article est utilisée indifféremment dans tous les plats du même menu.
Pour regrouper des éléments sur le portail Web WISK, vous pouvez soit :
Sélectionnez tous les éléments à regrouper dans le tableau en cliquant sur les cases à cocher correspondantes.
Accédez aux détails d'un article et recherchez des articles avec lesquels le regrouper.
Remarque : Vous pouvez uniquement regrouper les éléments ayant le même type de mesure (volume, poids ou unités). Si vous tentez de regrouper des éléments ayant des types de mesure différents, l’option est grisée. Vous ne pouvez pas non plus regrouper les éléments créés par lot.
Sélectionnez dans le tableau
Cochez les cases en regard de chaque élément que vous souhaitez regrouper (si vous ne voyez pas les cases à cocher, vous devrez activer la colonne « Sélection »).
Cliquez sur le bouton « Grouper les éléments ».
Recherche à partir d'un article
Placez votre curseur sur un élément et cliquez sur le bouton « Modifier ».
Cliquez sur le menu « Actions » et sélectionnez « Fusionner ou grouper ».
Saisissez le nom de l'élément que vous souhaitez regrouper et cliquez sur le résultat de recherche correspondant.
Cliquez sur le bouton de validation pour ajouter l'élément.
Après avoir ajouté tous les éléments à regrouper, cliquez sur « Grouper les éléments ».
Détails de l'article et variante par défaut
Une fois les articles à regrouper sélectionnés, vous pouvez modifier les détails de l'article résultant et déterminer quelle variante sera utilisée par défaut pour la gestion des stocks.
Pour en savoir plus sur la variante d'article par défaut, consultez :
À gauche, vous verrez l'élément résultant du regroupement. À droite, vous verrez les éléments en cours de regroupement.
Vous pouvez copier les détails des éléments groupés vers l'élément résultant en cliquant sur les icônes « Coller », ou apporter des modifications directement dans l'élément résultant. Cliquez sur les onglets affichant le nom de l'élément pour basculer entre eux.
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Variantes d'article » de l'article affiché. Vous constaterez que chaque article du groupe apparaît comme une variante. Vous pouvez cliquer sur le bouton permettant de basculer entre les variantes.
La variante de gauche est définie par défaut, mais vous pouvez cliquer sur l'onglet d'une autre variante et cocher la case « Définir comme valeur par défaut pour le niveau de stock/de stock » pour la modifier.
Si vous cochez la case pour définir une nouvelle valeur par défaut, cliquez sur OK dans la fenêtre de confirmation. Cette variante deviendra la variante d'article par défaut une fois le regroupement terminé. Par la suite, lors de vos inventaires ou pour l'utilisation des niveaux de stock minimum pour les commandes, la mesure sera basée sur la variante d'article par défaut. Il est conseillé de sélectionner la variante la plus courante dans votre établissement comme valeur par défaut.
La variante sélectionnée est désormais la variante par défaut.
Complétez le groupement
Une fois que vous avez apporté les modifications nécessaires aux détails de l'article résultant et défini la variante d'article par défaut, vous êtes prêt à finaliser le regroupement des articles.
Avertissement de regroupement
Le regroupement est une opération avancée qui doit être utilisée avec une extrême prudence. Avant de finaliser votre regroupement, assurez-vous que les éléments regroupés sont parfaitement interchangeables et peuvent être utilisés dans tous les plats identiques proposés dans votre établissement .
Pour plus d'informations et des exemples de variantes d'articles, veuillez consulter :
De plus, une fois les articles regroupés, vous remarquerez les éléments suivants dans votre salle :
L'élément que vous avez sélectionné comme élément par défaut restera en place, et les autres seront archivés et ajoutés comme variantes de cet élément.
Le stock total de l'article résultant correspond à la somme des stocks de chaque article groupé, convertis selon la variation par défaut. Par exemple, si vous définissez la variation par défaut sur 750 ml et que vous avez 2 bouteilles de 750 ml et 3 bouteilles de 1 L, les 3 bouteilles de 1 L seront converties en 4 bouteilles de 750 ml, pour un stock total de 6. Vous pouvez consulter votre inventaire le plus récent pour connaître le détail exact par variation.
Le regroupement s'applique à toutes les données des périodes d'inventaire non verrouillées au moment du regroupement. Toutes vos factures et inventaires antérieurs des périodes d'inventaire non verrouillées remplaceront l'article par sa nouvelle version regroupée. Les données des périodes d'inventaire verrouillées restent inchangées. La mise à jour peut prendre quelques minutes après le regroupement.
Remarque : Vous pouvez annuler un regroupement d’éléments à l’aide de la fonction « Dissocier ».
Économie
Pour compléter le regroupement des éléments :
Assurez-vous d'avoir mis à jour le titre pour refléter le nouvel élément et cliquez sur « Enregistrer ».
Comme indiqué dans la section Avertissement relatif au regroupement ci-dessus, vous devrez confirmer que vous souhaitez regrouper ces éléments. Cliquez sur « OK ».
Cliquez sur « Fermer »
Le processus de regroupement commence. Il donne la priorité à la mise à jour des données de votre inventaire le plus récent, mais la mise à jour de toutes les autres données historiques des périodes d'inventaire déverrouillées peut prendre quelques minutes.
Regroupement des articles
Une fois les éléments regroupés, vous constaterez qu'ils ont été combinés en un seul élément sur la page « Éléments ». Celle-ci affiche les informations de l'élément sélectionné par défaut.
Important : Bien que les articles aient été regroupés, des processus s’exécutent en arrière-plan pour mettre à jour l’article dans les stocks et tous les autres mouvements (factures, sorties de stock, etc.). Cette opération peut prendre plusieurs minutes. Pendant ce temps, certaines propriétés de l’article sont verrouillées et ne peuvent plus être modifiées. Il s’agit notamment de la taille du carton, des dimensions de l’article et de la possibilité de modifier la variante par défaut.
