Sommaire de l'article
Introduction
Lors de la soumission d'un inventaire, une période est ouverte pour apporter des modifications et ajouter les données manquantes (factures, retours, consommations, etc.).
À l'issue de cette période (45 jours par défaut, mais ce délai est ajustable), l'inventaire est verrouillé et aucune modification supplémentaire ne peut être effectuée. Pour en savoir plus, veuillez consulter :
Si un décompte d'inventaire est verrouillé, mais que vous devez le modifier ou modifier la période d'inventaire, les utilisateurs ayant le rôle « Administrateur » peuvent déverrouiller l'inventaire.
Important : Lorsque vous déverrouillez un inventaire, votre mappage et vos lots de points de vente actuels sont appliqués à vos données antérieures, car votre écart est recalculé. Idéalement, vous devriez identifier tout problème avec vos données avant le verrouillage. Voir « Impact du déverrouillage de l’inventaire »
.
Déverrouillage d'un inventaire
Les utilisateurs disposant du rôle « Administrateur » peuvent déverrouiller un inventaire sur le portail web WISK.
Pour déverrouiller un inventaire :
Sur la page « Inventaires », cliquez sur le bouton « Détails » à côté d'un inventaire dont l'état est verrouillé.
Cliquez sur Actions > Déverrouiller
Remarque : cette option est uniquement visible par les administrateurs du compte. Vous ne pouvez pas remonter plus de 10 éléments d’inventaire à la fois .
La fenêtre de confirmation explique qu'en déverrouillant cet inventaire, vos données antérieures seront affectées et tous les autres inventaires entre la date de ce comptage et aujourd'hui seront également déverrouillés. Dans cet exemple, nous déverrouillons l'inventaire du 19 février, et un inventaire verrouillé date du 26 février. En déverrouillant l'inventaire du 19 février, celui du 26 février est également déverrouillé. Cliquez sur « OK ».
L'icône de verrouillage disparaît et vous pouvez désormais modifier l'inventaire. Lorsqu'un inventaire est déverrouillé, il se verrouille automatiquement au bout de 3 jours. Vous pouvez modifier ce paramètre dans les options de l'établissement si nécessaire.
Remarque : Cliquez sur l’onglet « Chronologie » pour voir qui a déverrouillé l’inventaire et à quel moment.
Lorsque vous fermerez la fenêtre d'inventaire, le statut affichera désormais « Déverrouillé ». Tous les autres inventaires verrouillés effectués après celui-ci seront également déverrouillés.
À ce stade, vous pouvez modifier l'inventaire ou ajouter les données manquantes (factures, etc.) de part et d'autre du décompte des stocks.
Dans cet exemple, nous avons déverrouillé l'inventaire du 19 février, ce qui nous permet d'ajouter les informations manquantes pour la période du 12 au 19 février jusqu'à aujourd'hui.
Autrement dit, nous pouvons modifier toutes les données postérieures au dernier inventaire verrouillé (le 12 février dans cet exemple).
Remarque : le nombre de stocks est automatiquement verrouillé après l’heure prévue, sauf si vous le verrouillez manuellement. Pour en savoir plus, consultez :
Limite de déverrouillage des stocks
Pour minimiser tout impact sur vos données lors du déverrouillage des inventaires , vous ne pouvez déverrouiller que 10 inventaires à la fois .
Dans la plupart des cas, vous ne devriez déverrouiller les inventaires que pour corriger les données récentes.
Si vous essayez de débloquer un compteur d'inventaire plus ancien, le message suivant s'affichera :
« Vous ne pouvez débloquer que 10 inventaires à la fois. Pour débloquer cet inventaire, vous devez d'abord débloquer les inventaires les plus récents. »
Pour débloquer cet inventaire, vous devrez débloquer les inventaires précédents.
Il est rare d'avoir besoin de déverrouiller plus de 10 inventaires simultanément, car cela impacterait fortement vos données historiques. Cette opération peut s'avérer nécessaire uniquement si vous effectuez des inventaires quotidiens, voire plusieurs inventaires par jour.
Si vous souhaitez débloquer un grand nombre d'inventaires, nous vous recommandons de contacter d'abord notre équipe d'assistance afin de déterminer les conditions à remplir.
Réglage de la fenêtre de verrouillage
Déverrouiller un inventaire est toujours une mesure temporaire permettant de mettre à jour vos données. Une fois déverrouillé, un inventaire est programmé pour se verrouiller à nouveau automatiquement.
Par défaut, cette durée est fixée à 3 jours, mais vous pouvez la modifier dans les paramètres du lieu.
Pour modifier la fenêtre de verrouillage :
Placez votre curseur sur votre nom d'utilisateur en bas à gauche, puis cliquez sur « Paramètres du lieu » dans le menu qui s'affiche.
Cliquez dans le champ « Jours avant le verrouillage de l'inventaire après déverrouillage » et saisissez un nouveau nombre de jours.
Remarque : cette valeur ne peut être exprimée qu'en jours et doit être au minimum égale à 1 jour.
Tout inventaire déverrouillé après cette modification sera verrouillé à la nouvelle date de verrouillage. La date de verrouillage des inventaires déjà déverrouillés reste inchangée.
Impact du déverrouillage des stocks
L'élément le plus important à retenir concernant le déverrouillage d'un inventaire est qu'il entraîne un recalcul de vos données de variance.
Soyez prudent lorsque vous déverrouillez un inventaire, car cela applique les dernières mises à jour du mappage des articles et des lots du système de point de vente aux périodes d'inventaire déverrouillées.
Pour minimiser l'impact sur vos données, évitez de déverrouiller plus d'inventaires que nécessaire. C'est pourquoi vous êtes limité à 10 inventaires déverrouillés simultanément (ce qui est généralement suffisant).
Idéalement , vous devriez saisir toutes vos données avant la période de verrouillage initiale afin de garantir la précision de vos rapports historiques.