Une fois les modifications appliquées, le message disparaît et vous pouvez à nouveau modifier l'élément.
Afficher les variantes de l'article
Pour afficher les variantes de l'article, placez votre curseur sur l'article et cliquez sur le bouton « Modifier ».
Vous verrez maintenant l'article et ses variantes :
Vous pouvez également consulter les variantes dans l'onglet Articles (Par variante).
Remarque : Le stock affiché ici tient compte de la conversion au format par défaut. L’article de 1 L apparaît comme étant en quantité de 8 unités, mais ce résultat est obtenu après conversion au format par défaut de 750 ml. Autrement, il est en quantité de 6 unités (voir la section « Stock » ci-dessous). Vous pouvez le vérifier dans l’inventaire. La colonne « Coût unitaire actuel » est basée sur la dernière facture reçue pour ce format.
Inventaire des stocks
Comme indiqué précédemment, le nombre « Stock » correspond au total de toutes les variantes, converties en variante par défaut.
Dans cet exemple, nous avons regroupé un article de 750 ml, un de 1 l et un de 1,75 l, en définissant l'article de 750 ml comme article par défaut.
Une fois les articles regroupés, nous avons obtenu :
1,75 L - 0,35 unités
1 L - 6 unités
750 ml - 4 unités
Chaque article du groupe voit son stock converti à la variante par défaut.
0,35 unité de 1,75 L = ~613 ml = 0,82 unité de 750 ml
6 unités de 1 L = 6000 ml = 8 unités de 750 ml
4 unités de 750 ml restent inchangées
Total = 12,82 unités de 750 ml
Inventaire et factures
Après le regroupement des articles, tous les inventaires et factures de la période d'inventaire déverrouillée sont mis à jour avec l'article résultant.
Inventaire
Lorsque vous consultez les quantités en stock sur le portail Web WISK, si vous survolez l'article, vous verrez des icônes d'information qui affichent le détail du calcul du coût unitaire et du nombre total.
Pour le nombre total, il affiche le nombre pour chaque variante d'article et le convertit en variante par défaut.
Par exemple, dans la réserve, il est indiqué 2 unités de 750 ml et 4 unités de 1 L.
4 unités de 1 L = 4000 ml = 5,33 unités de 750 ml.
Lorsque vous ajoutez les 2 autres 750 ml, cela fait un total de 7,33 unités.
Factures
Toutes les factures de la période d'inventaire déverrouillée contenant les articles groupés sont mises à jour.
Avant
Chaque élément de ligne correspond à l'élément individuel avant son regroupement.
Après
Chaque élément de ligne correspond à l'élément résultant « Exemple de regroupement ». Les détails de la variation sont indiqués entre parenthèses à côté du nom et dans la colonne de mesure de l'élément.
Articles/Lots de points de vente
Lorsque des articles sont regroupés, si l'un d'eux a été associé à des articles ou des lots de point de vente, l'association est mise à jour pour inclure l'article résultant.
Dans cet exemple, les articles de 750 ml, 1 L et 1,75 L ont tous été associés à différents articles de point de vente avant le regroupement :
Après le regroupement, il ne reste que l'élément résultant :
Variance
Une fois tous les articles regroupés, seul l'article résultant s'affiche sur la page « Variation ». Le mappage portant désormais sur un seul et même article, les ventes et la consommation sont combinées pour un résultat plus précis.
Avant
Chaque article apparaît comme une ligne distincte. Il est difficile d'obtenir un écart précis car chaque article peut être vendu indifféremment dans le même emplacement de point de vente. Un seul article peut être associé à un emplacement de point de vente, sous peine de surévaluer les ventes.
Après
Après regroupement des éléments, ils apparaissent sur une seule ligne et il est beaucoup plus facile de visualiser la variation globale de l'élément.
Dégroupage des éléments
Si vous regroupez des éléments par erreur, vous pouvez annuler cette action.
Remarque : Si vous avez regroupé les éléments immédiatement après le regroupement, patientez 10 minutes le temps que les processus en arrière-plan se mettent à jour avant de les dégrouper. Sinon, des conflits de données pourraient apparaître et nécessiter une correction.
Important : Vous ne pouvez dissocier que le dernier groupement. Si vous groupez deux éléments distincts (par exemple, l’élément A et l’élément B), puis que vous groupez l’élément ainsi obtenu avec l’élément C, vous ne pouvez annuler que ce dernier groupement. Les éléments A et B resteront groupés.
Cliquez sur le bouton « Modifier » à côté de l'élément
Cliquez sur « Actions » > « Dissocier »
Cliquez sur « OK » sur l’écran de confirmation.
Les variantes de l'article sont restaurées en tant qu'articles séparés
Comptages d'articles non groupés
Si vous groupez puis dégroupez des articles avant de procéder à un inventaire, tous les articles sont rétablis à leur état initial, y compris la quantité en stock de chaque article.
Si vous dissociez des articles après qu'un inventaire ait été effectué alors que les articles étaient groupés, le stock converti s'affiche sous l'ancienne variante d'article par défaut.
Dégroupage - Mappage des articles de point de vente
Lorsque vous dissociez des articles, l'association avec les terminaux de point de vente (TPV) n'est pas rétablie à son état initial. Par exemple, si un article de 750 ml était associé à un TPV et un article de 1 L à un autre, le groupement créerait un article associé aux deux.
Après la dissociation, l'ancien article par défaut sera associé à ces TPV. Il vous faudra peut-être mettre à jour l'association.